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士業事務所のバックオフィス業務を考える!独立したら、どうする?

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事業運営
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士業事務所のバックオフィス業務

士業事務所のバックオフィス業務と

言っても、他の個人事業主との

違いがあるわけではないです。

 

しかし、士業資格でやっている以上、

キチンとしたバックオフィスをやっておきたい

と思っている先生は多いと思います。

 

今回は、独立したい、独立して間もない

先生を対象としたバックオフィスの記事です。

 

それでは、スタートです!!

 

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毎月のバックオフィス業務は?

バックオフィス業務の洗い出し

まずは、毎月のバックオフィス業務について

まとめてみたいと思います。

 

・預金通帳の記帳、現金管理
・請求書の送付、口座引落の設定
・入金確認、支払
・レシートや請求書の整理
・会計帳簿へ入力
・給与計算(人を雇っていれば)
・ホームページ等の更新業務

他にもあるとは思いますが、この辺りとします。

 

要するに、独立すると、

毎月やらなければならなくなります。

 

これ以外にも、士業によって特有の処理が

あると思います。

 

弁護士先生だと、供託金の戻りがあった場合には

ご本人に返金しないといけなかったりしますね。

 

税理士だと、業務処理簿を付けていくことが

決められていますので、付けないといけません。

 

このように、自分が毎月処理することを

一度リストにしておいて、確認事項としておくと

忘れても大丈夫です。

 

それに、忘れた事項があっても、

リストへ忘れやすい事項として書いておくと

次からは気を付けて処理することになりますね。

 

実際に処理してみる

独立直後は、所長兼務雑用となることが

一般的だと思います。

 

ですから、実際に自分で処理することに

なると思いますね。

 

やってみると分かるのですが、

バックオフィス業務は、面倒だと思います。

 

面倒だと思うのは、実際に処理してみて、

初めて感じることだと思います。

 

初めに面倒だなあと感じたことは、

請求書の作成ですね。

 

税理士だと顧問料という定型の請求をするので、

請求書作成を手で行うことが面倒です。

(後述しますが、自動化推奨事項です。)

 

また、毎月の交通費の資料作成も面倒だなあと

感じることがありますね。

 

私は、月末に、その月に訪問したところで、

事業に関係している部分を抜き出して、

交通費明細を作っています。

 

現在では、毎月の振り返りとして役に立って

いるわけなのですが・・・

当初は、面倒だなあと思っていました。

 

バックオフィス業務で大切なことは、

実際にやってみることです。

 

やってみて初めて、面倒、やりたくないなど、

実際にやっている人の感情を理解することが

できると思います。

 

 

効率化とペーパレスを実現する

さて、自分でバックオフィス業務をやってみて、

感じたことを問題として解決することになります。

 

この時に必要な考え方としては、

効率化とペーパレスとなります。

 

特に、士業事務所は、お上が相手として

立ちはだかるので、紙が増えていきます。

 

バックオフィス業務と合わせると

かなりの量となってしまいますので、

まずは、自分のバックオフィス業務で

ペーパレスを実現させたいです。

 

ペーパレスを検討する

では、実際のペーパレス、紙の削減を考えます。

ここでは、完全なペーパレスと紙の削減を

ひとくくりにペーパレス化と致します。

 

まずは、紙の削減方法を考えます。

なぜかというと、バックオフィス業務では

ペーパレスよりも紙の削減方法を

考えた方がペーパレスよりも効率が良いからです。

 

紙の削減で最も注目したいのが、

DMなどで事務所の届く紙の再利用です。

 

士業事務所を運営してみるとわかりますが、

色々な方面からDM、FAXなどが来ますね。

 

DMは、捨てる紙の増加が問題となりますし、

FAXは、FAX受信で使った紙が無駄になります。

 

私は、このような紙は、レシート台紙として

再利用をするようにしています。

 

ですから、紙を取っておいて、再利用できないか

検討することになります。

 

加えて、私が使っているプリンターは、

裏紙を使っても大丈夫な仕様のものです。

 

自分で購入しているので、カウンター料もかかりません。

ですから、費用に応じて、裏紙の印刷用紙として

再利用することもしますね。

 

以下のものであれば、再利用可能です!

