10人以上新人教育をしてきた税理士が新人教育を大いに語る！

こんにちは！

ぼっち税理士の齋藤幸生です！！

今回は新人教育について語っていきます。

私は何を隠そう・・・（隠しても仕方ないですが(笑)）

勤務時代に、10人以上の新人教育をしてきました。

そのほとんどが外国人です。

今日は自分の経験、考えをお伝えすべく

記事を書いていきます。

それでは、スタートです！！

新人教育で大切なこと

教育して承認欲求を満たして仕事を覚える

初めに新人教育で必要なことをお伝えします。

なお、自社の状況に合わせて大切なことが

変わってくると思います。

ですから、自社で大切なことを達成するために

必要なことは何かを考えながら読んでいただくと

理解が深まると思います。

勤務時代は、小規模に入る税理士事務所に

勤めていたので、新人さんと言えども仕事ができないと

事務所の居場所がない状況でした。

そのため、仕事をできるようになるために

私が設定した大切なことは、

仕事を覚えてもらうことでした。

仕事を覚えてもらい、仕事をすれば、

一応の居場所確保ができます。

要するに仕事をすることで承認欲求を満たそうと

していたと思います。

外国人の教育の方法

では、実際にどのように教育をしていったのか

ということですね。

一番簡単な仕事をしてもらう様にしました。

最初は会計ソフトへの入力です。

後述しますが、ただ資料を渡して入力しといて！

と言ってもできませんから、細かな指示をします。

仕事が完了したら私がチェックを行い、

修正する方法を説明していきます。

この修正も私がやるのではなくて、

修正方法を説明しながら、会計ソフトの操作方法も兼ねて

アドバイスしていきます。

ある程度慣れたと思ったら、チェックの方法を

教えて入力業務の一切を仕事にしてもらう様に

やって行きました。

この点、当たり前のように思いますが、

思いだして頂きたい点は、

相手は外国人であるということです！

こちらの意図したことが本当に伝わって、

分かっているのかも同時に確認しないといけません。

日本人の悪い癖で、会話ができるから、

相手に伝わっていると思う習性があります。

それに、大陸系の外国人は、

分かっていないことでも分かったと

言ってしまいがちです。

仕事を自発的にやってもらうには？

仕事をやってくれる状態にまで持って行くには、

仕事を色々覚えてもらわなくてはいけません。

税理士事務所の最終的な仕事は決算書と

申告書の作成となります。

因みに、小規模の税理士事務所と言っても、

決算書と申告書の作成について品質保持のため

マニュアルがあります。

私が何をやったのかというと、

一人で完結したという仕事での成功体験が

必要だと考えたので、

マニュアルについてもすべて一人一人に

付きっきりで解説していきました。

税理士業務では専門用語が乱発していきます。

用語の解説、制度内容に至るまで解説です。

マニュアルに書いてあることは事細かに

一人一人に説明していきました。

あとは実地での仕事で経験を積ませることです。

まずは過去の資料と比較しながら作成をしてもらいます。

作成後は私がチェックしていきます。

このときに評判だったのは、付箋での質問や

修正方法の解説です。

当時は決算書と申告書を紙に印刷して

印刷したものをチェックしていました。

付箋の消費量は半端ないですが、

チェックされる方としては分かりやすく

考えるきっかけになったようです。

このようにして３か月くらいで、

一連のお仕事を覚えてもらう様にしました。

つまり、入力、チェック、修正

決算書と申告書作成までです。

上記の結果としては、独り立ちできる新人さんと

立ち止まってしまう新人さんがいることです。

どんな教育システムを使ったとしても

万能ではないことは知っておく必要があると思います。

仕事を任せるときには明確な指示が必要

新人教育では仕事を任せてやってもらう

ということがあるかと思います。

ここでは、仕事の任せ方について解説します。

まずは、一番まずい例から紹介していきます。

仕事を任せる悪い例

次のような感じです。

A社の入力をお願いします。

分からないことがあったら聞いてください。

