【インボイス制度】従業員や派遣社員へ支払った出張旅費などの交通費の処理方法を解説
こんにちは！
税理士・行政書士・社会保険労務
の齋藤幸生です！
今回は・・・
出張旅費などについて事業所にいる
属性に分けて解説します。
それでは、スタートです！！
従業員へ支払った出張旅費などの処理方法
事業者が従業員へ支払った
出張旅費などの経費は
帳簿のみの保存で仕入税額控除
の要件を満たすることになります。
ただし、次の要件があります。
社員に支給する出張旅費、宿泊費、日当等のうち、その旅行に通常必要であると認められる部分の金額
に該当することです。
一般的には出張旅費規定によって
支払うものを事業者は規定しておき
その通りに支払うことになります。
実務上では通常必要であるかどうか
は外部から見るとわからない場合が
あります。
このため、出張旅費規程を整備して
運用を行うのが無難です。
問題となりえるのは出張に
係った実額経費よりも
出張手当として従業員へ
支給する金額だと考えます。
というのは、同じ課長という属性
の2名の従業員がいた場合に
それぞれ異なる金額を支給して
いる場合には
なぜ異なる金額を支給したのか
を明確にできる根拠が必要です。
派遣社員などへ支払った出張旅費などの処理方法
では、事業者で勤務している
派遣社員や出向社員へ出張旅費
などを支払った場合を考えます。
結論から申し上げると
派遣社員や出向社員へ支払われる
方法によって仕入税額控除の
要件が変わります。
出張旅費などが派遣社員等へ支払われず
派遣元企業などへ支払われる場合には
派遣元企業や出向元企業への
役務提供の対価になりますので
事業者が仕入税額控除の
適用を行う場合には
①派遣元企業等から受領したインボイスの保存
②①を記載した帳簿などの保存
以上の両方の要件が必要です。
要するにインボイス制度での
原則の要件が適用される
というわけです。
今回は本人へ出張旅費などが
支払われない前提になり
派遣元企業などに出張旅費などを
支払う場合になるため
派遣社員であれば派遣代と同じ
取り扱いになるという考え方
をすることになります。
出向社員であれば出向社員の
給与負担金＋出張旅費など
ということになりますので
請求書は通常、必要になる
ということになります。
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派遣元企業などが預かって
派遣社員などに支払う場合は
一定の事項を記載した帳簿のみ
で仕入税額控除ができます。
ただし、派遣元企業などが派遣社員など
へ支払った出張旅費などが
契約書などで派遣社員などに
支払われることが明らかな場合
という前提がつきます。
この場合には従業員へ支払う
出張旅費と同じ考え方をする
ことになります。
このときには派遣元企業などは
お金を預かっているだけになり
右から左へ受け流す
といったイメージです。
結果、帳簿のみの保存で
仕入税額控除の適用が可能になる
というわけです。
実費精算の場合の処理方法
実費精算の場合をおさらいして
おきたいと思います。
イメージとしては従業員などが
出張で使った交通機関の費用を
会社へ実費精算してきた
という感じです。
この場合には、出張手当などの
場合とは異なり
事業者が交通機関へ支払った
というようなことになります。
結果、インボイスと帳簿の両方の
保存が必要です。
しかし、交通機関になるため
3万円未満の範囲であれば
帳簿のみの保存になります。
さて、公共交通機関であっても
3万円を超えるとか
タクシーを使った場合の実費精算
である場合には
当然、原則通りにインボイスと
帳簿の保存が必要です。
一般的には公共交通機関でも
領収書は出てくるため
領収書をなくしたというような
場合でなければ
帳簿のみの保存を行う
ということは想定しずらいと
考えます。
編集後記
従業員が立替した費用について
電子データで受領したものを
精算する場合には
電子データで保存が必要になる
ということは言うまでもないです。
印刷された領収書であれば
紙保存になりデータであれば
データ保存になります。
一般に法人税や所得税で
要求されている保存方法を
消費税法上でも同じにしておけば
仕入税額控除の適用について
疑義が生じることは
まれだと考えます。
では税理士・行政書士・社会保険労務士
の齋藤幸生でした！！
それでは、また！
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