【改正電子帳簿保存法】取引情報の保存とともに検討できる電子化保存を税理士・行政書士が解説
こんにちは！
税理士・行政書士の齋藤幸生です！
今回は・・・
電子帳簿保存保存法により電子化できる
措置について解説します。
それでは、スタートです！！
検討できる電子保存とは？
改正電子帳簿保存法では電子取引の
取引情報を電磁的方法により保存する
ことになりました。
電子帳簿保存法は
取引情報の保存義務化以外にも
電子保存の法律が規定されています。
次の通りです。
・電子帳簿等の保存
・スキャナ保存
電子帳簿等の保存の対象は
仕訳帳などの帳簿や契約書などの
書類をオリジナルの電子データ
として保存することが可能です。
電子帳簿等の保存に関しては
優良と一般があります。
優良と一般の違いは
修正申告に対する過少申告加算税が
5％減少するという優遇措置があります。
優良と一般で判断に迷う場合には
要件と優遇措置の両方で
自社にあったほうを選択すると
よいと思います。
スキャナ保存は紙で受領した請求書等で
自社発行の場合にはその写しについて
一定基準の装置により電子データに
記録することを税務署へ申請して
承認を受けることになります。
対応したい電子保存は？
取引情報の電磁的方法による
保存義務化に伴い授受した資料以外も
電磁的方法により保存をしたいと
思った場合には、対応したい
電子化する資料を特定すること
から始めます。
というのも資料を特定しないと
電子帳簿等の保存をするのか
スキャナ保存なのかが
明確ではなくなるからです。
電子帳簿等の保存要件と
スキャナ保存要件とで
別々ですから要件を満たすように
保存を行う必要があります。
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結論として電子化したい資料を
特定して電子帳簿等の保存で
対応するのか、対応するなら
優良と一般でどちらにするのか
スキャナ保存であればどの部分を
保存対象にするのか
全部をスキャナ保存するのかなどを
決めていく必要があります。
あくまでも電子になるのは
紙の資料が電子化されるだけで
あって紙のお仕事がなくなる
というわけではありません。
保存が紙からデータになるだけ
というところで保存に着目した法律を
適用するということを念頭に入れると
実際に電子保存が始まった後の
齟齬がなくなると思います。
電子保存は準備が整ってから本番を始める
電子帳簿保存法を適用する保存方法は
お試し期間が必要だと考えています。
法律上の要件はあるものの
その要件に適合することだけが
問題ではないからです。
電磁的方法により保存の対象とする
資料によっては経理周りだけでは完結せず
従業員から思わぬ反発が
あるかもしれません。
例えば、営業社員に電子化する資料を
伝えてデータでの保存方法を依頼しても
実際にデータで保存してくれるかは
わかりません。
データで保存するのが資料が来てから
何日以内やるなどルールが必要です。
期限を設けたとしても本人の業務が
忙しくデータ保存にまで手が回らない
可能性もあります。
要するに今までの仕事に追加して
本人のお金にならない仕事を
やらされるわけですから
快くやってくれるとは限らないのです。
このようにプレ電子化を通して問題点
解消する事柄、ボトルネックなどを
解決することでようやく
電子帳簿保存を運用することが
可能になります。
編集後記
先週から関与先に取引情報の保存
について説明をしてみると
会社の保存の実態が見えてきて
要件を満たしてはいないけれども
電子化での保存も紙と並行して
やっていることがわかりました。
税法上の問題点は要件を満たさない
保存をしていることになります。
恐らくデータでの保存は
すでに多くの中小企業が
行っている実態があると
推定しています。
自社で保存要件を確認せずに
データでの保存をすると
後々面倒なことになる可能性が
高い状態なのだと思います。
では税理士・行政書士の齋藤幸生でした！！
それでは、また！
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また、法令に関しては、その後改正された場合には、
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