会計ソフトを管理ソフトにする方法

会計ソフトと聞くと、帳簿を付けることと、

税金計算のためのツールという印象があります。

私は、税金計算は付随的な効果で、

会計ソフトの役割は管理だと思っています。

恐らく、多くの税理士がそのように思っていて、

一般ユーザーとの間に乖離がある理由は、

税理士が関与した場合の会計ソフトの使い方を

一般ユーザーが知らないからではないか？

と思います。

多くの税理士は、関与先へ月次訪問を行う前に

入力データを確認して、いろいろな確認ごとを洗い出します。

なぜ、そのようなことができるのかというと、

税理士は会計ソフトのチェックのしかたを知っている

というだけでなく、

会計ソフトを管理ソフトの側面から設定して

使うように普段から関与先へ説明しているからです。

今回の記事は、多くの税理士事務所、会計事務所で

やっていることです。

逆にこれから申し上げることをしていない

ということであれば、是正が必要です。

それでは、会計ソフトを管理ソフトへ進化させていきましょう！

会計ソフトが税金の計算ツールになっている

会計ソフトで税理士はいらない？

一般ユーザーが使う会計ソフトの多くの使用目的は、

税金の計算ツールとしての使い方だと思います。

ですから、クラウド会計では税理士から見ると

？？という機能があったりします。

例えば、債権債務の消し込みツールですね。

実際に税理士事務所や会計事務所でこのような

ツールを使っているのかというと、

使っていない率100％だと思います。

ですが、一般ユーザーだと非常に便利で効率的な

機能だと思う可能性は大きいです。

預金の明細取込、自動仕訳、債権債務の消し込みツール

どれも自動化できて、後は黒字、赤字を確認して、

個人であれば、申告書へ落とし込んで申告書作成、

法人でも同様の機能がある作成ソフトへ落とし込んで作成

という流れをすれば税金計算は終了。

後は、来年も同じようにすればいいや、

税理士いらずじゃあないか！と思うと思います。

確かに、これだけで満足する方であれば、

税理士不要だと思うでしょうね。

期中の管理はどうしていますか？

ですがそれだと、期中の債権債務の管理や預金の確認などは

一体どうやっているのでしょうか？

まさかとは思いますが、エクセルでまとめて

管理していませんよね？

大丈夫ですか？

後述しますが、会計ソフトは設定をして、

できれば毎日、絶対やってほしい毎月の処理で、

会社の数字を管理できるのです。

先月締めた外注費の支払っていくらだっけ？

今月入ってくる収入はいくらだっけ？などど思って、

エクセルを開いているようでは、

二度手間をしているようにしか見えません。

というのは、入力して、確認できるように会計ソフトを

使えば良いものを、わざわざエクセルで管理するために

データを作成しているわけです。

会計ソフトであれば、得意先、外注先ごとに残っている

金額が分かりますし、何だったらいつ支払って、回収できたのか

ということを確認することができます。

手間をかけた管理を会計ソフトに入力してくれれば

できるので、問題解決です。

それでは、会計ソフトを管理ソフトにするために

やり方を見ていきましょう！

会計ソフトを管理ソフトへ

会計ソフトを管理ソフトにするためには、

まずは、管理する勘定科目を決定しないといけません。

管理する科目を洗い出す

税理士として私が設定する一般的な科目をまずは

紹介したいと思います。

☆貸借対照表項目

・普通預金
・売掛金
・前渡金や立替金
・未収金（方は未収入金）
・仮払金
・敷金や差入保証金
・出資金

以上の資産項目の科目

・買掛金
・未払金
・未払費用
・預り金
・短期借入金
・長期借入金

以上の負債項目

☆損益計算書の項目

・売上高
・仕入高
・給与手当（又は賃金給料）
・賞与
・法定福利費
・通信費
・水道光熱費
・車両費
・保険料
・地代家賃
・雑収入
・雑損失

以上の経費と収入の項目です。

それでは、どのような考えで設定するのかを

考えてみましょう！

管理する考え方と何を設定するのか

結論から申し上げると、管理したいと思う科目、

項目に補助科目を設定するだけです。

私が絶対に管理してほしい科目、考え方は

次のようなことです。

まず、普通預金は銀行通帳ごとに補助科目を

設定しますね。

こうすることで、複数の口座を持っていても、

支店ごとや口座ごとに残高を確認することができます。

売掛金と買掛金も補助科目を設定しましょう。

何を補助科目にするのかというと、

