【弥生会計】スマート証憑管理とスマート取引取込で電子データを処理する方法とは
こんにちは!
税理士・行政書士・社会保険労務
の齋藤幸生です!
今回は・・・
弥生会計で電子取引データを
処理する方法を解説します。
それでは、スタートです!!
電子取引データを処理するための事前準備
令和6年1月以降の取引では
電子取引データはデータのまま
保存することになります。
弥生会計で処理を行う場合は
データの保存と仕訳の生成のため
事前に用意するものがあります。
①スマート証憑管理アプリ
②スマート取引取込
両方とも弥生会計を契約して
さえいれば自動的に使えます。
しかし、両方とも弥生の
マイナポータルにログイン
できる状態が必要です。
![弥生マイポータル ログイン](https://i0.wp.com/liens-tax.jp/wp-content/uploads/2024/01/934149634d532c9753bea1c20d5c7ee7.png?resize=300%2C139&ssl=1)
こちらはオンプレミスソフトの
弥生会計を使っている場合です。
クラウド会計の弥生を使っている
場合にはマイポータル(WEB)で
入ることができます。
必要なのはID(メールアドレス)
と暗証番号です。
今回は、オンプレミスソフトの
弥生会計をベースに仕訳の取り込み
まで解説します。
スマート証憑管理に電子取引データを保存する
電子取引データを保存する
スマート証憑管理アプリは
2つ起動方法があります。
①弥生会計から起動する方法
②弥生マイポータルから起動する方法
弥生会計では
![弥生会計 取引タブ](https://i0.wp.com/liens-tax.jp/wp-content/uploads/2024/01/43b67eaa0ae4a3b8a8deacc62e02cb52.png?resize=294%2C300&ssl=1)
取引タブのスマート証票管理
をクリックです。
弥生マイポータルはログイン後
お使いの製品にあります。
![弥生マイポータル](https://i0.wp.com/liens-tax.jp/wp-content/uploads/2024/01/05f5b779850c4ec8378f6a01568ee8dc.png?resize=300%2C59&ssl=1)
製品を起動するをクリックです。
保存するデータを事前に
用意しておくことを忘れずに!
起動するとこんな感じです。
![スマート証憑管理](https://i0.wp.com/liens-tax.jp/wp-content/uploads/2024/01/345993c7416e62bde3dee86d7830cb5e.png?resize=300%2C137&ssl=1)
使い始める前に設定を行います。
基本設定では、事業情報ををすべて入力します。
![基本設定](https://i0.wp.com/liens-tax.jp/wp-content/uploads/2024/01/8fc28c5bbaa2b1be1c3fc6ae62ac1ee7.png?resize=300%2C164&ssl=1)
利用設定では、受領証憑にチェックしておきます。
基本的に、受領証憑の方が多くなるためです。
証憑添付メールの仮保管設定は、取引先からデータで請求書などを受領するときに自動的にスマート証憑管理にデータがアップされる設定ができます。
設定は、取込専用メールアドレスを取引先に共有して、取引先からデータをもらうときにCCに入れて送信してもらうようにします。
アドレスの再発行の下の「メールで通知を受け取る」の2つのチェックをつけておきます。
![証憑添付メール](https://i0.wp.com/liens-tax.jp/wp-content/uploads/2024/01/b9f8ae1dbf26164779a392992bc41581.jpg?resize=300%2C167&ssl=1)
取引先管理設定は上書きするを
オンにして青くしておきます。
会計連携設定は「スマート取引取込」を利用して会計連携するをオン
連携する事業所データ/サービスを自社にあわせておきます。
![会計連携](https://i0.wp.com/liens-tax.jp/wp-content/uploads/2024/01/61a1c9ce46884a882287324d251bf6de.jpg?resize=300%2C165&ssl=1)
弥生販売やMisocaの欄はチェック
しないで大丈夫です。
両方ともソフトから弥生会計へ
仕訳データを作成できるためです。
OCR利用設定は必ずオンにして
青くしておきましょう。
以上で設定は完了です!
