【会計ソフトを変更】会計ソフト導入で失敗、他に乗り換えるには?




会計ソフトを変更

会計ソフトを変更することはまれに起こります。

例えば、税理士を変更したとき、クラウド化したいときなど

従来の会計ソフトから変更することがあります。

 

また、近年では会計ソフトの導入で失敗したなあと

感じることはありませんか?

 

・費用面だけで決定して購入してしまった、

・操作性を考えなかった

・周りの口コミが良かったから

・クラウド会計が楽だと聞いたので

・税理士に勧められた

・オーバースペックだった

 

など、失敗談には話題が付きません。

 

近年はクラウド会計が一般的にも普及し始めました。

ですから、会計ソフトが身近になっています。

 

それは良いことなのですが、一般の人には

どの会計ソフトが良いのかが分かりません。

 

使ってみて初めて自分に合う、会わないが分かります。

購入後の会計ソフトの変更、乗り換えはどうしたらよいのか?

 

一緒に考えてみたいと思います。

 

会計ソフト導入で失敗

さて、それでは、会計ソフト導入での失敗を

見ていきたいと思います。

一般ユーザーでの失敗

会計ソフト導入での失敗するときを考えると

一般の人が会計ソフトを使うときを想定できます。

 

最近ですと、クラウド会計が導入しやすい場合があります。

年間で3万円くらいで利用できて、銀行明細の取込、

レシートを撮影して処理といったことができますね。

 

確かに、処理は楽だと思うのですが、設定はわかりにいです。

 

明細の取込をするときには、インターネットバンキング必要、

明細を取込むには別途、専用のアプリケーションが必要、

 

インターネットバンキングの契約によっては取込めない、

自動仕訳設定が処理の前に必要で、設定しないといつまでも

処理を自動化できない。

 

実際に使ってみるのと、触れ込みとは大きく違う場合があり、

使ってみないとわかりません。

 

慣れてくるまで使ってみることが大切だと思いますが、

一般の人は毎日どころか、毎月さえ使っていないでしょう。

 

そもそもそういった使い方ではなく、年に1回確定申告に

間に合えばそれで良いと思っている人たちが多いです。

 

ですから、クラウド会計でさえ、オーバースペックです!

 

専門家による失敗

対して、専門家も会計ソフトの導入に慎重とならないと

いけないと思っています。

 

現在は、クラウド会計を中心とした営業をしている

税理士が多く存在します。

 

freee押し、MFフォワード押しなど様々です。

 

まあ、フリーランス向けや小規模事業者向けのサービスを

クラウド会計で営業している税理士は想定しているのでしょう。

 

営業スタイルは、個人の考えなので良いのですが、

本当に、会社へ導入することができるのか?というと

それは会社、個人ごとに違うと思います。

 

どうしても向いている、向いていない会社、個人はいます。

クラウド会計を導入したから解決できる問題は、

クラウド会計ではなくても解決できる問題のはずです。

 

そもそも、会計ソフトの機能はどのソフトを使ったとしても

大した差はないからです。

 

むしろ、クラウド会計で顧問先を囲ってしまう戦略になり、

身動きが重くなってしまう可能性がありますね。

 

例えば、顧問先へ良かれと思ってクラウド会計を導入したが、

うまく顧問先が使えなかった場合です。

 

この場合にはお互いに悲劇です。

 

会計ソフトのお金はかかる、うまく使えない、

顧問料も低料金でやっているでしょうから、

 

税理士は、そういった顧問先へ多くの時間を割くことができない、

かといって記帳代行をやってしまうと料金が高くなる。

 

お互いにがんじがらめな状態だと私は思いますね。

 

失敗となる事例は山ほどあると思いますが、

どれが良いかは個人差があると思っています。

 

私自身もクラウド会計を導入しなければよかったと

思う顧問先があったりしますね。

 

ですが、会計ソフトを導入して動いてしまうと

そのまま稼働してしまうのでどうしようもなくなります。

 

では、違う会計ソフトへ乗り換えることは

無理なのでしょうか?

