電子データの保存で変わる会計記帳業務
こんにちは！
税理士・行政書士の齋藤幸生です！
今回は・・・
電子データの保存により変わる
会計記帳業務を解説します。
それでは、スタートです！！
電子データの保存で変わることは？
電子データの保存が義務に
なるのは2024年（令和6年）
1月から行われる取引です。
データをメールでやり取りする
クラウドから資料を受領又は
送信する
EDI取引によって資料を
やり取りするなどの場合には
電子取引になるためデータが
原本になります。
原本であるデータのままの
保存が義務になります。
さて、電子データの保存が
強制的になるわけなので
会計業務も強制的に変更を
迫られることになります。
例えば、データをAIOCRで
読み取って自動仕訳を生成し
会計ソフトに読み込むといった
流れが普通になります。
2023年12月までの取引では
書面に出力して保存ができる
ことになっています。
すると書面を確認しながら
会計ソフトへ入力する
といった今までの業務です。
電子データの保存が義務に
なるともう仕訳をすることが
少なくなることになります。
原始資料と処理の確認は人間が行う
電子データの保存によって
仕訳を行う業務が少なくなる
ということは経理処理する
工数が少なくて済みます。
では、人間はどの業務をする
ことになるかというと
データを読み取ったAIOCR
で生成された自動仕訳の処理が
適切に処理されているのかを
確認する業務が出てきます。
自動仕訳は使い続けることで
AIが学習して適切な処理を
覚えていきます。
適切な処理になるまでは
人間が手助けをするわけです。
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これからの経理業務の流れは
こうなると思います。
①会計処理を行う原本をデータで入手
②①を保存しながらAIOCRで読み取る
③②から自動仕訳を生成して確認
④③の自動仕訳を人間が確認
⑤④を会計ソフトへ読み取って月次決算の早期化を行う
人間が行う業務としては
①、④、⑤になります。
業務で最も重要なスキルは
会計処理があっているのか
を判断することとか
会計処理を修正するための
経験などになります。
現状の自動仕訳が対応できない
ところは
複合仕訳、読み取りの不作為を
修正することです。
複合仕訳とは振替伝票が必要な
複数の勘定科目を使うような
取引です。
読み取りの不作為はA社として
読み取っているにも関わらず
B社と紐づけてしまうとか
書類の内容でより適切な
勘定科目を選択できないこと
になります。
電子データの保存義務で業務を強制的に変更する
DX時代に突入していますが
社内の業務では未だ書面で
業務を行っていることも
あると思います。
何かを変更する場合の
社内の抵抗勢力は「従業員」
になる可能性が高いです。
というのは従業員は給料が
増えるわけではないこと
慣れた業務から不慣れで
不安を覚える業務になるため
変更しようとは考えないのです。
しかし、電子データの保存が
義務化されるとそうも言って
いられなくなります。
社内の抵抗勢力は抵抗する
ことができなくなります。
うまく電子データの保存を
使うように建設的に対処する
と業務効率化になると思います。
編集後記
私は自分の経理について
少しずつ電子データの保存で
効率化の準備をしています。
領主書やレシートであっても
弥生レシートアプリを使って
仕訳を自動化するとか
PDFで入手できる書類は
PDFで入手してAIOCRにて
自動仕訳にしてしまうとか
といったことです。
まずはできそうなところから
データにして自動仕訳を活用する
といった業務に変更すると
良いのではないかと思います。
では税理士・行政書士の齋藤幸生でした！！
それでは、また！
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この記事は、その時の状況、心情で書いています。
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