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続いて用意したデータを
スマート証憑管理にアップする
ことをやっていきます。
今回は、受領証憑を基に解説を
行います。
受領証憑のデータを用意したら
スマート証憑管理のアップロード
画面を開きます。
![アップロード](https://i0.wp.com/liens-tax.jp/wp-content/uploads/2024/01/f80a6f91e41579a00b4b202b5dfecbe8.png?resize=300%2C166&ssl=1)
ファイルをドロップにデータを
アップします。
アップした後の画面
![アップロード後](https://i0.wp.com/liens-tax.jp/wp-content/uploads/2024/01/efbbddaf0792a92a3463a05769427f39.png?resize=300%2C166&ssl=1)
3つ一気にデータをアップしました。
一度に読み込めるファイル数は10件
でPDFは50ページあるものが上限
になります。
証憑区分、証憑種別、電帳法種別も
設定を行います。
最後にアップロードをクリックして
読み込みを行います。
すると受領証憑画面に切り替わります。
![受領証憑](https://i0.wp.com/liens-tax.jp/wp-content/uploads/2024/01/f3648e38fe3ea612ca2e440e578c83ed.png?resize=300%2C164&ssl=1)
読み込んだファイルをクリックする
と次のような画面になります。
![読み込み画面](https://i0.wp.com/liens-tax.jp/wp-content/uploads/2024/01/33d145b221505912ec0485181597c4d6.png?resize=300%2C163&ssl=1)
OCR読み込みはされたものの
取引日、取引先名、金額は
うまく識別できなかったようです。
設定したあとの画面がこちら
![設定後](https://i0.wp.com/liens-tax.jp/wp-content/uploads/2024/01/803448139702e109c1538bd0b5aa5918.png?resize=300%2C167&ssl=1)
保存するのまえに請求書区分
チェックを行うのボックスに
チェックが入っていることを
確認してから
「保存する」をクリックします!
完了した画面がこちら
![保存後](https://i0.wp.com/liens-tax.jp/wp-content/uploads/2024/01/78baf8837091eb88c2263ca60748eca5.png?resize=300%2C164&ssl=1)
左上にインボイス判断でOKが出たため
適格が緑になりました。
因みに取引先名で登録番号を入力し
国税庁サイトと連携することで
インボイス判定が可能です。
![インボイス判定](https://i0.wp.com/liens-tax.jp/wp-content/uploads/2024/01/a6325cca4d838975a69f9f01b3d749d0.png?resize=263%2C300&ssl=1)
上記は取引先名でクリックすると
「+取引先情報の新規登録」を
クリックすると出現します。
![取引先情報の新規登録](https://i0.wp.com/liens-tax.jp/wp-content/uploads/2024/01/7626302f00fe752a8c2c151d36991994.png?resize=300%2C254&ssl=1)
登録後は、取引先名をクリック
するだけで登録した取引先が
出てきます。
その取引先を選択することで
登録番号も表示されます。
今回アップしたものの設定が
終わるとこんな感じになります。
![データ設定後](https://i0.wp.com/liens-tax.jp/wp-content/uploads/2024/01/a71ec078954dd93d4e02985323a92552.jpg?resize=300%2C163&ssl=1)
以上でデータの保存までが
完了したことになります。
仕訳連携でスマート取引取込で仕訳を生成して取り込む
ここからはスマート証憑管理に
アップしたデータの仕訳登録
まで行う流れを解説します。
最初にスマート証憑管理で
仕訳連携の設定をします。
先ほど取り込みの設定を完了した
データを再度開きます。
![スマート証憑管理 データ](https://i0.wp.com/liens-tax.jp/wp-content/uploads/2024/01/d46f96ace33937224117d5c24ab2b7d2.png?resize=300%2C166&ssl=1)
右下の仕訳連携設定をクリックします。
仕訳連駅設定で該当のチェックを
クリックします。
![仕訳連携設定画面](https://i0.wp.com/liens-tax.jp/wp-content/uploads/2024/01/b09a204ab945b89689aeea0047d0d8da.png?resize=300%2C230&ssl=1)
今回は受領請求書のためクリック
![仕訳連携設定 勘定科目設定前](https://i0.wp.com/liens-tax.jp/wp-content/uploads/2024/01/cef14ae56b9673dbd15f10e797053cac.png?resize=300%2C229&ssl=1)
科目の指定方法は取引に対応する
勘定科目の設定を推論又は手動
にするかです。
スマート取引取込で最後に設定した
勘定科目がAIに記憶されるため
推論で問題ありません。