 

無理ではありませんが、気を付けておきたいところや

知らないと後でとんでもない目に合うことがあります。

 

それを次では、見ていきたいと思います。

 

会計ソフトの乗り換えのポイント

会計ソフトの乗り換えは、基本的には依頼した税理士に

任せてしまうことが最も楽だと思います。

 

ただ、税理士によってはやり方が異なりますので、

一般の人目線でまずは解説していきたいと思います。

一般ユーザの目線の解説

会計ソフトでの乗り換えを税理士に依頼する場合には、

税理士としては2つの方法を考えます。

 

・会計ソフト自体の再構築(再入力)

・入力時点までの残高から入力

 

税理士の変更に際して、会計ソフトが変わる場合にも

同様の方法となりますね。

 

最もコストがかからないのが、入力したところまでの残高から

開始する方法が安価だと思います。

 

というのは、再入力をすることになるとその分の料金を

支払わないといけませんね。

 

二度手間なので、意味はありません。

まずは、安価な方法にしてもらうように依頼することです。

 

また、税金の法律関係では、会計ソフトの乗り換えをするときに

帳簿を復元しなければならないという規定は存在しません。

 

ただ、帳簿等の保存要件はありますので、

乗り換え前の会計ソフトの帳簿は紙に印刷して、保存をする

ということが必要になりますね。

 

また、会計ソフトを乗り換えることになった場合には、

なぜ乗り換えることになったのかという原因を探して

同じ轍を踏まないようにすることが大切ですね。

 

これをやっていない会社、個人が多いという印象が

私にはありますね。

 

一般人からすれば会計ソフトなんてどれも同じでしょ?

だからどれ使っても良いでしょ?

 

こんな感じだから、失敗してしまうのです。

調べてもオススメの会計ソフト10選みたいな記事で

調べている程度だと思いますね。

 

税理士に相談しましょう!

一番の近道です。

 

 

 

 

専門家が考えるべきポイント

専門家としては、会計ソフトの乗り換えについて

2つの場面が想定できます。

 

まずは、その2つの場面を考えます!

 

・顧問先の会計ソフトの乗り換え

・税理士変更による会計ソフトの乗り換え

 

顧問先の会計ソフトの乗り換えについて

専門家が最も慎重にならなければならないのが

現在の顧問先の会計ソフトの乗り換えです。

 

なぜかというと、私は2回失敗をしているからです。

1回目は、顧問先と会計ソフトの料金体系が合わなかった

という理由による、乗り換えの失敗。

 

2回目は、導入後に会計ソフトと顧問先との相性が

合わなかったことによる失敗です。

 

1回目の失敗の発端は効率性にばかり目が行っていたことから

始まった失敗でした。

 

インストール型の会計ソフトからクラウド会計へ

変更しようと提案して、始めようとしたのですが、

 

その会社の従業員数が急に増えたので、

クラウド会計のオールインワンパッケージの料金では

クラウド給与計算の計算人数のライセンスが

足りなくなる事態になったのです。

 

給料計算の計算人数を増やすと20万円以上となる

見積を提示されたので、乗り換えは断念しました。

 

幸い、無料期間で使っていた時だったので、

実害は出ませんでしたが、もっと慎重に導入を検討すべき

だったという失敗事例です。

 

2つ目は、導入後に顧問先との相性が良くなった事例ですね。

 

その会社はIT企業らしく、クラウド会計を導入していましたが、

消費税の計算に問題がある場合が多く違うクラウド会計へ

移行するということになりました。

 

ここでまず、1つ目の問題が出ました。

創業時から今までの期の元帳データを移行する作業です。

 

クラウド会計では、元帳データの移行サービスを

やっている場合が多いですが、1期のみ対応する

といったことが多いのです。

 

ですから、社歴が長くなればなるほど、データ移行の時間が

長くなってしまう場合があります。

 

その会社ではあまり有名でないクラウド会計からの

移行だったので、ここで躓きがありましたね。

 

移行後も会計ソフトへの入力する経理の人と

乗り換えた会計ソフトとの相性が良くなくて、

操作性の説明、設定について時間をロスしましたね。

 

まあ、自分で蒔いた種なので、回収しましたが、

両方とも失敗事例として自分の貴重な経験となっています。

 

税理士変更による会計ソフトの乗り換え

こちらは、やり方が2つあって、一般ユーザー向けに

書いたやり方となります。

 

・新しい会計ソフトで帳簿を復元(再入力)

・入力した時点からスタート

 

顧問先のことを考えるなら、後者のやり方が最も

コストパフォーマンスに優れていると言えますね。

 

