【電子署名】使える対象、内部管理、現状を解説
こんにちは！
税理士・行政書士・社会保険労務
の齋藤幸生です！
今回は・・・
電子署名ができる対象や
管理方法、現状を解説します。
電子署名ができる対象
電子署名とはデータにハンコや
サインをつける機能です。
基本的にデータであれば
つけることが可能です。
ただし、一定のソフトを使う
必要があります。
例えば、PDFで契約書をやり取り
する場合にはAdobeが必要になる
といった感じです。
電子署名をすることであなたと
取引先で契約が有効であることを
承認したことを確認できます。
このときに重要なポイントは
電子署名のタイムスタンプです。
タイムスタンプとはタイムスタンプ
が付されたデータが原本である
という証明になります。
タイムスタンプが付されることで
時間が明示されるため
タイムスタンプが付された
時間にデータがあったことを
証明できます。
電子署名の管理方法
電子署名を使う場面を想定すると
①個人
事業をやっているとき、税金の確定申告をするとき②法人
事業で契約をするときなど
になります。
個人のプライベートで使う
電子署名はマイナンバーカード
になります。
デジタル庁ではマイナンバーカード
をなくしても問題がないという
間違ったQ&Aを公表しています。
マイナンバーカードをなくすると
悪用される可能性はあるため
絶対になくさないように管理する
ことになります。
事業で使われる電子署名は
マイナンバーカードと同様の
重いものではないです。
しかし、契約書に電子証明をする
場合では契約の有効性を契約
当事者が確認します。
こういった点から重要なもの
である位置づけとなります。
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電子署名が必要となる場合は
データで何かしらの取引を
やり取りしています。
会社で考えると雇用契約書
事業者同士の契約書などです。
データの保存場所には慎重に
ならなければなりません。
雇用契約書は給与の金額が
書かれていますので
従業員間で情報の共有が
されることは避けるべきですし
事業者同士の契約書が
外部に流出することへの
防止策も必要です。
現実では電子署名の管理では
電子署名の運用の管理と
電子署名を使ったデータの管理
の2つがポイントになります。
雇用契約書であれば社長だけが
管理しておくといった方法や
契約書であれば事業部の管理者
だけが管理しておくといった
方法が考えられます。
要するに管理する人を少なくし
何かあった場合に特定しやすく
しておく方法が便利です。
電子署名の現状について
現状の電子署名は大きく分けて
3つあります。
①マイナンバーカードの電子証明書
②法務局発行の実印の電子証明書
③事業で使うクラウドの電子署名ソフト
④GbizID
①と②は主に確定申告などの
税金手続きに使われます。
③は契約書などの事業での
手続関係に使います。
④は許可申請や助成金などの
国などへの税金以外の申請など
に使います。
私が感じているのは手続きごと
に電子署名を使い分ける必要があり
面倒な状態になっていることです。
電子署名を取得したり使うときに
上記4つのでは無料と有料があります。
①と④は無料で発行可能です。
ただ④は申請書類の郵送代と
印鑑証明書の手数料はかかります。
②と③は有料にて発行される
ことになります。
事業で使う場合には
コストの比較になると考えます。
契約書では印紙税と郵送代が
発生することがあります。
こちらと電子署名ソフトの
費用との比較になります。
以上をまとめると電子署名を
使う場合の検討では
①どういった手続きに電子署名を使いたいのか
②無料と有料の電子署名の確認
③使う電子署名を決める
という流れがあります。
編集後記
税理士として顧問をすると
顧問先と1か月に1度の面談を
行うことがあります。
この中で契約書の印紙税の
話になることがあります。
基本契約書では印紙税が
4千円になり高くなります。
印紙税を回避する場合には
書面にしない方法しかありません。
結果、契約書の電子化になり
契約の効果を充足させるため
電子署名が必要になります。
では税理士・行政書士・社会保険労務士
の齋藤幸生でした！！
それでは、また！
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この記事は、その時の状況、心情で書いています。
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