【2024年1月義務化】電子取引がある場合の会計処理までの流れをスムーズにする方法とは？

こんにちは！

税理士・行政書士・社会保険労務

の齋藤幸生です！

今回は・・・

電子取引がある場合に

会計処理までの流れをスムーズに

する方法を解説します。

それでは、スタートです！！

会計ソフトを使っている場合の流れ

2024年1月以降の取引で

電子取引がある場合には

電子取引のデータ保存により

データのままでの保存が義務に

なります。

会計ソフトを使っている場合は

データを読み込んで会計処理

まで行う仕組みになっています。

この仕組みを使うことで

仕訳生成まで行うことができ

会計処理までスムーズにできる

ようになってきたところです。

会計処理までの流れを解説すると

データを受領したときの流れ

①データを取引先から受領又はダウンロード

②AI－OCR付きの電子取引データの要件を満たすクラウドにデータをアップロード

③②の取り込みデータと原本データの突合せ確認

④②から仕訳生成を行う

⑤生成された仕訳の確認

⑥仕訳を会計ソフトへ取込

といった流れになります。

発行側の流れとしては

①請求書システム又はエクセル等で請求書を作成

②請求書システムから会計ソフトのクラウドへデータ連動又はアップロード

③②の取り込みデータと原本データの突合せ確認

④②から仕訳生成

⑤生成された仕訳の確認

⑥仕訳を会計ソフトへ取込

といった流れになります。

データで請求書を発行する場合

使っている会計ソフトと連動する

請求書システムを使った方が

データをアップする手間がなく

効率化できると考えます。

さて、電子取引のデータ保存

の要件に沿っているクラウド

保存として

・弥生会計：スマート証憑管理

・マネーフォワード：クラウドBox

・freee：ファイルボックス

があります。

このほかにもお使いの

会計ソフトについては

電子取引のデータ保存に

対応可能なものが提供されて

いると思います。

実務上では、電子取引がある場合

まずは上記の保存ソフトを使って

会計ソフトと連動して仕訳生成

まで行う業務に変更するのが

2024年1月以降では求められる

ことになると思います。

実務上の問題点は電子取引と書面の両方があること

2024年1月以降の取引として

問題点は電子取引と書面の

両方が混在することになること

だと考えられます。

根本的な問題解決はない

状況になると思います。

というのは、取引をすべて

データで行うようにするとか

逆に全部を書面にしてしまう

といったどちらかに全振りする

方法は難しいためです。

現状としてはどちらにも対応

することになると思います。

どちらかに全振りするような

対応は事業種類によって

できる事業と

まったく対応できず両方とも

対応せざるを得ない事業に

別れると考えています。

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2024年1月以降の取引では

電子取引を行うとデータが

原本になります。

こうしたことから「相当の理由」

がある場合には猶予措置の適用も

検討に入れる必要があります。

猶予措置とは

一定の要件のもと、データの保存は求められますが、検索機能は不要になり、書面に出力した保存が認められる措置です。

要するに、2023年12月までの保存

方法ができるようになり

これまでの保存と異なるのは

データはデータの保存もして

書面での保存も行うことです。

さらに税務調査のときに

調査官からのダウンロードの

求めに応じる必要があります。

自社の状況に合わせて

「相当の理由」になるのかを

検討することになります。

書面がある場合の業務の考え方

電子取引のデータ保存に

対応できる場合には

データと書面で会計処理までの

流れが変わってしまうことは

やりずらくなってしまいます。

ここからは、業務上のやり方

として私見になります。

税務調査での一定の指摘事項

になる可能性があることを

前提の上で自己責任になります。

書面があるからと言って

書面から手入力で会計処理をする

というのは手間がかかります。

そこで対応する方法としては

書面をスキャンしてAI-OCRを

使い仕訳生成までしてしまう

業務にしてしまう方法です。

書面を会計処理までする流れは

通常、書面を人間が確認して

会計処理をする必要があります。

こういった以前のやり方をせずに

データと同様の流れで会計処理まで

行う業務に変更するのです。

そうするとデータと書面の両方で

同じ業務の流れになります。

税務調査で指摘されるリスクは

スキャナ保存の要件を満たして

いないのではないか？

と指摘されるリスクです。

この点、次の説明方法が

考えられます。

最近のDXに対応するため、社内の業務効率化をするため、書面についてはデータで取り込みそれを仕訳データにする方法に改めました。つまり、会計処理の効率化をするために一度データにしただけであって、当社はスキャナ保存をしておりません。また、会計ソフトで仕訳生成をするためには一度データにしてAI-OCRにて読み取る必要がある仕様になっていることから、どうしてもこのような業務にせざるをえないのです。

こうして説明を行い書面は

書面のまま保存を行うわけです。

業務効率化の一環として便利な

機能があるためそれを書面にも

使っているだけと説明するのです。

こういったことをやりつつ

データでの受領へを増やす

ことになると思います。

編集後記

ブログをやっているとネット

での需要を観察することができます。

10月は主にインボイス関連の記事が