取引手段は今回の取引を何で
行ったのかになります。
今回はまだ精算していないため
未払金にして、補助科目も設定します。
![仕訳連携設定 勘定科目設定後](https://i0.wp.com/liens-tax.jp/wp-content/uploads/2024/01/1ea2eeb7a1a0cccde686dd845c733249.png?resize=300%2C230&ssl=1)
以上までで入力が済んだら
右下の保存するをクリック
先ほどの画面に戻るので
右下の仕訳登録をクリック
![仕訳登録前](https://i0.wp.com/liens-tax.jp/wp-content/uploads/2024/01/6d12f86f2c102c28d118d9d1091e1082.png?resize=300%2C167&ssl=1)
クリックすると
![仕訳登録後](https://i0.wp.com/liens-tax.jp/wp-content/uploads/2024/01/429d927d5364ee80b63a6ffbf8d12b66.png?resize=300%2C166&ssl=1)
10秒くらい待ってプラウザを
更新すると仕訳連携が完了すると
![仕訳連携完了](https://i0.wp.com/liens-tax.jp/wp-content/uploads/2024/01/58a438a0d1b51dc2559c1f395ee4ed92.jpg?resize=300%2C166&ssl=1)
仕訳登録済みが青くなります。
ここまでがスマート証憑管理
で行う設定です。
以降は、スマート取引取込で
仕訳の確認と取り込みをします。
![弥生会計 取引タブ](https://i0.wp.com/liens-tax.jp/wp-content/uploads/2024/01/43b67eaa0ae4a3b8a8deacc62e02cb52.png?resize=294%2C300&ssl=1)
取引タブからスマート取引取込を
クリックして起動します。
スマート取引取込が起動すると
先ほど仕訳連携をしたものが
未確定の取引に表示されています。
![スマート取引取込 未確定の取引](https://i0.wp.com/liens-tax.jp/wp-content/uploads/2024/01/3379fd687234c929f73a2b9f7cbea42f.jpg?resize=300%2C161&ssl=1)
こちらで設定した取引の勘定科目が
AIに自動で覚えられるため勘定科目
は必ず確認します。
今回は、すべて新聞図書費になって
いるため問題ないです。
請求書区分は適格でOK
軽減税率にもチェックが
入っています。
すべてOKであれば全選択
をクリックして
「選択された取引の操作を行う」
![スマート取引取込 取込前](https://i0.wp.com/liens-tax.jp/wp-content/uploads/2024/01/e1ef60f49ca554bd8c9ab87c6dba7e10.jpg?resize=300%2C161&ssl=1)
をクリックすることで
取引の登録を「する」に
変更するをクリックすると
取り込める状態になります。
![スマート取引取込 取込直前](https://i0.wp.com/liens-tax.jp/wp-content/uploads/2024/01/cbc9765e342dedeb6d47762856e8f8de.jpg?resize=300%2C161&ssl=1)
画面下部の
「表示されているすべての取引を確定する」
をクリックすると弥生会計へ取引が
取り込まれます。
![スマート取引取込 取込成功](https://i0.wp.com/liens-tax.jp/wp-content/uploads/2024/01/07241042785619e576f26b492c64ca36.png?resize=300%2C165&ssl=1)
放っておくと弥生会計の画面に
自動的に切り替わります。
![弥生会計への取込](https://i0.wp.com/liens-tax.jp/wp-content/uploads/2024/01/7247f8e195c70079131e2b4041332bd8.png?resize=300%2C192&ssl=1)
取込が完了した画面
![弥生会計 取込終了](https://i0.wp.com/liens-tax.jp/wp-content/uploads/2024/01/83f1d7d4fbe4eaf384a1f81caf2aca10.png?resize=300%2C192&ssl=1)
OKをクリックすると仕訳日記帳が
現れて取引を表示します。
![仕訳日記帳](https://i0.wp.com/liens-tax.jp/wp-content/uploads/2024/01/0c5c73eed109acca10f24dbac1021e58.png?resize=300%2C29&ssl=1)
これで会計処理まで終了した
ことになります。
バックアップの保存は
忘れずに行いましょう!
編集後記
解説記事を書いていて
思ったことは仕訳までの
流れが面倒かもしれない
ということです。
私の考え方ではデータの保存は
毎回行っておいて仕訳の登録は
ある程度件数がたまってから行えば
そんなに面倒にはならないかな
と考えています。
例えば、データ保存はデータを
受領した都度行い
仕訳登録は1週間に一度の
ペースで行えば1件ずつ入力
するよりも手数は減るかなと
感じます。
まずは1度運用してみて
自社に合ったスタイルを確立する
というのが良いかもしれません。
では税理士・行政書士・社会保険労務士
の齋藤幸生でした!!
それでは、また!
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