【平成30年の年末調整】経理総務は年末調整の業務フローを確認してみよう!




去年の年末調整とは違う点はありますか?

年末調整のやり方を忘れてしまいました

毎年このような悩みは尽きないです。

一緒に年末調整を確認してみましょう!

平成30年度の年末調整の変更点

平成30年度の年末調整の変更点は、

3枚の法定書類を書くことになったことです。

 

・扶養控除等(異動)申告書

・保険料控除申告書

・配偶者控除等申告書

 

平成29年までは、保険料控除申告書と

配偶者控除等申告書が一緒でした。

 

しかし、平成30年度から配偶者控除が改正、

その結果として配偶者控除等申告書が

 

分離されて、別の申告書となり、

今回から3枚の申告書となったのです。

 

毎年のことと思って2枚しか印刷せず、

会社内部に回してしまうと、

 

2度手間になる恐れがあります。

3枚書いてもらうことを意識しましょう!

 

また、年末調整で控除する資料(後述します)は

10月から順次届いてきます。

 

早めに社内にアナウンスしておくと

資料をなくすことでの再発行防止となります。

 

年末調整で遅くなる理由は、

資料が集まらないということです。

 

特に控除関係の資料や法定資料を

書いて集めるのに時間がかかります。

 

前倒しできるものは前倒しで

やっていくことが肝要です。

 

今年の年末調整で一番相談が多いのは、

配偶者控除等申告書だと思います。

 

国税庁から出されているPDFでは、

2ページ目に書く内容が説明されています。

 

その部分を読みながら書くことを

従業員へ説明することが良いです。

 

従業員全員の質問に経理総務の少人数で

対応することは不可能だからです。

 

また金額はあくまで見積もり額となります。

もし異なった場合には、原則的には、

 

年末調整のやり直しとなるのですが、

それだと面倒なので、確定申告で修正する

ということも一考です。

 

年末調整の業務フロー

それでは、年末調整の業務フローを

見直していきましょう!

 

まずは、資料を収集しましょう!

 

まず、2つに分ける必要があります。

それは、次の2つとなります。

 

・書いてもらう法定資料3つ
先ほど紹介した資料となります。

・従業員ごとに集めてもらう資料
控除証明書などです。

 

従って、経理総務の方は上記を

理解していないとまずことになります。

 

そのあとに、3つの法定資料を基に

どのような資料が必要なのかを

分けて考えると効率的となります。

 

扶養控除等(異動)申告書関連

・マイナンバーカード
ない場合には、通知カード+写真入りの身分証

・転職の場合には、前職の源泉徴収票

・転職の場合には、平成30年と平成31年の
扶養控除等(異動)申告書

・海外の扶養親族がいる場合
家族関係証明書(日本語に訳したもの)
扶養親族ごとへの為替送金明細書
又は家族カードの明細書

・障害者がいる場合には、障害者手帳のコピー

 

 

保険料控除申告書関連

・生命保険料控除の控除証明書

・地震保険の控除証明書

・社会保険料控除関連書類
国民年金の控除証明書、健康保険の支払明細

・小規模企業共済掛金の控除証明書

 

配偶者控除等申告書関連

添付資料なし

 

最後に住宅ローン控除関連

・残高証明書

・住宅ローンの計算明細書

 

概ね以上が必要な資料となると思います。

 

このように、法定書類から逆算して考えると

必要な資料が何なのかが判断できます。

 

このような資料の収集が終わった後に、

各従業員ごとに資料をまとめます。

 

その後、資料の突合せを行いましょう!

 

例えば、扶養親族は書かれているのか?

保険料控除証明書の金額をきちんと転記

されているのか?といったことです。

 

チェックしていて間違えが多いと思うのは、

生命保険料控除と扶養親族欄です。

 

16歳未満なのに、通常の扶養親族欄に書いて

しまっているミスはよくあります。

 

また、生命保険の金額の転記ミス、

生命保険料控除の一般、介護、個人年金ごとに

書いていないミスなどです。

 

これらのミスは、年末調整の間違えの元になる

決定的なミスとなりますので、注意が必要です。

 

全般的に、チェックするようにしてください。

 

チェック後は各従業員ごとにホッチキスで

とじてしまった方が、紛失のリスクがないです。

 

ここまでくれば、後はそんなに難しくないです。

従業員ごとに数字を給料計算ソフトへ入力、

 

後は給料計算ソフトがやってくれる

仕様のソフトだと思います。

 

ここでもプロからの一言です!

 

入力したものがあっているかを

原始資料と突き合わせましょう!

