【経理担当者向け】月別推移表を役員に説明する方法を税理士が解説
こんにちは！
税理士・行政書士の齋藤幸生です！
今回は・・・
経理担当者向けで月別推移表を役員に
説明する方法を税理士が解説します。
それでは、スタートです！！
月別推移表とは？
月別推移表とは月ごとに
各勘定科目の数字が表示される
試算表となります。
当社で使っている会計ソフトがあれば
基本的には機能としてあります。
通常の試算表と異なる点は
月別の勘定科目の残高が出ている
という点になります。
経理担当者として役員に数字を
説明する場合には試算表が前提
といったことがあります。
しかし試算表だと次のようになるので
会計処理が分からない役員さんだと
ただの数字の羅列に感じます。
試算表の数字の表示が問題ですが
次のようになっているからです。
| 前月繰越 | 当月借方 | 当月貸方 | 当月残高 | |
| 売上高 | 5,000,000 | 200,000 | 8,000,000 | 12,800,000 |
この様な表示になっているのが
試算表になります。
上記のような表示になっていると
会計処理が分かっていない役員さんだと
次の疑問が出てきます。
①当月の売上はいくら？
②当月借方ってなに？
③当月貸方ってなに？
④当月残高ってなに？
役員さんの属性によりますが
当社の従業員に上記のことを
質問することができない人もいます。
分かっていないことを
従業員に知られたくないといった
プライドがあるからです。
こちらよりも月次推移表であれば
| 1月 | 2月 | 3月 | |
| 売上高 | 2,000,000 | 3,000,000 | 7,800,000 |
この様に表示されるので
当月の売上が簡単にわかります。
月ごとの売上の推移状況も分かります。
内容を把握しやすいと思います。
月別推移表を役員へ説明する方法とは？
月別推移表を提示することでも
分かるわけですが
人間の心理としては
見るだけで状況が分かることを
望む傾向があります。
すぐに状況を確認するためには
数字よりもグラフの方が分かりやすいです。
このときに使いたい表としては
棒グラフと折れ線グラフです。
例えば、毎月のそれぞれの売上金額を
棒グラフにして、連続した売上を
折れ線グラフで推移を表現する
といった方法が考えられます。
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グラフ化する場合には次のように
表現すると分かりやすいと思います。
棒グラフで月別の売上高を表現して
折れ線グラフで累計売上の総額の推移を
表現したものになります。
こうすることで数字を追うよりも
目で確認することができます。
月別の売上高が分かりますし
3月までの累計の売上も分かります。
この様に工夫して説明することで
伝わりやすいと思います。
数字で説明するときに効果的な方法
逆に数字で説明するときに効果的な
方法があります。
前年と比べて説明するときです。
売上目標など前年から増加させる
といった目標がある場合には
数字で直接見せた方が
危機感を持つことになるからです。
グラフは現状の把握には役立ちますが
危機感を相手に持たすことには効果的
でないことが問題点です。
上記のグラフを見て分かるように
月ごと、累計の金額がなんとなく
分かるということになります。
まして3月までの3カ月間を見ると
売上の累計は上がっているので
うまく行っていると思いがちです。
しかし前年よりも売上を増加させたい
といった場合にはグラフだともやっとします。
グラフだと2021年の売上が前年対比で
落ちていることはなんとなくわかりますが
危機感を持つかどうかは不透明です。
なので、こちらにすると
良いかと思います。
前年対比10％増の売上という目標が
ある場合には
こうすることで3月までの達成率が
69％であることが分かります。
12月決算と仮定すると
あと9ヶ月で31％の目標を
達成する必要があると分かります。
こうすることで今後の経営判断を
役員がしやすくなりますね。
上記のように単なる説明では
グラフは効果的ですが
危機感を持つようにするためには
数字の方が効果的であるということが
分かると思います。
編集後記
私が近年感じていることは
会社で経理担当者さんのお仕事が
変わってきているという点です。
税理士として接していると
色々な経理担当者さんがいらっしゃいます。
入力して試算表作成までが
お仕事の人がいれば
財務、総務、人事まで幅広く
対応している人もいます。
中小企業ではジョブ型雇用が
普及することはまだまだ時間は
かかると思いますが
経理担当者さんとして今後の
キャリア形成として何ができるのか
という点を考えていくと
現在のお仕事の幅が広がるかも
しれませんね。
では税理士・行政書士の齋藤幸生でした！！
それでは、また！
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