【電子帳簿保存法とアプリの関係】取引別に電子帳簿保存法の要件を確認する
こんにちは！
税理士・行政書士・社会保険労務
の齋藤幸生です！
今回は・・・
PCで使うアプリと電子帳簿保存法の
要件を取引別に確認する方法を解説
します。
それでは、スタートです！！
取引別に使っているアプリを特定
電子帳簿保存法の義務化になり
もうすぐ1年目が終わります。
コロナがあったことでPCを
使った処理が増えていることで
電子帳簿保存法の適用関係が
わからなくなっていることが
実務上あると考えています。
まずは、電子帳簿保存法の要件
というよりはどんなアプリを使い
取引を行っているのかを確認して
それぞれの取引やアプリごとに
電子帳簿保存法の要件を当てはめて
行く方法が運用面で効果的であると
考えています。
アプリを使って処理を進めている
ことが前提になりますが
アプリから特定するとよくわからなく
なると思いますで取引を考えてから
アプリの特定にします。
例えば、契約書の締結という
取引を考えてみます。
契約書の締結では内部と外部
があり締結をどのようにして
処理しているのかを確認します。
現在、契約書の締結では
クラウドの電子サインが多数あります。
締結で電子サインを
使っている場合には
契約書の保存について電子取引
になるという認識になります。
次のように当社での進め方
を特定することになります。
①取引を細分化する
②取引は紙又はアプリのどちらを使っているのか
③アプリを使った取引は電子帳簿保存の対象
といった感じです。
取引の細分化とは内部と外部に
分けて考えてみます。
内部では
①雇用契約書の締結
②給与明細の交付
③外部から入手した書類の共有方法
④税金や社会保険の申告手続きと納付事務
⑤経費を支払った請求書の受領
外部では
①契約書の締結
②請求書、見積書、検収書などの取引先への書類発行
③売上金の入金と手数料の発生
取引は事業者によってさまざま
あると思いますので思いつく
限り取引を書き出して
内部と外部に分けて取引を
分類すると明確になります。
これらについてどのような
アプリを使っているのかを
紐づけることになります。
特定したアプリで電子帳簿保存法の要件を確認
取引と取引を運用するアプリの
紐づけが終わったとします。
このときにはじめて電子帳簿保存
のデータ保存に対応しているのか
を確認することになります。
原則的な保存の要件では
①改ざん防止
②検索機能
③ディスプレイやプリンタ等の備え付け
になります。
運用上のポイントは①と②になり
アプリ運用上ではさらに①の考えが
真実性の確保
と変わります。
真実性の確保とは
情報セキュリティでの考え方にある
完全性
と同じ意味です。
内容はデータが改ざんされてない
状態を保つ考え方になります。
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改ざん防止では一般的に
国税庁が公表している
事務処理規定
の備え付けを満たすことになります。
ですが、データの保存先は1つに
限定するといったルールになって
いないことから
使っているソフトにそのまま
データを保存することもでき
このときに保存されたデータに
適用される考え方が真実性の確保
になります。
例えば、クラウドの請求書システム
を使っている場合に
請求書システム上にそのまま
保存をすることが可能です。
請求書システムでは
日付・金額・取引先名で
検索できることが前提になり
さらに改ざん防止として
真実性の確保が要求される
建付けとなります。
もし、請求書システムに保存を
行っていたとしても
最終的なデータをPDFのような
データでダウンロードして
当社のデータサーバーに保存する
というのであれば
通常の改ざん防止として事務処理規定
で足りることになり
さらに検索機能を満たすことで
保存要件は問題なくなります。
以上をまとめると
①データをダウンロードした場合
→通常の改ざん防止と検索機能のを満たすことになる②何かしらのクラウドシステムにそのまま保存する場合
→改ざん防止は真実性の確保が必要になり、検索機能を満たす必要がある
と整理できます。
事務処理規定の作成はやっておく
クラウドシステム上での保存
が真実性の確保に変化するため
事務処理規定は必要なくなる
と勘違いすることがあります。
原則は事務処理規定の備え付け
で改ざん防止を行います。
事務処理規定の位置づけは
改ざん防止という大枠を満たす
のみならず
データを修正したり破棄したり
する可能性があるため
こちらにも適用される大切な
規定になります。
請求書を例に挙げると
実務上では金額を間違ってしまう
などのヒューマンエラーはつきものです。
すると間違った箇所を修正して
正しいデータとして取引先に
送る必要があります。
このときに修正する前のデータ
に関する運用をどうするのか
といったことも規定に書かれた
ルールで運用することになります。
税務調査で修正前のデータが
なかっただけとか
規定に則った処理をしていない
だけで難癖をつけられることは
ないとは思いますが
データの取り扱いが事務処理規定に
書かれるため運用面でのルールも
明確にしておくとよいです。
編集後記
電子帳簿保存法は税理士が関与
する法律ではありますが
いかせん運用と法律がマッチして
いるわけではないのでよくわからず
混乱してしまう可能性があります。
ただの改ざん防止であっても
データをダウンロードした場合と
ダウンロードしない場合で
少し変化することも影響しています。
情報セキュリティ関係の入り口
の知識があると理解しやすく
取引に注目することでどのような
保存を行うべきなのかが明確に
なると考えます。
では税理士・行政書士・社会保険労務士
の齋藤幸生でした！！
それでは、また！
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この記事は、その時の状況、心情で書いています。
また、法令に関しては、その後改正された場合には、
異なる取り扱いになる可能性があります。
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