仕訳入力の外注をスムーズにしてもらうための指示と業務フローを税理士が解説

こんにちは！

税理士・行政書士の齋藤幸生です！

今回は・・・

仕訳入力の外注をスムーズにしてもらうための

指示と業務フローを税理士が解説します。

それでは、スタートです！！

仕訳入力の対象と入力するためのツールを特定する

仕訳入力を外注する場合には

仕訳を入力する対象と

入力するためのツールを特定する

ということが必要になります。

具体的には・・・

入力する対象として税理士事務所は

①預金通帳

②領収書やレシート

③売上や原価の請求書

といったものがあります。

入力する対象を特定しておかないと

外注するときに入力をしてもらう

資料が分からなくなってしまいます。

外注する場合には入力するツールも

特定しておく必要があります。

入力してもらうツールとして

会計ソフト、エクセルがあります。

どちらでも良いわけですが

物品を外注先へ貸し出す場合には

外注ではなく給与認定される

可能性があるので注意ですね。

今回の場合には会計ソフトが

貸与する物品になる可能性があります。

ツールを特定する意味としては

入力データを税理士事務所と

外注さんとでどうやって共有するか

という業務フローの問題が生じます。

以上のことから入力ツールの特定は

必須になるわけですね。

外注への指示と業務フロー

仕訳入力を外注する場合には

適切な指示と業務フローの確立が

必要になります。

適切な指示が行われないと

試算表がうまくできません。

確認作業が多くなる

修正が多くなるといった場合には

自分で入力した方が早いです。

確認作業や修正作業が多くなっては

外注することで入力に使う時間を削減する

といった効果が出なくなることがあります。

お金も発生しますので

外注する意味合いがなくなります。

適切な指示とは次のようなことです。

①入力する科目を特定する

②入力ツールを特定する

③不足のない入力資料を共有又は提供する

④入力を平準化する

①を行うことで③が達成します。

③が達成できるとあとは④をするだけです。

②の入力ツールを特定することで

入力する方法は決まります。

入力ツールに入力する場合の方法を

どんな関与先で合っても同一にすることで

④を達成することが可能です。

外注さんへの指示と言っても

具体的な指示書というよりも

単純な入力ができるようにすることが

平準化につながります。

業務フローも考える必要が出てきます。

外注さんと税理士事務所との業務フローです。

入力業務を外注するときに必要な

こととしては

資料の提供と入力後のデータの納品です。

どんな形で行うのかを検討することになります。

現在では以下のようにするのが

コストの負担が少なくなり

効率化できると思います。

まずはクラウドサービスを使って

関与先ごとのフォルダを外注さんと

税理士事務所で共有を行います。

クラウドサービスとは例えば

Googleストレージ、DropBoxや

BOXなどで問題ないです。

こちらに関与先ごとのフォルダを作成し

提供する入力資料でPDFにしたものを

格納することになります。

入力資料のPDFにしたものについては

保存する名前に注意が必要です。

過去のものとの区別ができるように

例えば

関与先名　レシート　7月分

といった明確な名前で保存します。

入力データの基データも

クラウドサービスで関与先ごとに

共有をしておきます。

入力後のデータの取扱いも取り決めを

行っておくとスムーズです。

例えば、関与先名　レシート　7月分として

入力後のデータの名前を設定して保存する

といったことが良いと思います。

保存先はもちろんクラウドサービスの

関与先ごとのフォルダになります。

こういったことを業務フローに落とし込み

共有しておくと良いかと思います。

テストケースを実施する

いきなり本番として実行する前に

テストケースを実施すると良いです。

テストケースを実施する意味としては

業務フローの確認と修正の確認となります。

また外注さんが作成してくれた

データの確認も同時に行えます。

業務フローの確認はボトルネックになる

箇所がないかどうかの検討です。

想定できることとしては

スキャナーが事務所で1台しかないので

担当者が思ったときに資料をデータに

することができないなどですね。

設備投資としてスキャナーは

必要になるといった修正検討があります。

データの確認についてもどうやって

確認することになるのかを実験します。

基本的にはPDFの資料と入力データの

突合せになると思います。

入力データの出来具合によって

外注さんへさらに指示が必要

ということもあるかもしれません。

または外注さんが理解していない部分を

知るきっかけになる可能性があります。

編集後記

今回の記事を書いた理由としては

私が外注さんに依頼することになったので

検討したことをまとめたものです。

どんなお仕事であったとしても

上記のように検討をする必要が

あると思います。

やってもらうお仕事を基に

提供する資料、ツール、共有方法など

検討することになります。

業務フローも検討をしておかないと

うまく外注さんとやり取りができない

といったことがあります。

上記のことが慣れてない場合には

一度紙に書きだして検討することで

発見があると思います。

では税理士・行政書士の齋藤幸生でした！！

それでは、また！

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この記事は、その時の状況、心情で書いています。
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