【士業事務所の仕事をパズル化】業務フローを考えて仕事をパズルにする！

所長の仰っていることが毎回ちがうんですよね。

仕事のやり方がうまくいきません。

こういった悩みを持っている人を

作ってしまうことは士業事務所にとって

かなりの損失です。

経済的にそこまで大人数で仕事はできず

限定された人で仕事をするからです。

仕事ができれば、所長、職員それぞれが

ハッピーだと思います。

できれば、仕事ができる人を育てることを

願っています。

士業事務所で仕事ができる人って？

士業事務所で仕事ができる職員さんを

観察していると特徴があります。

仕事を所長が理解していない？

ある仕事について決まったやり方をして

ゴールまでたどりついています。

逆にできない職員さんだとゴールが

分からず仕事一つ一つについて

手順をいろいろ経たうえで間違った

ゴールに行ってしまいます。

なぜこんなことがあるのかというと、

多くの士業事務所では教えることが

できていないからです。

特に士業は仕事を教えられるよりも

実務を通じて仕事を覚えていきます。

つまり、事務所内部のことをどうするのかを

決めていない人が多いわけです。

自分で事務所経営をやって自分でやるので

業務フローを決める必要もないわけです。

きちんと教えることが重要！

このような事務所へ就業してしまうと

多少は教えられるでしょうが、

どんな仕事があるのかを確認せずに

行き当たりばったりの仕事になります。

雇う士業事務所の所長は総務や経理を

やってほしいなどどいいますが、

実際は雑用全般ということです。

つまり、電話対応、資料作成など

全般的な事務処理が仕事になると思います。

要するにこれにうまく対応できれば

仕事ができる認定されるでしょうし、

そうでなければ仕事できない人のような

認定をされることになります。

士業事務所の問題点はここになります。

つまり懇切丁寧に教えないことです。

まあ、大人を雇っているので、

子供のように教えるのも・・・

という考え方がありますが、

所長自身がやってほしい仕事を完結してもらう

ということは懇切丁寧に教えないとダメです。

正直申し上げてうまくいかないのだ！

そういうことです。

士業事務所の仕事は定型の仕事が多い

それでは士業事務所の仕事を伝えるのに

一体何をすればよいのかです。

定型の仕事を確認してみる

士業事務所は定型な仕事が多いと

私は感じています。

経理周りであれば・・・

・領収書整理
・請求書をまとめる
・請求書の発行
・預金の入出金
・預り金の管理
・売掛金の管理
・会計ソフトへ入力

だいたいこんなところかと思います。

総務の仕事では・・・

・消耗品や備品の管理
・文書や資料の管理
・受付業務
・秘書業務
・契約関係の管理
・業務管理
こちらもこのあたりだと思います。

仕事の範囲でゴールも異なる

それで、この中からどれを仕事として

職員さんに任せるのかといことです。

業務を任せる範囲をある程度絞らないと

仕事のゴールも設定できません。

逆に仕事をやる方もどこまでが仕事の範囲

なのかが分かりません。

士業事務所によっては未経験のひとを

雇いたい意向がある場合にはなおさらです。

未経験＝まっさらなので、思った通りに

動いてくれることはあり得ません。

その分業務を知らせることが必要ですし、

業務フローを明確にすることも必要です。

この業務フローで仕事を定型化しておくと

教えやすいですし、わかりやすいです。

仕事がパズルか⇒効率化も可能

職員さんが仕事を定型化できれば、

仕事がパズルのようになります。

その結果として効率化もできますね。

仕事ができる職員さんはパズルとなっている

例えば文書管理は紙で保存とデータ保存の

どちらにするのかによって異なります。

例えば、データ化するのであれば、

文書作成、内容確認、PDF化になります。

恐らく所長が確認することは内容確認です。

これ以外は職員さんの仕事とした場合には、

仕事の棲み分け、業務分担もできますから

仕事が分かりやすくなります。

このように業務がわかり、やり方がパズルになり

仕事が効率化することができます。

内容確認もデータでやれば印刷する手間が

ないくなりますのでもっと効率化すると

私は考えます。

仕事がパズルとなるにはある程度の年数と

経験も必要ではありますが、

前提としては業務フローを明確にすることです。

ですから何をやってもらうのかも明確にする

ということが必要ではないでしょうか？

人に教えるときは遠慮はいらない

あとは、人に教えるのに遠慮は必要なく、

教えるべきことを教えることです。

この辺りは男性が女性に教える場合には

遠慮がちになりやすいと思います。

ですが、教えないとうまくいかないのは

分かり切っているはずなので、

遠慮はいらないと私は考えます。

仕事ができない人ができるのはなぜか？

最後に仕事ができない人ができるのは

一体なぜなのかという疑問です。

答えは簡単で、教えないからです！

正解は自分です

教えている本人は教えた気になっているだけで

相手に伝わっていない、その後の確認をしてない

ということだと思います。

自分で考えて人は行動しますが、

それが間違ったものか、合っているものか

それは受け取りての問題です。

自分の思った正解に他人がたどり着くには

かなり労力が必要ですし、難しいことです。

ですから、仕事ができる、できない

そういった判断になるのだと思います。

正解が分かっていて、うまく業務もできれば

そんな簡単に仕事ができる、できないの判断は

できないことになると思います。

自分の正解がどこなのか、その正解まで行く

やり方を教えることが必要です。

また、自分が思う正解がどこなのかを

知っておかないと教えることが2点3点して、

職員さんを困惑させてしまいます。

その結果、仕事ができない人を量産していくことに

なってしまうと思います。

正解が変わるときは注意

この正解については、業務の効率性まで

考えると変わってきますので、

ブレれてるなあと思われないように

しっかりとした説明をしないといけません。

要するに正解を変える場合には、

それも難しいことなのです。

編集後記

そういえば、twitterのフォロワーさんが

1,000人超えました㈷

今後ともフォロワーさんが増えるように

ブログも頑張っていきたいと思います！！

では国際税務の税理士齋藤でした～
それではまた👍

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