売掛金であれば、得意先ごとに設定して、

買掛金であれば、仕入先や外注先ごとに設定します。

まず、上記だけでも設定して会計ソフトを管理ソフトにする

第一歩にすることが大切です。

クラウド会計では、預金の取込を行うと、

普通預金は自動的に補助科目が設定される仕様と

なっていると思います。

ですから、口座ごとに残った金額（残高）を

帳簿で追っていくことは難しくはないかと思います。

ですが、売掛金や買掛金はどうでしょうか？

補助科目の設定をしてから、処理をしないと、

複数社の残高が合わさって処理されるので、

どこの会社が残っているのか帳簿だけでは分かりません。

これを解決するために補助科目を設定して、

補助元帳で得意先、仕入先や外注先を指定した帳簿で

残高を確認することで、取引している会社ごとに

残高を確認することができます。

このようにやっていけば、エクセルで管理する意味はないです。

最終的には帳簿を付けないと始まりません。

期中から帳簿を作っていければ、上記の通りに

残高管理の面から非常に良いことが起こります。

まずは、補助科目を設定していくことで管理面で楽になる

ということを知ってほしいと思います。

税理士が設定すると会計ソフトは変わる

最近の税理士業界は、クラウド会計に特化した

税理士もいるほど、クラウド会計に積極的です。

ですが、根本的には、クラウド会計の導入ができるから

良い税理士なのではなく、税理士が設定する会計ソフトが

重要なのではないと思うのです。

税理士が設定すると会計ソフトは、普通の会計ソフトでは

なくなると思った方が良いです。

話を盛っているいるわけではありません。

税理士や税理士業界で働いている人からすれば、

盛っているような話ではありますが、

一般ユーザーに関しては、おお！と言われることが

できるわけです。

会計ソフトの問題として汎用性が挙がります。

まあ、一般に使えるという仕様になっていることです。

これはこれで良いのですが、実際には問題が生じます。

その会社にあった経理や管理に即していないわけです。

例えば、事業で、A商品、B商品という2つの商品を

売っていたとして、A商品ごと、B商品ごとで粗利を見たい

といった場合には、どうすればよいでしょうか？

税理士であれば、すぐ思いつく単純な解決策が

頭に浮かぶわけですね。

ですが、一般ユーザーだとどうしたらよいのか

分からないという訳です。

例えば、私であれば上記の解決策は2つ提案できます。

補助科目を売上高と仕入高にそれぞれ設定する方法、

もう一つが部門設定をする方法です。

ここでまた、会社としては、どちらが楽なのか

という疑問も出ると思います。

そちらのアドバイスも税理士はすることができますね。

このように税理士は事業にあった会計ソフトの設定をする

知恵、知識を持っているわけです。

ですから、税理士が会計ソフトを設定するとで、

自社にあった会計ソフトにすることができるわけです。

会計ソフトの本来の使い方

さて、ここまで会計ソフトを管理ソフトにする

ということを解説してきましたが、

上記が本来の会計ソフトの使い方なのです。

先ほど、紹介した部門という概念ですが、

実務上では、事業部門単位、支店単位という設定で

使っていることが多いです。

ですが、商品ごとに設定することもできるので、

商品ごとの管理もすることができます。

製造業であれば、製品ごとに設定して、

原価計算の基となる情報を得ることができます。

どれも、税金に一部は関係あるのですが、

多くは会社が知りたい情報を得るためのツールです。

これが会計ソフトの本来の役割であり、

使ってほしい使い方なのです。

それがどうしても、税金を計算するためには帳簿が必要、

税理士に依頼、記帳代行と申告書作成のビジネスが有名。

という流れがあるので、会計ソフト＝税金計算ツール

という一般的な認知になったのだと思います。

まずは、普通預金、売掛金、買掛金の3つだけでも

補助科目の設定をして、管理することから

会計ソフトの使い方を修正してほしいと思います。

編集後記

今日は、終日、事務所に引きこもっての作業が中心です。

夕方は税務署へ研修で行ってきます。

来週の確定申告無料相談に出席するので、

そのための研修が今日、行われるのです。

では国際税務の税理士齋藤でした～
それではまた👍

税務顧問や執筆などのご依頼はこちら↓

Liens税理士事務所ホームページ

この記事は、その時の状況、心情で書いています。
また、法令に関しては、その後改正された場合には、
異なる取り扱いになる可能性があります。