【仕事管理】TODOリストで仕事を整理して仕事の順番を確認する
こんにちは！
税理士・行政書士・社会保険労務
の齋藤幸生です！
今回は・・・
仕事管理と仕事の順番についての
記事になります。
それでは、スタートです！！
仕事管理はいつ行うのか？
私は仕事管理をいつでもしている
というわけではありません。
税理士業という性質上
繁忙期に行うことが多いです。
常にフル回転で仕事をする
といった業種では常に仕事を
管理すると思います。
さて、仕事管理の目的を考えて
見たいと思います。
①どういった仕事があるのかを書き出す
②仕事の内容を確認すること
③仕事の順番を決めること
といったように3段階で
考えています。
基本的に仕事の可視化をして
仕事の内容に応じて順番を
決めることにしています。
TODOリストを活用して
仕事の管理をしていますが
事細かに内容は書きません。
仕事の最初の一歩目を書いて
おけばそのまま仕事の次の
フェーズに移行できます。
例えば、決算の確認であれば
①申告書や決算書のPDF出力
②数字の確認
③関与先への報告
④申告
⑤納付情報の取得
といった順番があります。
最初の決算の確認をトリガー
にしておけば5つの項目は
管理する必要はないです。
なぜなら、流れでそのまま
次に移行できるからです。
しかし、その日に申告できない
事情がある場合には
TODOリストに次に行う行動
を書くようにしています。
そうすることで次の段階での
行動を忘れないようにしておく
ことができるからです。
仕事管理をして仕事の順番を決める
仕事管理で案件ごとや
取引先ごとに書き出すと
ある程度、何が滞っているのか
を確認することができます。
仕事の順番を決めていきますが
基準が必要になります。
私の基準は早く終わる内容から
順番に行っていきます。
早く終わる内容を優先するのは
絶対的な仕事量を減らしたいから
になります。
私は仕事に追われる精神状態
になるのは量だと考えています。
したがって、絶対的な量を
まずは減らすようにしています。
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仕事量が減ったら簡単な仕事は
終わるため手数を踏まなければ
できない仕事に手を付けていきます。
手数を踏まなければできない仕事は
ある程度時間がかかるため
時間を使える日に仕事を行う
といった管理もできます。
簡単と簡単ではない仕事の
線引きとしては
1つの行動で終わる仕事が
簡単な仕事になり
2つ以上の行動をしないと
終わらない仕事は簡単な仕事
以外の仕事としています。
着手したら完了してクロージング
TODOリストで管理する場合は
チェックをして消込をする
必要があります。
GoogleのTODOリストでは
完了しないといつまで残る
仕様になっています。
仕事が終わったら完了のチェック
をしてTODOを消していきます。
私は繁忙期にTODOリストを
利用するためタスクが多くなる
わけなのですが
消込をしていくとやらなければ
ならない仕事が減っていくので
スッキリした気持ちになります。
TODOリストから消えていく
仕事が楽しくなるので
仕事に対してやりたくない
といった気持ちを乗り越える
効果があると思います。
編集後記
私はGoogleのTODOリストを
使っていることが多いです。
GoogleのTODOリストになるまで
Microsoftを使ったりなどして
いました。
最終的にGoogleのTODOリスト
に落ち着いたのは
Gmailを多用することが多く
Gmail上でTODOリストを
管理でき楽だったからです。
では税理士・行政書士・社会保険労務士
の齋藤幸生でした！！
それでは、また！
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この記事は、その時の状況、心情で書いています。
また、法令に関しては、その後改正された場合には、
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