月次決算導入の進め方を税理士・行政書士が解説
こんにちは！
税理士・行政書士の齋藤幸生です！
今回は・・・
月次決算導入の進め方を
解説した記事になります。
それでは、スタートです！！
月次決算を導入する準備編
月次決算を導入するためには
事前準備が必要になります。
①月次決算の担当者を選任する
②月次決算を導入する社内調整
③社内の経費精算の締め日の確定
④資料の提出期限の設定
月次決算の担当者は必ず必要です。
売上の規模、資料の量が少ない
といった場合には
経理担当を置く必要はありません。
顧問税理士に資料を丸投げして
処理を任せることができるからです。
しかし、社内の調整役としての担当者は必要です。
経理担当者を選任する基準となる
売上高として売上1億円くらいが
妥当だと考えています。
なぜなら人を新たに雇い入れる
財政状態になるのは売上高が
1億円くらいになるからです。
会社は人の集まりですから
いきなり社長さんが号令して
月次決算を導入することを
宣言してもうまくいかない可能性が
高いと思います。
昭和の頃は説明不要で社長さんが
号令をすればそのように社内が
動くことが多かったと思います。
しかし、現代は調整をしておかないと
うまく機能しないと思います。
社長さんの能力として調整役は
必須になっているように感じます。
月次決算では資料がないと経理処理が
できないことになります。
従業員が経費を立替えるのであれば
経費精算をする日程の設定や
担当者制をとっているなら
請求書の締め日など資料の提出期限を
設定する必要があります。
月次決算の処理と確認
月次決算の導入が決まり
社内調整が済んで資料もそろった
というところで月次決算になります。
このときには月次決算の処理に移り
会計ソフトへ入力したり
データを取り込むなどして
経理処理を行うことになります。
こうしたときに必要になるのが
簿記の知識になります。
経理担当者を選任する場合には
簿記知識又は経理経験をお持ちの方に
処理をしてもらうことになります。
月次決算の処理の流れは
次のように行うとよいと思います。
①預金関係の処理
②社内の資料の処理
預金関係をはじめに行う理由は
自社が行った資金取引をはじめに
処理することで処理ミスを防止
することができるためです。
現代の事業は現金取引が
一定の業種を除いてないことも
多いと思います。
預金関係で資金取引、例えば
売上金の回収、外部への支払いが
完結することになっていると思います。
社内の資料の処理を預金の処理の
あとに行うことになります。
そうすると誰にいくら支払うとか
売上金の回収が漏れていないとか
の確認に移行できます。
ここまでの流れは処理になるので
会計ソフトへ入力する作業は
手入力、データを流し込むなど
楽な方法をとればよいです。
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月次決算の処理が完了したところで
確認作業を行います。
勘定科目残高の金額の確認や
金額を合わせる必要があるからです。
例えば、売上金の回収で請求額から
振込手数料が引かれて入金されている
場合には振込手数料を追加で計上する
といったことが必要です。
現状では会計ソフトに標準装備
されている預金データの明細取得で
自動仕訳される機能があります。
事前に自動仕訳設定が必要ですが
きちんと処理されていると判断するのは
過信だと思います。
間違って処理されている処理もあるので
内容を確認しておいた方が安心です。
最終的に処理する月の試算表を
完成させて月次決算は終了です。
月次決算の打ち合わせ編
月次決算を完了させて終わりではなく
社長さんが数字を確認することで
本当の終わりになります。
基本的には経理担当者と社長さんで
打合せすることでよいわけですが
顧問税理士を交えて打ち合わせする
ほうが社長さんの気づきがあると
考えます。
社長さんが試算表を読める
ということはあまりないので
税理士から試算表を説明して
もらうことで
社長さんが疑問に思ったことを
聞きやすいと思います。
社長さんの頭の中の数字で
想定していることは
自分に都合がよい数字で
判断している場合がです。
例えば、今月は売上がよかったので
絶対に利益が出ていると考えて
いるケースがあります。
社長さんは原価までは考えていますが
販売費及び一般管理費を考慮して
売上の請求金額を決めていないことが
往々にしてあります。
実際には粗利はでているものの
販売費及び一般管理費まで考慮すると
営業損失になっているといった
ことがありますね。
あとは、資金取引で融資の返済が
経費になると勘違いしているケースも
あると思います。
融資の返済でお金が減るので
経費だろう！という考え方です。
融資の返済では元金はお金を
返しているだけなので経費には
なりません。
ただ支払っている利息については
経費になります。
打合せでこういった勘違いや
試算表との数字の違いを明確にして
社長さんが経営判断しやすいように
導くことが月次決算の役割です。
編集後記
社長さんの認識は税金のために
帳簿をつけているになっていることが
多いと思います。
確かに税金は事業の利益に対して
課税されるものです。
しかし月次決算を毎月していると
社長さんの頭の中の数字と
実際の事業の数字がどれだけ
離れているのかがわかります。
というのは売上の計上基準や
経費の計上基準さえ知らない人が
多いからです。
月次決算は売上は実現主義で
経費は発生主義になります。
実現主義とはお仕事が完了して
請求書を発行した月に売上を
認識する方法です。
発生主義とは経費が発生したときに
経費を認識する方法です。
月次決算でお金の入出金段階で
数字を把握しないのが会計のルール
ということを知ることから
始めるとよいと思います。
では税理士・行政書士の齋藤幸生でした！！
それでは、また！
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この記事は、その時の状況、心情で書いています。
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