電子取引の取引情報の保存義務化は業務効率化できるのかを税理士・行政書士が解説
こんにちは！
税理士・行政書士の齋藤幸生です！
今回は・・・
電子取引の取引情報の保存義務化は
業務効率化できるのかを税理士・行政書士が
解説します。
それでは、スタートです！！
業務効率化を定義する
業務効率化を定義しないと
業務効率化を達成したかどうかが
わかりません。
一般的に業務効率化は
業務が効率的になることです。
言い換えると業務における時間の
削減や手間が減ることだと思います。
業務効率化する目的も設定しておくと
業務効率化に意味が出てきます。
業務効率化による時間削減や手間が減る
ことにより他の業務に時間を割く
人員を配置することが可能になります。
結果、今までの仕事の時間が減り
他の仕事もこなせるので効率がよくなり
労働生産性が上がることになります。
業務効率化の結果として労働生産性の
向上が実現できると意味があることに
なるわけですね。
取引情報の保存による効率化とは？
電子帳簿保存法の改正により
電子取引による取引情報の保存が
義務化されました。
義務化によって保存方法が紙から
データでの保存へ変化します。
義務化ですから事業主は対応する
必要があります。
ここでデータ保存により効率化を
できないかと考えることになります。
例えば、今まで紙で郵送されてくる
書類が多い場合には封筒を開けて
中身を取り出して確認する作業が
必要となります。
しかしデータの保存が義務になるので
取引先からの協力は必要なものの
データでの資料の発行をしてもらうことで
封筒を開けて中身を確認する作業は
なくなることになります。
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上記のように紙でやり取りすることが
前提で取引を行っているような場合
データにすることで効率化ができます。
問題点は取引情報を保存するための
検索確保措置としてデータを保存する
ときに設定するタイトルです。
検索確保措置の要件を満たすためには
保存タイトルに
①取引年月日
②取引先名
③金額
を記載する必要があります。
この点を効率化するため必要がでてきます。
この点を効率化するためには
タイトルに設定するものを削減する
ということになります。
例えば、取引先ごとのフォルダを作成して
保存タイトルは取引年月日と金額のみにする
といった工夫が必要になると考えます。
保存の担当者を一人にすると
保存の担当者へデータを共有する
必要性が発生します。
これだと無意味な業務を増やすことに
なってしまいます。
基本的には取引情報を取得した従業員が
そのまま保存の担当者になるのが
一般的であると思います。
人員配置と業務フローの確立がカギ
取引情報の保存義務化については
人員配置と業務フローを確立させると
分かりやすくなります。
分かりやすい人員配置と業務フローは
業務効率化のピースです。
中小企業では事務処理規定による運用が
一般的になると思います。
この点、訂正と削除をする担当者と
その訂正と削除を承認する責任者が
必要ということになっています。
人員配置は最低でも2人は必要なので
その人員を社内で設定します。
社内の業務フローとしては
事務処理規定のひな型に基づくと
①処理担当者が訂正削除申請書を作成
②①と責任者へ提出
③処理担当者が訂正又は削除を行う
④責任者が③を確認する
という流れになるものと考えます。
人員配置では処理担当者は
取引情報を取得する人として設定して
責任者は部門長が兼ねるとすれば
部門ごとに整然とした人員配置と
業務フローを構築することができます。
人員配置と業務フローは
縦割りで始めるとスムーズに
なると思います。
人員配置と業務フローで運用した後
改善が次のテーマとなるはずです。
ボトルネックを探し出して
さらに効率化できないかを検討します。
編集後記
取引情報の保存義務化で中小企業が
頭を悩ますことは人員だと思います。
10人を超えるような規模では
それぞれが担当して動いていて
保存処理の業務がおろそかになる
可能性があります。
つまり保存をするタイミングを
担当者に任せきりだと保存していない
といったミスが発生する可能性があります。
いつ保存するのかも含めて
自社での統一的なルールを作成して
運用をすることも案になります。
では税理士・行政書士の齋藤幸生でした！！
それでは、また！
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この記事は、その時の状況、心情で書いています。
また、法令に関しては、その後改正された場合には、
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