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【ペーパレス】資料を無くすには、データ化が有効だが、紙媒体で資料を返却することもやめる!

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この会社は悪くないですが、購入しません!

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士業特有の国等への手続き

士業特有の国への手続きでは、

近年電子申告や電子申請が

普及しています。

 

税理士であれば、法人・個人問わず

確定申告書は電子申告になります。

 

私が税理士業界に入った当初は、

電子申告はありましたが、

最初に勤めた税理士事務所は

ほぼ紙で資料を作成、提出という

流れでやっていました。

 

ペーパレスをする場合には、

電子申告や電子申請は欠かせません。

まずは、紙での作成提出をやめる

ということは前提になります。

 

 

データ化と共に紙での返却しない

電子申告や電子申請をやっても

控えはどうするのでしょうか?

 

控えについても紙にしない!

この一点に尽きます。

事務所で保管、お客様への返却

両方ともデータでの返却にします。

 

ただ、税法では電子帳簿保存の

申請をした場合以外は、印刷したもので

保存することになります。

 

その旨の説明は行う必要があります。

税務調査前に印刷しておけば済む

些細な問題にはなります。

 

また、お客様から譲りうける、

借り受ける資料についても同様です。

これも紙での入手になる可能性が

高い代物です。

 

これもデータ化していかないと

いつまでたっても紙資料は

無くなりません。

 

データ化するには、

Scansnapがあると便利です。

しかし、読み取りで上下が逆さまに

なるときがあります。

 

こうした場合には、以下のサイトで

修正が可能です。

PDFを回転する

 

また、原本とその根拠資料を一緒の

PDFにしたいという場合が多いです。

その場合には・・・

CubePDF

というソフトを使うとできます。

 

両方とも無料になりますので、

活用する場面があります。

 

 

業界のカタログで備品を買わない

税理士業界問わず、文房具の様な

備品に凝る人がいると思います。

 

先日、税理士業界向けに備品を

売っている会社からカタログが

送られてきました。

(頼んでいませんでしたが・・・)

 

中身を見ていると、決算書の表紙や

確定申告書を製本するものなど

紙での返却が前提の備品ばかりです。

 

違うんだよなあと思いながら

中身を確認していました。

 

こうした備品も一切購入しない!

という選択もありです。

お客様からすれば、

製本されていることは重要では

ありません。

 

むしろ、依頼したものが依頼した

通りにできていて、かつ、

後で問題にならないように

してもらえればいいはずです。

 

返却物がどのような形であれ、

キチンと製本されている必要性は

ありません。

 

それを報酬に入れて別途料金を

取るということであれば、

話は変わってきますが・・・

 

 

まとめ

ペーパレス化をするには、

まず、紙での提出をやめる!

ということが前提です。

 

その後に、事務所保管用、

お客様返却用の両方をデータにする

ということが必要です。

 

また、資料を作成する根拠資料も

すべてデータ化してしまいましょう!

世の中には、無料で提供されている

ものもありますので、活用することで

ペーパレス化に役立ちます。

 

 


編集後記

今日で国税局の無料相談は終了です。

確定申告を済ませた方は

お疲れさまでした。

私もようやく通常モードになれます。

 

さて、バンド関係のたまっている

仕事をやらなければ!

 

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