【ペーパレス化】何から始める？何を使えばよい？いつから始めればよい？

こんにちは！

税理士・行政書士・社会保険労務

の齋藤幸生です！

今回は・・・

ペーパレス化の基礎的なものを

解説します。

それでは、スタートです！！

ペーパレス化は何から始めればよいのか？

答えはできるものからはじめましょう！

になります。

中小企業ではお金、人、時間が

すべて多くはありません。

ペーパレス化は事業の売上に

貢献するわけではありません。

結果、できるところから

紙をやめていきます。

といっても何かしらの基準が

あるとよいかもしれませんので

私が考えている基準で申し上げると

対外的な書類からペーパレス化

を始めるのが無難です。

対外的な書類とは

・契約書

・注文書

・請求書

・納品書

・見積書

などといったものです。

対外的な書類から始める理由は

取引先からいまだにあの会社は

紙で書類が届くと思われない

ようにするためです。

要するにペーパレス化も

できない会社なのかな？

と思われるからです。

社内はいつでも始める

ことは可能です。

オーナー社長が社員へ

業務命令すれば済みますし

社員がペーパレス化にどう

思っていようと関係はありません。

取引先はペーパレス化をしない

会社に対してどう感じているのか

を確かめようにありません。

ひょっとするとペーパレスに

しないところとは取引をしない

と翌年から言われる可能性すら

あります。

取引先から言われて仕方なく

やり始めるよりも

自社から率先してペーパレスを

するほうがポジティブだと考えます。

ペーパレス化では何を使えばよいのか？

ペーパレスにする場合には

書類はデータで扱うことに

なります。

データを扱うときに最も

ポピュラーであるPDFが安心です。

PDFであれば取引先がAdobeを

もっていなかったとしても

インターネットプラウザで

表示させることができます。

対外的な書類を作成する場合は

エクセルも含めていろいろな

ソフトがあります。

請求書や注文書など発行する

件数が少なければエクセルでも

問題はありません。

しかし、エクセルだと次のような

問題点があります。

・画面表示と印刷で異なってしまい、調整をする可能性がある

・データを残す都合上、保存タイトルを変更するなどして保存に注意を払う必要がある

・データを保存したファイルの共有はどうするのか

・データが蓄積してしまい整理が必要

・PDFにしてメールで送らないといけない

こういったことを解決するため

クラウド請求書ソフトを利用する

という手段があります。

クラウド請求書で一般的な

機能としては

・テンプレート、取引先の登録などの事前設定で簡単に作成できる

・保存するときには上書きされるため、保存するときの注意はほとんど必要ない

・チームアカウントで入れるため共有が楽

・データが蓄積しても追加料金はかからない

・ソフトからメールでそのまま送信可能

になります。

もちろんソフト代金は

サブスクリプションで

かかります。

しかし、対外的な書類の作成の

労力や郵送代といったものを

考慮するとそこまで高くならない

可能性があります。

例えば、請求書の作成、印刷

封入して郵送するまでの業務に

郵送代を入れるとどれくらいの

金額になるのかを考えると

ソフトを使ったほうが良い場合があります。

また、対外的な書類の作成や

郵送は売上に貢献しません。

しかし、神経を使う業務ではあり

煩雑ではあるがずさんなやり方を

するわけにもいきません。

結果、なるべく楽な方法で効率的に

行うことができるようにしたいのです。

ペーパレス化はいつから始める？以前のものはどうする？

すぐにでも始めましょう！

ペーパレス化はすぐにでも

始めることができます。

請求書システムを使う場合には

予算などお金や社内の都合も

あるにはありますが

ペーパレス化をすると決めれば

あとはペーパレスをする対象を

決めていつから稼働させるかを

決めることになります。

さて、すぐに始めたとして

始める前の書類などはどうするのか

を考えるのが人間です。

私の結論は割り切って

始めたものからペーパレスにして

過去のものは過去の出力形式

で放っておくことです。

税理士業あるあるなのですが

何十年も税理士業をしていると

過去には紙の申告書を提出

していた時期がありますので

事務所控えの申告書も

PDFにするべくスキャナで

読み込むといった考えをする

人が多いようです。

こういったことはしないで

大丈夫です。

過去は過去、今は今です。

今できるものだけに集中して

過去はそのままにしておきます。

先ほども申し上げましたが

ペーパレスは売上を生みません。

過去の資料をデータにするための

稼働時間は事業では無駄です。

これからペーパレスにするものは

ペーパレス対応をして過去のものは

あきらめるのです。

法人であれば10年の保存期間

個人であれば7年の保存期間が

過ぎたら廃棄します。

すると今始めたペーパレスが

一番古くなって紙の書類は

いつの間にかなくなります。

編集後記

昨年、ある研修をうけたときに

講師のかたの事務所で過去の分まで

データにしているという話がありました。

過去何年分もたまったものを

データにして10年くらいかかる

とのこと。

私は意味のない作業をしているな

と感じました。

さらに、保存する名称はなんでも

よく後で探すのでとりあえず

何かしらの保存タイトルをつけて

保存すればよいとのこと。

データを探す時間も売上に

ならずデータにする時間も売上には

なりません。

事業の観点から申し上げれば

非効率的なお仕事になってしまいます。

私はペーパレス化というのは

自社が対外的にどのように

映るのかというだけの問題である

と考えています。

すでにDXだの、AIだのが

いわれている中でいつまで

紙を扱っているのだという

ことだと考えます。

では税理士・行政書士・社会保険労務士

の齋藤幸生でした！！

それでは、また！

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この記事は、その時の状況、心情で書いています。
また、法令に関しては、その後改正された場合には、
異なる取り扱いになる可能性があります。