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資料とパソコンの整理を定期的してみる

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iphone8で撮影!

資料とパソコンの整理

資料の整理は定期的に行っている人は

いるようですが、パソコンの整理は

やらない方が多いように思います。

 

デスクトップにアイコンが画面

一杯に広がっている、フォルダが

どこにいったのかわからない

ということもあり得ます。

 

ですから、定期的にパソコンの

整理をすることは重要です。

 

まずは、不要な資料の削除です。

以外に多いのが、不要なんだけど

とっておいた方がいいのかな

という選択です。

 

この様なときは、捨てるという

選択を加えてみることが良いです。

そもそも不要ということは捨てても

問題ないということだと思います。

 

ただ、なんだか一抹の不安を

覚えるので捨てきれないという

ことなんだろうと思います。

 

私は、そうでした。

なので本当に必要ないか、

使わないかを確認してから

捨てる様にしてみたところ、

保存しておく資料と捨てる資料

の判断ができる様になりました。

 

加えてフォルダも使わないフォルダは

捨てる癖をつけています。

こうすることでとりあえずの整理は

できます。

 

一番いいのは、日ごろから

分かりやすいフォルダ名にしておく

一時保管のフォルダを作成して

おくということもいいです。

 

名前は、「一時保管」でいいと

思います。

必要なくなったらデータを削除

すればいいですし、

一時保管と決めていますので、

何の憂いもなく捨てることが

できると思います。

 

 

 

紙資料が多くなりそうなとき

紙の資料が多くなりそうなときは、

私はスキャンして保存をして、

まとめたメモ帳と一緒にしておく

ことにしています。

 

こういった場合には、evernoteに

活躍してもらいます。

スキャンはscansnapで、読み取り

evernoteに直接保存です。

 

ただ、単発な仕事で紙の資料が

多くなることがあります。

税理士でいえば、年末調整です。

 

こういった場合には、

会社で確認をしてしまう、

写真に撮ってPDFにしてしまう

ということも検討の余地ありです。

 

ですが、人数や紙の資料が多くなる

といった場合には、大変なので、

思い切って回収してくるのも

一つの手段です。

 

なるべく早く返却すれば

いいだけだと思いますので。

 

お役所仕事に関する資料は

とにかく紙の資料を重んじる

傾向があります。

 

そろそろどうにかして欲しい

と私は思っています。

 

 

 

資料を探す時間短縮になる

さて、資料の整理をすることは、

良いことなのですが、何の目的も

ないと継続、習慣にできません。

 

ですから、資料を探す時間短縮

になるという目標を達成するように

資料の整理をしておけばいいと

私は思っています。

 

実際に年間の労働時間のうち、

探し物にかけている時間は、

約150時間だそうです。

 

日に直すと19日分になるようで、

月の就労日数に匹敵する日数です。

やはり、この時間を削減して、

残業を減らすといった別の時間に

回せるようにしたいものです。

 

上記は、大塚商会コラム
ビジネスマンが「探し物」に
費やす時間は、年間何時間で
しょうか?より抜粋

 

 

 

まとめ

私は正しく働けなどどは

申しませんが、探し物の時間を

削減することは良いことだとは

思います。

 

また、そういった時間を違う時間に

当てられるようにすることで、

社内での人事査定がプラスになったり

するようなことが起これば、

ハッピーだと思うのです。

 

ですが、何かを始めるときは

以外にハードルが高いのも事実です。

そういった場合には、一時保管フォルダ

の作成で判断を積み上げていけば

取捨選択の自信になると思います。

 

 


編集後記

昨日は雨でしたが、どうしても

行きたいイベントがったので、

そのイベントに参加してきました。

 

昼間だったのですが、

それでもかなり濡れました・・・

 

 

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