こうした、外からくる紙の再利用手段が終わったら、

今度は、ペーパレス化を検討することになります。

 

こちらは、効率化と一体化させて考える

ことになります。

 

 

 

 

効率化する

さて、バックオフィス業務は効率化を考える

ことになりますね。

 

まずは、エクセルからの脱却を考えます。

なぜかというと、データは持っていることが

管理コストになるからです。

 

請求書はクラウドを使うことをお勧めします。

特に定型の請求書は自動化すると良いと思います。

 

私はMisocaを使っています。

弥生に吸収されて、無料でなくなりましたが、

それでも、自動作成は魅力で。

 

また、請求書の内容を弥生会計やfreeeで仕訳を

送信することができます。

 

入力業務の手間を少なくすることができますね。

 

エクセルで請求書を作ってしまうと、

エクセルデータをどこかに保管することが

必要となります。

 

安価なサービスもありますが、エクセルだと立ち上げに

時間がかかる場合もあります。

 

それを考えた時に、やっぱりクラウドだなあと

私は判断しました。

 

請求書の発行は、PDFでメール発行です。

紙で印刷して、郵送する時代は終わりました。

 

請求書の郵送だと、紙を印刷する手間、

郵便局まで行く手間、郵送料がかかります。

 

あとは、給与計算や勤怠管理はクラウドで

効率化することができますね。

 

士業で一部の先生は、freeeで無料アカウント作成、

会計と労務を使うことができます。

 

こちらで対応することがベストでしょう。

口座管理は、インタネットバンキングを行い、

事業で使うカードを作っておきます。

 

事業では、事業の銀行口座、事業カード以外で

決済や料金を支払わないとしておけば、

入力の省力化を実現させることができますね。

 

あとは、最低限、通帳の記帳と、カード明細を

取っておけば良いでしょう。

 

経費関係では、レシートは重要なので、

DMなどの紙に貼っておいて保管が原則です。

くれぐれも廃棄することが無いようにしたいものです。

 

それと、最も効率化をしたいのであれば、

現金取引をなくすことが近道です。

 

現金取引があると、売上を現金でもらった場合には、

領収書の発行、印紙の発生、銀行口座へ入金

といった業務が出てきます。

 

また、支払だと、現金を銀行から引き出す、

支払う、領収書やレシートをもらう、保管する

といった一連の流れが出てきますね。

 

ぼっちで事務所運営をやって行く場合には、

時間が最も大切なことになりますので、

時間を使わない業務を組みたてることです。

 

効率化して自分の仕事へ

バックオフィス業務を効率化する理由は、

ご自身の仕事に使う時間を多くすることです。

 

ずっとぼっちでやって行くと決めた私は、

今のところ、自分ですべてやっています。

 

ところが、税理士という業務の性質上、

月末に、仕事が集中する可能性があります。

 

税務関係資料の提出期限が、月末になっていて、

期限とバックオフィスの業務が重なる場合があるのです。

 

これは、他の士業先生も同じ状態となる

可能性があるのではないでしょうか?

何かしらの期限とバッティングすることですね。

 

バッティングしたとしても、効率化しておけば、

業務をこなしながらでも自分のバックオフィス業務を

することができます。

 

特に、請求書などは、遅れて発行することは

避けた方が良い事態です。

 

バックオフィス業務は、事業を支えている役目を

持っていますが、事業の根幹は、お仕事の方です。

どうしても優先順位は、低くなりがちだと思います。

 

ですから、自分のお仕事に時間を使うことができる

便利な機能、自分のやり方は必要となりますね。

 

 

自分がやったことは価値となる!

最後に、自分がやったことは価値となる

という意味で、解説したいと思います。

 

バックオフィス業務はなぜか価値を見出さないと

思われている業務です。

 

しかし、実は違います。

自分が行ったバックオフィス業務は

アドバイスすることができますね。

 

つまり、価値のあるものに変化します!

士業というと、独占業務ばかりがフィーチャー

されることが多いのです。

 

しかし、自分が体験したことを他の人へ

使えることができるツールに変化するわけです。

 

この考え方は、バックオフィス業務だけが特別

ではないです。

 

みんなが知っていそうで、知らないことはたくさんあり、

それが基本的なことであっても知られていません。

 

経験を売る、そんな時代が今だと私は思っています。

 

 


編集後記

今日は、プレミアムフライデー(笑)です。

請求書のみの仕事をして、

午後からは、映画を見てきます!!

 

アベンジャーズ・エンドゲームです!!

本当に楽しみに待っていました!

 

 

ではぼっち税理士の齋藤でした~
それではまた👍

 

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この記事は、その時の状況、心情で書いています。
また、法令に関しては、その後改正された場合には、
異なる取り扱いになる可能性があります。

 

 

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