ぼっち税理士の年末調整業務を解説する！

こんにちは！

ぼっち税理士の齋藤幸生です！！

今回は・・・

私がやっている年末調整業務の解説です。

税理士として一般化したやり方ではないと

思いますのでご注意ください。

会社での総務・経理の皆様におかれましては

参考となるやり方を書いていくつもりです。

それでは、スタートです！！

年末調整資料の配付と収集のお願い

年末調整は年末調整するために必要な税務資料を

従業員へ配布することから始まります。

次に年末調整に必要な個人的な資料と税務資料を

併せて収集することで年末調整業務に入ることができます。

ですから２段階の手続きを経ないと年末調整を

することができません。

まず税務資料の関与先への配付は10月上旬に行います。

配付方法は関与先別に異なります。

資料をクラウドで共有できる会社には

クラウドのフォルダに資料を置きます。

クラウドで共有していない場合には

メールで一式を送付しますね。

中身としては次のようなものです。

・扶養控除等異動申告書
・配偶者控除申告書
・保険料控除申告書
・上記３つの書き方
・集めてほしい資料と解説

私が作成しているのは

集めてほしい資料と解説だけです。

他は国税庁のホームページからダウンロードし

フォルダに格納して関与先へ送ります。

次に資料収集についてです。

こちらは関与先の協力を得ないとできません。

概ね12月上旬にはそろえてもらう様にしています。

私の方針ですが

12月分の給料に年末調整で計算した

年末調整還付額又は徴収額を反映させるには

12月上旬までに完全な資料が欲しいと

伝えてあります。

ですから12月支給給料についても

当然支給日前にもらわないと年末調整できません。

私も関与先もタイトなスケジュールです。

毎月で源泉所得税を納付するような会社は

１月中に年末調整を確定させればよいと

考えています。

ただ毎年１月31日までに給与支払報告書の

提出期限が来ますので１月には年末調整を

完了させなければなりません。

以上のような方法と考え方で

年末調整を行っています。

資料をもらってきて確認する

年末調整は資料がそろってからが勝負です。

というのは確認事項が出てくるからです。

私の場合外資系の会社や外国人社長さんが

運営している会社の顧問をしている関係で

従業員も外国人である場合があります。

この時には資料の確認をきちんとしないと

問題が出てきます。

例えば海外居住の親族で扶養控除を

受けるような場合には要件があります。

一体どのような資料が必要なのかを

理解してもらうためには会社の総務経理さんに

理解してもらうことになります。

今年もすでに何社かチェックしていたところ

資料に不備がでてきたので確認しました。

以下のような不備がありましたね。

・家族関係証明書がコピー
・日本語に訳されていない
・送金明細がない
・家族カードである説明がない明細書

といったことがありました。

資料は原本、日本語にしてもらうことが必要で

送金明細は扶養親族ごとになっていないと問題です。

さらに家族カードを使ってもらうことは

良いのですがカードの名義人の説明がなく

誰？というような状態がありました。

確認していくと相手に改めて伝わり

本当に必要なものである理解が得られます。

どんな資料が必要なのかは

従業員ごとに異なりますので

確認作業は重要です。

資料を集めて⇒確認⇒不備⇒是正

是正のために何が必要のかを伝える

こういった流れで年末調整業務を行うと

スムーズに行くかと思われます。

やり方は日本人・外国人であっても

同様です。

年末調整をどうやっているか？

最後に年末調整をどうやってクローズして

いるのかということを解説します。

以下の順番で行っています。

①税務資料の配付
②年末調整必要資料の収集
③確認と追加資料の要請と収集
④税務関係の資料のまとめ
⇒各種申告書の不備や加筆を行う
⑤給料の集計（必要なところのみ）
⑥給料台帳の収集
⑦税務ソフトへ一気に入力
⑧全部を確認

概ねこのようにやっています。

ただ12月に年末調整を完了したい要望がある

場合にはちょっとやり方を工夫します。

給料以外の資料が揃ったところで

給料以外の情報を税務ソフトへ入力して

チェックを行います。

チェックするものは

入力した情報と扶養控除等異動申告書、

保険料控除申告書、住宅ローン控除などが

合っているかどうかです。

要するに給料だけ入力すれば年末調整が

完了するところまで持って行っておく準備を

するために前もってできることを前倒しするのです。

１月に年末調整を完了させるところも

先に資料が来るのであれば同じようにやっています。

とにかくスピードが命のときがあり

年末調整業務はスポット業務です。

本来の業務に追加されている業務なので

速めに終わることができるのであれば

こしたことはありません。

編集後記

先日、事務所移転挨拶のハガキを

ネットで作成したのですが

宛名の入稿に不備があったようで

遅れてしまいました。

本当なら今週の頭には手許に届いて

郵送できていたのです。

まあ何とか入稿もできてハガキの作成は

完了して送ってくれる報告もくれたので

何とか今週中には郵送できそうです。

ではぼっち税理士の齋藤でした～
それではまた👍

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