中小企業のWEB上のデータ共有のリスクと対応方法を税理士・行政書士が解説
こんにちは！
税理士・行政書士の齋藤幸生です！
今回は・・・
中小企業のWEB上のデータ共有のリスクと
対応方法を税理士・行政書士が解説します。
それでは、スタートです！！
中小企業のWEB上のデータ共有のリスクとは？
中小企業のWEB上のデータ共有として
主にクラウドサービスで行っている
ケースが多くなっていると思います。
クラウドサービスには業務に関する
データを蓄積するようになっていて
基本的には全員が閲覧や編集ができる
といった業務運用をしていることが
多いと思われます。
上記のような運用方法をしていることが
リスクになる可能性があります。
私の関与先で実際にあった事例ですが
退職した従業員が会社のアカウントを使い
色々なデータを閲覧して
データを抜き取るといったことが
起こりました。
中小企業は運用方法をある程度
社長さんが決めていますが
リスク対策に目を向ける
といったことは少ないです。
なぜなら可能性だけの話で合って
実害が出にくいリスクだからです。
しかし、会社の情報は悪意ある人に
渡ってしまうといかようにもされます。
クラウドサービスでの情報共有が
簡単になったので業務効率化はできます。
しかし、リスクも同時について回る
ということを認識して使いたいものです。
データ共有のリスクへの対応方法
データ共有のリスクへの対処方法としては
色々なやり方があります。
ただ上場企業のように従業員のレベルを
格付けて触れられる情報を制限する
といった形は中小企業では現実的ではないと
私は考えています。
というのは、従業員を格付けするほどの
組織になっていない場合があるからです。
リスクへの対応としての結論は
雇入れるときに不正をしないことを
誓約してもらう誓約書に記名押印して
もらうことが簡単です。
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誓約書での対応を結論とした理由は
以下の通りです。
①定型文で簡単に作成可能
②一般常識的な信義則で作成可能
③従業員は簡単に認知可能
中小企業の社長さんは基本的に
めんどくさがりの属性の人が多いです。
ガチガチな運用方法では面倒と考えますし
そもそも社長さんが守る前提とした
運用方法だと社長さんが守らない可能性が
高いと思います。
これでは、従業員も守らない
といったことが起こり得ます。
それであれば、社長さんは
会社の所有と経営が一体なので
制限を付ける必要はありません。
むしろリスクをもたらす可能性が
ある社内の人は従業員です。
事実、情報漏洩では従業員から
発生する割合が高いことがデータで
裏付けされています。
まずは、従業員にやってはいけないことを
初めに認識してもらうことが大切です。
中小企業のデータ共有はできることをやってみる
データ共有はできることから
始めるのが良いかと思います。
例えば、DropBoxなどからですね。
ここでデータを格納してみて
そして問題がなかったら
他の従業員にも拡大して使ってみる
ということが良いかと思います。
データ共有ができるクラウドサービスは
アカウントの登録さえ済んでしまえば
簡単に使うことができます。
機能もふんだんにありますので
使いながら機能を知っていくことが
良いかと思いますね。
全部をクラウド化しなければ
ならないわけではないので
会社の実情に合わせて機能を調べながら
使っていくと分かってくると思います。
編集後記
さて、私の関与先で行ったことの
顛末としては会社に残っている
従業員さんがデータを避難させて
外部流出を止めました。
クラウドサービスは簡単に使えますが
情報の管理の徹底は非常に難しいです。
どんなに対策を講じたとしても
情報流出は起こる可能性があります。
このときに誓約書が効力を発揮しますね。
本来やってはいけないことを
認識しながら不正行為をやっているので
悪意がある行動と認定できます。
刑事まで持っていくかどうかは
別の話ですが、抑止力になるのでは
ないかと思います。
では税理士・行政書士の齋藤幸生でした！！
それでは、また！
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この記事は、その時の状況、心情で書いています。
また、法令に関しては、その後改正された場合には、
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