お仕事の自動化と効率化は連続した単純作業を解決する手段




お仕事の自動化と効率化は連続した単純作業を解決する手段

こんにちは!

 

税理士・行政書士の齋藤幸生です!

 

今回は・・・

自動化と効率化の考察記事です。

 

それでは、スタートです!!

 

お仕事の自動化と効率化の得意なこと

お仕事の自動化と効率化の得意なことを

知っておくと導入する判断ができます。

 

以下のことが得意なことです。

・連続して何回も発生する

・量がある単純作業

・時間がかかる単純作業

 

とどのつまり人間が時間をかけてまで

やる必要がない作業は自動化・効率化が

できるということになります。

 

上記以外のことを自動化する

効率化しようとするとできなくは

ないわけですが

 

この場合はAという行動をする

あの場合はBでCという行動をする

といったように場合分けをした

複雑な行動をするように仕掛ける

工夫が必要になっていきます。

 

こうなってくると自社がソフトウエア開発を

行っていない会社だと外注して作ってもらう

ということになります。

 

お金はかかりますし作るために

打ち合わせなどで時間もかかります。

 

全社的なシステムであれば従業員から

文句を言われないようなシステムを

提供しないと使ってくれない可能性も

出てくるわけですね。

 

 

 

連続した単純作業を自動化・効率化すると

連続した単純作業を自動化・効率化すると

結果として時間が空くことになります。

 

例えば、私は毎月の請求書は自動で作成する

ように請求書システムを使っています。

 

税理士は顧問料というサブスクなので

顧問料は一定金額になります。

 

つまり毎月連続した単純作業です。

私が一つ一つ作成する意味はないです。

 

現状ではゼロから請求書を作成する時間は

なくなっておりその分の時間をほかのことに

使うことができることになります。

 

自動化・効率化の目標としては

空いた時間を売上になるお仕事に

使うことができるようにすることです。

 

自動化・効率化が目的になってしまうと

自動化・効率化のために時間を使うので

自動化は達成できても効率化は

達成できないかもしれません。

 

 

 

人間の手でやらないといけないことは

人間の手でやったほうが良いです。

 

例えば、私の売上は顧問料以外に

記帳代行、決算料、行政書士業務などの

スポット報酬があります。

 

顧問料以外は毎月というわけではない

ということになります。

 

これを自動化・効率化しようとすると

目的が自動化・効率化になるわけです。

 

あきらめて人間の手でやることが

頭を使わなくて済みます。

 

毎月連続して、量があって時間がかかる

というわけではない作業となります。

 

自動化・効率化は目的を達成することが

微妙な作業もあるわけですね。

 

お金をかけないでできないかを考える

自動化・効率化を検討するときに

なるべくお金をかけないでできないかを

考えてみるとよいと思います。

 

私は自分の事業でお金をかけないで

できないかと考えて今の考えになっています。

 

例えば、税理士業界にもRPAが導入されて

契約者も増えているようです。

 

会計ソフトデータから申告書作成する

ロボットを設定できたりするようです。

 

確かに自動化・効率化はできるかもなと

表面上は思うのですが

 

これは決算がすでに出来上がっている

状態のデータが必要になるのでは?

ということです。

 

決算の内容は会社ごとに違いますし

適用する規定、わざと適用しない規定も

存在するわけです。

 

そうすると連続はしますが

単純作業ではないことに気が付きます。

 

そうするとデータの移行だけして

決算作業は人が対応するといった

分業が考えられます。

 

データの移行はCSVで出力して

インポートできないかを検討して

エクセルのみでやろうと考えます。

 

世の中の多く人が分かっていないのは

自動化・効率化が問題を解決する

という認識です。

 

自動化・効率化がお金をかけてシステムを

導入することで時間が本当に空くのかは

やってみないとわかりません。

 

上場企業で導入されたシステムでは

従業員が多いので時間削減が大きく

結果が出たように見えます。

 

中小企業は10人くらいの事業で

効率化のためにシステムを入れ

一人1時間の時間削減をして

意味はあるのでしょうか?

 

常に業務の改善は必要ですから

お金をかけないで今あるものだけで

できないかを考えると知恵が出てくる

可能性があります。

 

 

 

 


編集後記

私は一人で事業を回しているので

お仕事の時間をどうやって削減するか

ということをことあるごとに考えます。

 

考えた結果としては作業はなるべくしない

ということと外部のシステムに頼らない

ということですね。

 

今使っているIT機器は独立したときの

5年前と変わっていません。

 

会計ソフト、税務ソフト、MicrosoftOffice

Adobeで完結します。

 

この中で調べながらデータをうまく移行が

できないかを調べてやってみたり

 

パワークエリを使いPDFデータから

会計ソフトのインポートデータを作ったり

ということで作業時間の短縮を考えたり

することになります。

 

 

では税理士・行政書士の齋藤幸生でした!!

それでは、また!

 

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この記事は、その時の状況、心情で書いています。
また、法令に関しては、その後改正された場合には、
異なる取り扱いになる可能性があります。

 

 




ABOUT US

齋藤 幸生税理士・行政書士・経営革新等支援機関・ブロガー
都内税理士事務所にて7年間の勤務後独立。 2017年に税理士として独立後は建設業、フォワーディング業、IT業に特化した税務を行っています。また財務支援として資金繰り支援(会社の資金繰りと資金調達支援)を行っています。行政書士としては建設業許可、利用貨物運送事業の許可業務に特化しております。