あと、資料はファイルに入っていますから、

自分で見てやってみてください。

さて、何が悪いことなのでしょうか？

任せ方が悪いと私は思います。

仕事が分かっている人であれば、

上記のやり取りで何ら問題はないです。

しかし、新人さんに上記の内容で伝わるでしょうか？

しかも相手は外国人。

日本人の新人さんでも上記の伝え方だと

どこまで仕事をするのか明確ではないです。

つまり、入力と言っても、入力して、

チェックして、修正して試算表の完成まで

持って行くことを言っているのかが

不明瞭であると思います。

皆さんも新人さんに仕事を任せるときに

ざっくりな言い方になっていませんか？

望ましい方法とは？

私がやっていた方法の解説です。

私は望ましいと思ってやっています。

まず、任せる仕事のゴールを区切ります。

最終的に試算表の作成と資料のまとめであれば、

仕事を明確に分けて伝えるのです。

①入力すること
⇒資料の中身、入力方法を伝えます。
会社の概要なども解説しますね。
入力が完了したら、声をかけてもらいます。
このときに、最後は試算表の作成までが
仕事であることを伝えておきます。

②チェックと修正
⇒チェックと修正をOJTしていきます。
会計業務の難しいところは、会社ごとに
処理が異なることがあるので、OJTで
解説しないと仕事が新人さんに伝わりません。

③試算表の完成の経験をしてもらう
⇒どこまでやれば仕事が完成なのかを
知ってもらうために完成形を見てもらいます。
百聞は一見に如かずということです。

④入力資料のまとめ方の解説
⇒まとめ方も担当者によって異なる場合があります。
しかし、最も効率的で分かりやすい方法を自分の
担当ではしておくことが良いと思います。

いかがでしょうか？

実際には、新人さんへ教える場面では、

解説しているときに質問が出てきますので

その対応も行う必要があります。

めんどくさがらずに誠実に接して

仕事を任せる人が達成してほしいゴールへ

うまく新人さんを導くことが大事です。

叱ると褒めるは適切に！

最後に、叱るとほめるについて解説します。

新人教育で最も難しい分野だと思います。

叱る部分は本当にダメなことをやったときに

叱ることが望ましいと思います。

特に教育担当が感情的になって

即物的に大声を張り上げて言っても

相手には伝わりません。

どの部分が適切でない行為で

判断基準はどこだったのかを

冷静に伝えることが叱るポイントです。

私はかなり怒りの沸点が急上昇することが

あります。

自分なりに工夫した点は、

叱りたいときに叱ることはしないと

決めていました。

つまり、ちょっと時間をおいて

論点を整理してきちんと伝えるように

していましたね。

そうはいってもなかなか感情をコントロールする

ということは難しいので、怒っていることを

隠すことは難しかったと記憶しています。

ですから、次の日に言うべきことを言って

叱るようにしていたと思います。

褒めるときにはその時に褒めていました。

こちらも感情としての部分ですね。

ただ褒めすぎると問題です。

個人の属人性によりますが

自分は仕事ができると勘違いしないように

できようになったことにピンポイントで

褒めるようにしていました。

まるで全部できるかのような褒め方は

冗談でもしない方が賢明です。

褒められた新人さんにプレッシャーになる

場合も考えられるからです。

編集後記

今日は午後から所用で外出することになっていて

夕方から支部の幹事会へ出席してきます。

大体、シャンシャンで終わってしまうので

手続き上の会となっているんですよね。

年末になってきて税務ソフト関係の更新が

行わるようですね。

ライセンスの更新は10月くらいに行って、

今日更新資料が届きました。

できたら、クラウド化をしたいんですが、

そういったサービスはまだないんですよね。

ではぼっち税理士の齋藤でした～
それではまた👍

youtube始めました！
税理士さいとうゆきおチャンネル

税務顧問や執筆などのご依頼はこちら↓

Liens税理士事務所ホームページ

この記事は、その時の状況、心情で書いています。
また、法令に関しては、その後改正された場合には、
異なる取り扱いになる可能性があります。