税理士業におけるITの導入を税理士が解説
こんにちは！
税理士・行政書士の齋藤幸生です！
今回は・・・
税理士業におけるITの導入を税理士が解説する記事です。
税理士さん向けの記事になります。
それでは、スタートです！！
税理士業におけるITの導入は目的を明確にする
税理士業におけるITの導入は目的を
明確にすると分かりやすいです。
例えば、電子申告です。
電子申告をすることで何が起こるかを
明確にしてみます。
①紙で郵送提出しないので郵便代がなくなる
②いつ申告を行ったのかが明確になる
③保存をデータで行うので保存スペースの削減
④確認もデータで行えば紙の削減になる
大雑把に考えてみましたが
色々なことが起こることが分かります。
電子申告を行うことで一番のメリットは
郵便代の削減だと思いますね。
申告書を郵送提出する場合には
基本的に簡易書留で行うことが
想定されます。
簡易書留では通常の郵便代に上乗せして
郵送代がかかりますね。
また控えとして返信する郵便代も
かかります。
郵送するにも封筒が必要なので
送るときと返信用とで2通必要です。
お客様へ控えを渡すときは
紙で返却することになります。
この点、紙だと無くしてしまう
といった事故が発生するかもしれません。
ですから税理士事務所には書棚とは別に
関与先ごとの申告書の書棚があって
申告書を保管することにもなりますね。
電子申告を例示して考えてみましたが
ITの導入で削減効果が色々と出てくる
可能性が見いだせます。
目的を明確にするということは
この様なことになります。
導入した方がよいITとは？
税理士業にとって導入した方がよいITとは
次のようなことです。
- 電子申告
- データ保存のためのクラウドサービス
- お客様とのやり取りのためのSNS
- オフィスソフト全般
- セキュリティソフトの導入
- WIFIと無線LANの導入
といったところが初級編として
考えることができます。
電子申告は先ほど述べた通りです。
データ保存のためのクラウドサービスは
保管するべき資料をすべてデータにしたときの
保管場所の確保です。
月額課金や年課金になりますが
安価なので導入すると効果的です。
問題は保存方法になるかと思います。
保存方法は今回の内容と異なりますので
またの機会にまとめてみたいと思います。
お客様とのやり取りのためのSNSは
メールでも事足りる場合がありますが
チャットのサービスを使うことで
より効率的な会話ができることがあります。
この点、お客様からの回答へのスピードについて
お客様と税理士との間で温度差があるので
そのための措置となります。
温度差とはお客様は質問の回答を
すぐに欲しいと思っていても
質問を受けた税理士側が明日でも
いいかなと考えて時間をおいて
回答してしまうといった温度差です。
お客様とのやり取りは顧問契約解除に
繋がる可能性が高い原因になりますので
スピード感をもって対応するために
チャットツールを使うと良いかと思います。
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オフィスソフト全般とは
ワード、エクセル、パワーポイントなどの
ソフト全般ということです。
ITに詳しい税理士さんだと
見やすい資料をオフィスソフトで
作成する税理士さんがいますね。
この様な見やすい資料の作成に使いますし
会計ソフトへのデータのインポートには
エクセルのCSVデータを駆使すれば
効率的な記帳業務ができます。
普通に使っているとは思いますが
意外に使い倒していないことが
オフィスソフトになると思います。
セキュリティソフトはなんでも良いとか
windows defenceでも問題ないなどが
言われることがありますね。
セキュリティソフトは外部からの
情報搾取を防止することになります。
この点、WIFIと無線LANの導入について
重なることがあります。
無線LANから外部の侵入が想定できますね。
こう考えるとセキュリティソフトの重要性が
増してくると思います。
セキュリティソフトがどれでも良い
ということではなく事業にあった
セキュリティソフトを使うことで
侵入リスク低減を行うことができます。
業務を分割する手法を身に着ける
ITを導入する場合には目的を明確にする
ということが大切であると述べました。
目的を明確にする手法として
業務を分割する手法があります。
郵送申告を例に考えてみます。
次の業務が存在します。
①税務ソフトでの申告書の印刷
②会計ソフトで決算書を印刷
③①と②の提出資料の確認
④封筒を用意して税務署、都道府県税事務所、市町村への封用を用意
⑤④の宛名と住所を記入して確認
⑥返信用封筒の用意と事務所の宛名と住所を記入と確認
⑦④へ提出資料を⑥のそれぞれの封筒に入れ内容を確認
⑧⑦にのりをつける
⑨郵送記録簿に内容を記入
⑩簡易書留郵便の準備
⑪現金と申告書類の封筒をもって郵便局へGO
⑫郵便局で簡易書留郵便として配達依頼
⑬郵便局から事務所へ戻る
上記のように13工程が必要になります。
電子申告を導入することで
郵便代だけではなく人の時間も削減できる
ということが分かると思います。
ITですべてが解決するわけではありませんが
業務を分割することで無駄な部分を
洗い出す手法になります。
こうしたことを身に着けると
ITをどこに導入すれば良いのかわかります。
ITでどこを解決したいのかが分かるので
ITを調べるときにも役に立ちます。
編集後記
クラウド会計の導入を入れなかったこと
について疑問があると思います。
クラウド会計は導入するメリットと
デメリットの両方があるのであえて
今回は避けました。
クラウド会計では関与先が入力したものを
すぐに確認することができるので便利ですが
インストール型のソフトでもメールを使わずに
同じようなことができます。
クラウド会計は会計ソフト部分だけを使う
といった使い方は意味がありません。
同時に契約が行われるバックヤード業務の
ソフトすべてを使いこなすことで初めて
クラウド会計の効果が発揮されるのです。
この様な導入について顧問税理士が
アドバイスなどをする必要があります。
基本的には顧問料とは別料金でないと
割に合わないサービスになります。
では税理士・行政書士の齋藤幸生でした！！
それでは、また！
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この記事は、その時の状況、心情で書いています。
また、法令に関しては、その後改正された場合には、
異なる取り扱いになる可能性があります。
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