対面とWEB会議システムを併用した会議をしてみた




対面とWEB会議システムを併用した会議をしてみた

こんにちは!

 

税理士・行政書士の齋藤幸生です!

 

今回は・・・

対面とWEB会議システムを併用した

会議についての記事です。

 

それでは、スタートです!!

 

対面とWEB会議システムの併用とは?

対面とWEB会議システムの併用とは

対面が本会場で参加者が対面と

WEB会議システムでいろいろな

ところにいるという設定です。

 

私は税理士会新宿支部にて

情報システム部の委員をしていて

今回、上記のような会議の設営などを

経験しました。

 

会議の本会場は会場を借りて

人数制限をかけて参加してもらいました。

 

WEB会議システムでは新宿支部以外の

支部からの参加がありました。

 

このような併用をした理由は

コロナ感染者数が落ち着いたとは言え

 

未だ感染防止対策を講じる必要があったこと

昨年は今回行った会議ができなかったことで

実験的に行った状況です。

 

今回は上記の経験を踏まえて

私が経験したことや課題をまとめて

いきたいと思います。

 

 

対面とWEB会議システムの運用と検討事項

対面とWEB会議システムの運用では

次のようになりました。

 

本会場がメイン会場ですから

本会場の音声、動画をWEB会議システムに

映すことになります。

 

メイン会場ではパソコンとWEBカメラ2台

収音マイクが1台で音声と画像を流すという

方法に落ち着きました。

 

そして、メイン会場ではスピーカーを使った

運用をすることになりました。

地声だと会場に声が聞こえないからです。

 

WEB会議システムを使っているほうからは

音声が本会場に届く必要があります。

 

こちらはメイン会場のスピーカーから

音声を流すようにラインを引きました。

 

 

 

話は変わって検討事項がありました。

すでに併用で研修を経験していた私は

ハウリングを起こさないことが

検討事項になりました。

 

メイン会場とWEB会議システムの併用では

WEB会議システムの音声をメイン会場に

流す都合上

 

メイン会場のスピーカーから音声を流す

ラインにする必要があります。

 

そうするとメイン会場のマイクの音声を

流すスピーカーと同系統になるので

音声がループしハウリングを起こす可能性が

高くなるのです。

 

今回の場合、パソコンが2台体制だったので

1つのラインが増えて神経質な問題になると

考えていました。

 

パソコンからWEB会議システムの音声を

アウトプットするためには

 

パソコンから音声をアウトプットする

必要があります。

 

一般的にはイヤホンジャックやHDMI端子で

音声を会場に流すことができます。

 

この場合音声が上記でもふれたように

ループする可能性が高いのでハウリングを

起こすことになります。

 

これを回避するために会場マイクの

アウトプットゲインを下げる

1台のパソコンのアウトプット音声を

ミュートすることでハウリング対策を

講じることになりました。

 

当日は準備段階ではハウリングを

起こすことがあったわけですが

上記の対策でハウリング対策になりました。

 

 

対面とWEB会議システムを併用した場合の課題

対面とWEB会議システムを併用した

場合の課題を検討していきます。

 

ハウリング対策が課題です。

会場によって対策が一律では

ないからです。

 

WEB会議システムを使っている会場からの

音声の問題があります。

 

コロナ対策としてマスクを着けて

かつ、WEB会場ごとに使っている

マイクが異なることになります。

 

当日起こったこととしては

音声はメイン会場に届いていますが

何を話しているのかが認識できない

ということがありました。

 

相手の話が聞こえるかどうかは

当日やってみないとわからない

課題が存在することになります。

 

WEB会場が密になる可能性があります。

今回メイン会場の参加人数を絞った

運用をしましたが

 

逆にWEB会議システム上で参加する

会場の参加者が多くなりました。

 

また各WEB会議システムを運用する

会場の広さの問題があり

 

参加人数が多くなくても密になっていると

感じました。

 

パーテーションを設置するとか

換気を常にするということではなくて

人とソーシャルディスタンスが

物理的に取れないことがあります。

 

コロナ対策としてやったことが

事実上、コロナ対策になっていない

ということになってしまいます。

 

このようにWEB会議システムを使った

からと言って課題がないわけではないです。

 

 

 


編集後記

今回対面とWEB会議システムを併用した

会議の設置準備などを手伝い、当日の運用で

音声周りを担当しました。

 

コロナ対策でやったことが実は

コロナ対策になっているの?

ということになる場合があります。

 

WEB上のサービスやITがコロナ対策に

本質的にはならないということが

浮き彫りとなりました。

 

遠くの人と会話する意味であれば

効果を発揮しますがコロナ対策は

別に講じる必要性があると考えます。

 

 

では税理士・行政書士の齋藤幸生でした!!

それでは、また!

 

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この記事は、その時の状況、心情で書いています。
また、法令に関しては、その後改正された場合には、
異なる取り扱いになる可能性があります。

 

 




ABOUT US

齋藤 幸生税理士・行政書士・経営革新等支援機関・ブロガー
都内税理士事務所にて7年間の勤務後独立。 2017年に税理士として独立後は建設業、フォワーディング業、IT業に特化した税務を行っています。また財務支援として資金繰り支援(会社の資金繰りと資金調達支援)を行っています。行政書士としては建設業許可、利用貨物運送事業の許可業務に特化しております。