また、前の税理士がやっていた処理も確認すべきです。

 

私がおや?と思ったことを申し上げると、

創業を始めたばかりで、自宅兼事務所なのに、

 

自分の事務所への家賃、水道光熱費を払った処理を

していたということがありましたね。

 

よくよく聞いてみたら、個人の不動産所得になり、

確定申告が必要になることは説明を受けてなかったとのこと。

 

会計ソフトの移行だけに注意を払ってしまうと

深刻な問題を放置してしまうことにもなります。

 

専門家としては、他の税理士からの変更では

会計ソフトだけでなく、包括的に注意を払う必要がある

典型的な例だと思いますね。

 

会計ソフト変更で大切なこと

私の失敗事例から申し上げられることは、

ネームバリューと操作性は偉大ということです。

 

例えば、弥生会計からfreee、MFフォワードへの移行は

かなりスムーズにいくことになります。

逆も簡単に行うことができますね。

 

これが、弥生会計以外のインストール型ソフトからの

移行となるとかなり大変なことになります。

 

MFフォワードは弥生会計以外にも対応していますので、

スムーズに行くことになります。

 

freeeだと弥生会計と会計王の2つだけなので、

それ以外は、freeeの取込CSVに入れてデータを移行する

ということになりますね。

 

以上のようにネームバリューがある会計ソフトだと

移行が比較的楽で、操作性も楽なことがあると思います。

 

ですから、ネームバリューと操作性は偉大という結論になりますね。

 

また、私の失敗事例でもわかる通り、

会社、個人の実情をヒアリングして考えないと

移行するとき、移行した後に問題が発生してしまいます。

 

移行するとき、移行した後に問題が発生しないか、

問題が発生しても解決できるレベルのことなのかを

しっかりと見極めることが大切であると思います。

 

会計ソフトでは楽になりません

最後に、会計ソフトでは楽になりません!

ということを解説します。

 

今現在、銀行の明細取込、レシート読込で処理など

簿記の知識が必要としない会計ソフトが流行っています。

 

これで、時短になる、業務効率化できるということですね。

 

本当ですか?ということです。

 

こういった簿記の知識がなくても処理できることは

素晴らしいですが、実際には楽になっていないと思います。

 

時短もできていないと思いますね。

 

実際に私が関与している会社でクラウド会計を使っている

会社で入力をしていますが、

 

自動取込は使っていません。

なぜなら仕訳ルールを設定することが面倒です。

 

excel形式の入力フォームで入力していった方が楽で、

レシートのフォームも入力形式のデータで取り込んだ方が

正確な数字を反映できます。

 

後で、数字をチェックするという余計な作業は

全く必要ないことになりますね。

 

何が言いたいのかというと、

便利な機能とは言われていますが、

 

人間は100%のものであればあるほど、

チェックしようとするのです。

 

自動仕訳取込と仕訳ルールで完璧な処理を実現できた!

としても、本当にあっているのかをチェックします。

 

そうなると摘要に書かれていることが税金の法律に

則って書かれているのかもチェックです。

 

この辺りは、AIが最も苦手とする部分ですね。

法律が要求していることを読解して、それに合った

答えを導き出さないといけないからです。

 

最終的には人間がチェックをすることで、

適法になるように運用することになりますね。

 

テクノロジーが100%でも適正かどうかチェックする

AIはまだ、個別的なことはできないという理由から、

そこまで会計ソフトで楽になるということはあり得ません。

 

 


編集後記

今日は決算チェックと、年末調整の最後の1社について処理して

仕事を完了させたいと思います。

 

明日から、2日間はちょっと予定があって、

仕事をする時間が限られてくるからです。

 

 

では国際税務の税理士齋藤でした~
それではまた👍

 

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この記事は、その時の状況、心情で書いています。
また、法令に関しては、その後改正された場合には、
異なる取り扱いになる可能性があります。

 

 




ABOUT US

創業・起業支援、税務調査に特化した新宿区の税理士です! 今までは、海外から日本へ進出する会社様の創業・起業支援を行ってきました!また、外国法人や外国法人の子会社の税務調査に対応してきた知見(国税局・特別国税調査官・通常の調査官への対応経験)を生かして税務調査対応も支援しています! ブログの運営方針は、0to1になるような情報発信をしていきます!