データ共有をしたから報告不要ではない。データ共有の注意点！
こんにちは！
税理士・行政書士の齋藤幸生です！
今回は・・・
データ共有の注意点について解説します。
テレワークでデータのやり取りをチャット
ファイル共有などで行っている人も多くいるかと
思います。
今回は私がデータ共有を行っている経験から
データ共有と報告について解説していきます。
それでは、スタートです！！
データ共有をしたから報告は不要ではない
テレワークであろうとなかろうと
データを共有するサービスを利用することは
お仕事の効率化になります。
このときに切り分けが必要だと私は思います。
切り分けとはデータ共有とその報告です。
メールで資料を送付する方法だと
報告とデータ共有は一緒にできますので
あまり意識をしないと思います。
しかしデータ共有するサービスを使うと
どうしてもデータ共有して通知が相手に
届きますので、共有の報告を忘れがちになります。
又は「データ共有しました。」
という報告がおろそかになる可能性があります。
相手からしたら、「報告くらいくれれば良いのに・・・」
と感じる可能性がありますね。
インターネットを介したサービスを使うと
どうしても相手の顔が見えませんから
こうしたことに気を遣うことを面倒だと
思うことがあります。
データ共有はデータを相手が見ることができる
状態にしただけなので、報告はした方が無難であると
私は思います。
データ共有の注意点とは？
話が変わってデータ共有をするときの
データ共有サービスの使い方に注意点があります。
それは、プライベートとビジネスを分けることですね。
現在多くのデータ共有サービスは
Google、Microsoft、fakebookのアカウントで
アカウントを自動作成することができます。
上記のサービスはプライベートアカウントでも
利用可能となっています。
ビジネスデータをプライベートで
見ることができるという状態となります。
これが守秘義務に抵触するものと
私は考えています。
理由はプライベートアカウントと紐づけすると
その人が会社を去った後でもデータはその人の目に
さらされるからです。
会社として良いはずがありませんので
従業員のプライベートアカウントでの
運用は原則してはいけないと思います。
また個人的なデータを共有することも
ご法度です。
理由はビジネスアカウントは
個人のデータ保存のためのアカウントでは
ないからですね。
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従業員の視点から申し上げると
プライベートアカウントをビジネスで
運用することになるといつでも
仕事ができて便利という反面
仕事に区切りをつけることができないという
終業の終わりが見えてこないことになります。
こうなると労働法上の問題がありますし
従業員によっては負担に感じる可能性があり
良い方法ではないと考えます。
そして、プライベートアカウントを使うことは
データ共有だけの問題ではありません。
某税理士事務所のやり方をご紹介すると
従業員のfacebookアカウントで関与先と
連絡、相談、報告などのやり取りをするように
求めていたところがあります。
完全に公私混同なブラックな運用方法です。
即座に関与先と連絡を取るようにするのであれば
ビジネスアカウントでチャットアカウントを
開設してチーム契約での運用をする方が賢明です。
現代の働き方の問題点と言えると思います。
相手が見えないことを念頭に対応する
データ共有でお仕事を効率化することは
データ共有をする相手にも便利です。
しかしながら自分、相手共に人間です。
この点を忘れて対応することはできません。
人間同士のやり方は郵送、FAX、メールと来て
現状ではクラウドサービスが主流です。
人と人との対面が今後とも減って行く
傾向にあるのだと思います。
このときに必要なことは相手が見えないので
見えないことを念頭に対応するスキルです。
データ共有だけを例に今回はとっているので
データ共有の場面を想定していきます。
クラウドサービスにデータをアップロードして
データは簡単に共有することができます。
それで相手にもデータが編集されたことが
通知されることになります。
さて、これで後は何もしなくて良いのか？です。
私はデータをアップしたのでご確認頂けませんか？
という報告はするようにします。
要するにデータ共有では一方通行過ぎるわけですね。
データをアップロードした後は相手任せとなると
相手はあまり良い気持ちにはならないと思います。
お仕事なので確認はするでしょうが
この人は私を見て仕事をしていないなあ
といった相手の感情が見えません。
これだと何かがあったときに
契約を解除されるなどが起こる可能性があります。
人の判断は散り積もとなって溢れた時に
もういいか！となってしまうことがあります。
契約を切られた方が何でこんなことで
契約を切ってくるのだ？と思って
理由が分かりません。
この様にインターネットサービスでは
相手の顔を見ることができませんので
相手が嫌な気持ちにならないように
対応をすることが必要だと思うのです。
編集後記
今日は記帳代行などをやっていきます。
決算などがひと段落したのでようやく
着手することができるようになりました。
今週からステイホーム週間になるようですね。
丁度月末をまたぐので事務所に行かないという
選択はなかなかできそうにありません。
では税理士・行政書士の齋藤幸生でした！！
それでは、また！
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この記事は、その時の状況、心情で書いています。
また、法令に関しては、その後改正された場合には、
異なる取り扱いになる可能性があります。
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