小規模事業者がすぐにできる経理のデジタル化とは？
こんにちは！
税理士・行政書士・社会保険労務
の齋藤幸生です！
今回は・・・
小規模事業者が経理ですぐにできる
デジタル化を解説します。
それでは、スタートです！！
経理のデジタル化ができる部分を確認する
デジタル化をするためには
業務を分解する必要があります。
というのは1つのITツールだけで
すべてをデジタル化できるわけ
ではないためです。
具体的には業務を分類して
分類された業務にITツールを
当てはめる作業になります。
では経理業務を分類して
見たいと思います。
①事業での取引を行う
②取引に対応する資料の作成や受領
③②を経理処理する
ざっくり分類すると
以上のようになります。
今回は経理のデジタル化のため
①のデジタル化は割愛します。
経理のデジタル化をするため
には②と③をさらに深堀します。
取引に対応する資料の作成
例示ではあなたが作成する請求書の作成になります。
エクセルで請求書の作成を
するだけでもデジタル化には
なりますが
一方で経理処理する業務は
あなたが直接会計ソフトへ
反映させる必要があります。
取引の資料を受領する
例示では経費関係の資料の受領です。
こちらも紙とPDFなどのデータ
でもらうことになります。
請求書と同様にあなたが
直接会計ソフトへ入力する
ことになります。
とどのつまり会計ソフトへの
入力がデジタル化できないのか
という問題に行き着きます。
使っている会計ソフトでデジタル化の対応を確認する
さて、会計ソフトへ入力する
業務をデジタル化するためには
資料の読み取り→経理処理
という経路をデジタル化する
方法を考える必要があります。
この問題を解決するためには
資料がデータになり、読み取って仕訳までが一通りできるシステムを使う必要があります。
まずは資料がデータあること
が大前提になるため
資料をデータにすることを
考えてみます。
基本的にはあなたが作成する
データは読み取り可能な
データである必要があります。
経費関係の資料でも同様で
読み取り可能なデータである
必要があります。
請求書関係では会計ソフトと
データ連動できる請求書ソフト
を使うことになります。
例えば
弥生会計：Misoca
マネーフォワード会計：マネーフォワード請求書
freee：freee請求
を使うことで解決できます。
こちらを使うことで
データを読み取り
仕訳候補をAIにて生成して
仕訳をする行為までがデータ
として処理されます。
仕訳候補を確認して確定する
ことですべて自動化され
経理のデジタル化という
目標を達成できます。
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経費のデジタル化も同様に
考えてみます。
経費のデジタル化では入り口は
2つ考える必要があります。
データで請求書などをもらった
場合にはデータをAI-OCRで
読み込むことができるシステムを
使うことになります。
会計ソフトごとでは
弥生会計：スマート証憑管理
マネーフォワード会計：クラウドBox
freee：ファイルボックス
に読み取らせることで
請求書と同様に経理までを
デジタル化できます。
問題は紙でもらった請求書
などになります。
こちらは一度スキャナなどで
読み取るとか
会計ソフトに連動するアプリで
読み取りデータにする必要がある
ことになります。
データにした後はデータでもらった
場合と同様に読み取らせて
経理処理までをデジタル化する
ことが可能になります。
2024年から義務化になる電子帳簿保存法の問題点
2024年1月から義務化になる
電子帳簿保存法のうち
電子取引のデータ保存対応
を考えてみます。
電子取引のデータ保存対応
ではデータで作成したり
データでもらった取引情報
が適用対象になります。
取引情報とは日付、金額
取引先名が書かれた請求書など
をデータで作成したとか
データでもらった場合を
イメージするとよいです。
ということは先ほどまで
解説した流れでデジタル化すると
電子取引のデータ保存対応が
できてしまうことになります。
というのは、データを格納する
スマート証憑管理、クラウドBox、ファイルボックス
は電子取引のデータ保存に
対応しているためです。
これらを使うことで
電子取引のデータ保存の要件うち
①改ざん防止
②検索機能
の2つを満たすことが可能です。
ディスプレイやプリンターは
税務調査の連絡がきたときに
用意しておけば事足ります。
話は変わりまして紙の
請求書などをデータにして
保存することは
電子取引のデータ保存ではなく
スキャン保存の対応になります。
こちらは要件が複数存在し
資料をもらってから最短で
7日以内
通常の業務サイクル方式でも
2か月と7日以内に経理処理する
必要があるなど
現実的には小規模事業者では
対応が難しい要件がたくさん
あります。
紙でもらった請求書などは
経理のためにデジタル化して
いるだけになりますので
原本の保存は紙のまま行う
という方針になります。
編集後記
毎年恒例なのですが
税務支援の協力要請が来ました。
これは何かというと
個人の確定申告会場を
税理士会で設置して
納税者の代わりに電子申告を
用いて申告代行をする
という支援業務です。
確定申告は税務署だけでは
処理が追い付かない場合が
あるため税理士会も協力をする
といった感じになります。
ここ2年くらいは私のところに
協力要請はなかったのですが
ブログでは書けない事情に
より人手が少なくなり
要請があったものと推察します。
やっぱり人に嫌われてしまう
ような運営をすると協力を
得られなくなるようですね。
では税理士・行政書士・社会保険労務士
の齋藤幸生でした！！
それでは、また！
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