 

意外と思われるかもしれませんが、

原始資料と突き合わせると間違いを

見つけることができます。

 

例えば、住所が変わっていたのに、

変更後の住所を入力していなかったり、

 

扶養親族が入力漏れていたり、

金額をミスして入力していたりです。

 

こういったチェック後に最終的に

源泉徴収票を発行することになります。

 

年末調整の調整は12月支給の給料でやるのか、

1月支給給料でするのかは会社の任意です。

 

特に決まっていませんので、会社で決めて

やってください。

 

年末調整が終わったら、次は納付です。

納期の特例をやっていれば翌年の1/20が

納付日となります。

毎月納付であれば、原則通りに1/10となります。

 

最後に納付が完了したら、資料にパンチで

穴をあけて紐でつづり、年度ごとに保存です。

 

因みに、保存期間は7年と決まっています。

経年劣化はしょうがないです。

 

ただ、税務調査では通常3年までしか

確認はしませんので、直近3年はいつでも

 

出せるようにしておいた方が

良いのではないかと思います。

 

うっかり忘れやすいこと

うっかり忘れやすいことを

次に確認したいと思います。

 

実務上では、次のことが忘れやすいです。

 

転職者篇

転職者は源泉徴収票を持っていない場合が

多いと思います。

 

早めに取得するように促しておいた方が

良いと私は考えています。

 

全部会社がやってくれると思っている

転職者も少なからずいるからです。

 

また、扶養控除等(異動)申告書は、

平成30年と平成31年の2枚を書いてもらう

必要があります。

 

原則を申し上げると、入社時に平成30年分を

年末調整時に平成31年分になります。

 

しかし実務上では、面倒なので全て

年末調整時に書いてもらうスタイルが

浸透していると思われます。

 

ですから、転職者へは平成30年度の

扶養控除等(異動)申告書を渡すことを

忘れずに行ってほしいのです。

 

社会保険料篇

社会保険料は次のものです。

国民年金、国民健康保険となります。

 

転職者は、無職期間の国民年金や

国民健康保険を忘れやすいです。

 

年末調整では、国民年金は控除証明書が必要

国民健康保険は根拠資料が必要ないですが、

 

私は両方とも支払の根拠資料を

もらうように勧めています。

 

いちいち説明をするのが面倒だからです。

素人になぜを説明しようとすると面倒です。

 

全て、効率性を重視したやり方で

問題とはなりません。

 

あとは、子供が大学生の従業員世代です。

この世代は、大学生の国民年金や

 

国民健康保険を親世代が払っている

という人も少なからずいます。

 

ですから、年末調整で適用可能なので、

やって差し上げると、できる人認定されます(笑)

 

慣れているとこういったことは当たり前で

やれる知識はもっています。

 

ですが、普通の人だと知らないことも

大いにあります。

 

最後に遠方にいる親を扶養親族にする場合です。

この場合には、生活費などを送金しているのか?

 

という確認を行うことを忘れずに

行ってください。

 

所得税法の生計を一にすることは、

一緒に生活しているということではないです。

 

要するに生活に必要な援助をして、

一緒に暮らしているのかを実質的に見ます。

 

ですから、送金の確認は絶対なのです。

これは、大学生の子供が地方に行っている場合も

同様のこととなります。

 

 

年末調整でもめることもある

年末調整でもめることがあります。

それを最後に申し上げます。

 

ズバリ、還付とならない場合です!

 

年末調整してして還付とならない人が

まれにいます。

 

原因は人それぞれです。

配偶者が働きだして配偶者控除できなくなった。

 

月給で天引きするべき源泉徴収を

本来よりも少なく天引きしていた。

 

扶養親族から外れた親族が出てきて、

扶養者控除が適用できなくなったなど、

 

あげていくと枚挙にいとまがない

事例がたくさん出てきます。

 

特に素人だと、月給で少なく源泉徴収して

年末調整で徴収になるのかの理屈が理解

してくれるのかが分かりません。

 

この場合には、懇切丁寧に説明をする

という方法しかないのです。

 

年末調整で従業員ともめないためにも、

月給の計算から見直す機会を持った方が

良いのかもしれません。

 

 


編集後記

今日は我が家のコンロが新しくなります。

もう15年選手だったので、よくもったほうです。

 

未だに現役ではありますが、

買替という判断をしました。

 

 

では国際税務の税理士齋藤でした~
それではまた👍

 

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この記事は、その時の状況、心情で書いています。
また、法令に関しては、その後改正された場合には、
異なる取り扱いになる可能性があります。

 

 




ABOUT US

創業・起業支援、税務調査に特化した新宿区の税理士です! 今までは、海外から日本へ進出する会社様の創業・起業支援を行ってきました!また、外国法人や外国法人の子会社の税務調査に対応してきた知見(国税局・特別国税調査官・通常の調査官への対応経験)を生かして税務調査対応も支援しています! ブログの運営方針は、0to1になるような情報発信をしていきます!