建設業における工事台帳と予実管理で請け負う仕事を判断する

こんにちは！

税理士・行政書士の齋藤幸生です！

今回は・・・

建設業における工事台帳の作成を通じて

予実管理と請け負う仕事の判断ができるという記事です。

中小企業で一般的にみられるのは

工事台帳は作成しているけれども

それを活かしきれていないことです。

というのは工事台帳で現場ごとの収益の確認だけに

留まっているからですね。

工事台帳を使って予実管理やお仕事の受注判断が

きることになることを解説します。

それでは、スタートです！！

工事台帳で管理する内容

工事台帳を作成する意味としては現場管理です。

まずは工事台帳で管理する内容を解説します。

工事台帳で管理する内容は以下の通りです。

・契約金額

・売上高

・材料費

・外注費

・人件費

・その他現場経費

・現場ごとの利益

ということになります。

契約金額は請負契約時点で分かりますので

こちらは工事台帳に記載しておけば良いのです。

売上高は請求ごとに記入してそれを集計することで

管理を行うことができます。

材料費や外注費も売上と同様で請求された都度

記入していって集計していくと管理ができます。

人件費は現場ごとに投入した従業員の給料や社会保険を

記入していくことで管理ができます。

なるべく会計と一緒にしたいので基本的には

支給した都度、給料は総支給額、

社会保険料は会社負担分を記入していきます。

その他経費とは、車両費、備品工具など

現場で必要となった材料費、外注費、人件費以外の費用です。

建設業では材料や消耗品は転用するのが普通ですが

購入した現場での費用として考えて差し支えないです。

転用があったとしても経費を他の現場に付け替えて

記入するといったことは致しません。

上記をまとめた表をエクセルやクラウドサービスを

使って工事台帳を作成することで現場ごとの利益が

月次で確認することができます。

昔と違って今はITツールが発達していますから

ITツールを使った管理を導入することで

工事台帳の作成作業時間の短縮が考えられます。

予実管理で請け負い前と請負後を比べる

予算の作成について

予実管理とは予算と実際の数字を比較検討することです。

予算は現場ごとに工事台帳上で上記の内容の金額を

予算として記入することです。

そして、実際に始まった現場での金額を記入していくと

予算と実績の比較である予実管理をすることができます。

予算編成をしても仕方ないと思われている社長さんが

なぜか多いのですが・・・

予算のための金額は根拠を持って決めないといけません。

理由は建設業では契約金額の頭打ちがある契約となる

場合があるからです。

つまり、もらえるべき収益が決まっていて

その収益以上に現場のコストがかかると赤字現場です。

元請と太いパイプを持っていなければ

赤字現場の補填を他の現場で行ってもらえる

ということはないと思います。

予算は赤字現場となることを避けるために

行う手段の一つであることに留意してください。

予実管理の方法

予算の金額も工事台帳に記入すべき項目ごとに

金額を埋めていきます。

さらには回収と支払サイトでそれぞれ

回収できる金額、支払う金額を記入しておくと

現場ごとの資金管理があらかじめ見えるので

資金繰り対策としても使えて便利です。

そして現場が始まったら実際に得た収益、経費と

予算で記入した収益、経費をそれぞれ比べます。

そうすると何が違ったのかが分かります。

実際の金額は実際に発生した金額となるので

甘くなるということはありませんが・・・

予算の金額は甘くなることがあります。

ですから、このくらいの収益はあるだろう

これくらいの経費がかかるだろうということでは

予算ではなく、絵に描いた餅です。

そうしないために、予算では根拠がある金額を

記入していくことになります。

予算の根拠で受注するかどうかを判断できる

予算編成に慣れるまで

どのような事業でもありがちなのですが

知っている業者にお仕事を依頼することが

頻繁に行われていると思います。

建設業でも同様のことが起こります。

この点、知っている業者で毎回依頼していると

値引き交渉を行っていないことがあります。

請負契約で在庫一式の契約の場合には

材料費の負担が重くなることがあります。

また外注費についても一定の単価があるので

値引きができないといったことがあります。

予算の金額を決めるときにこうしたことを

前提にした予算で金額を決めていくことは

悪いことではないですし、根拠もあるので

初めのうちはこれでも問題はありません。

予算の金額さえ決めずに与えられたお仕事だけで

何とか食いつないでいくということが多いのが

中小企業ですからお仕事を受注する、しないの判断が

そこにはありません。

まずは、上記の様な事でも良いので

予算を作ってみて本当に受注しなければならない

現場なのかを判断できる材料を自社で作ると

良いかと思います。

予算を交渉に活かす

予算を作成することに慣れたら

次の段階へ移行していきます。

知り合いの業者だけで現場をやって行くと

間違いなく赤字となるといったことが起こります。

このときには２つ選択肢が出てきます。

受注する、受注しないということです。

現実問題としては受注しないわけにはいかない

ということもあり得ます。

そうすると赤字案件をやらないといけないと

思われるでしょうがここからが予算の活用方法です。

黒字にする方法はないものかと考えるのです。

やり方は２つあって、両方とも試します。

自分で作成した実行予算を元請に持って行って

この様に赤字現場となるので契約金額を引き上げてほしい

という収益の増加を交渉する方法です。

もう一つは材料の仕入先、外注先にも値引き交渉します。

それと同時に人づて、ネットなどを駆使して新たな業者へ

見積をかけます。

こうすることで収益の増加ができる可能性ができますし

コスト削減もできる可能性が出てきます。

つまり、元請には赤字になる資料だけを見せて交渉し

コストダウンを図るという一挙両得を目指します。

会社としては儲けてなんぼですから

基本的にはコストダウンはいつでもできる状態にする

といったことが望ましいはずです。

中小企業では値上げ交渉や値引き交渉をしていない

といったことが往々にしてあります。

予算を作成する段階で黒字案件まで持って行ければ

あとは現場でさらなるコストダウンや効率化は

社長さんの腕の見せ所だと思います。

更なる利益アップを行うことができる

可能性が出てきます。

現場だけで何とかしようというのは

ちょっと傲慢です。

現場での努力と受注する前の交渉の２つを使って

会社の利益をアップすることを前提に事業をされては

いかがでしょうか？

編集後記

Go TOキャンペーンで日本がもめていますね(笑)

私は初めから使う予定がありませんし興味もありません。

ただ一法律家として考えるに平等ではないと思っていて

東京を発着するというやり方はおかしいと思います。

政策としても穴だらけですね

東京を発着するようにしなければ良いわけですね。

それにコロナ対策として東京を除外するなら

東名高速、東京都内の交通機関を素通りするであろう

旅行者が使うことを禁ずるのが普通だと思います。

コロナ感染を拡大させないという理由で東京を

除外することでちぐはぐな政策になってしまいましたね。

では税理士・行政書士の齋藤幸生でした！！

それでは、また！

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この記事は、その時の状況、心情で書いています。
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