中小企業向けクラウドの導入とデータ保存の方法を解説！

こんにちは！

ぼっち税理士の齋藤幸生です！！

今回は中小企業向けのクラウドの導入と

データ保存について解説していきます。

いまさら？・・・と思われるかもしれませんが

まだ導入をためらっている

うまく導入できていない会社もあると思います。

私が使っている経験を基に解説して

中小企業に必要なことを伝えていきます。

それでは、スタートです！！

クラウドの導入は何を基準にするか？

クラウドの導入について解説していきます。

クラウドの導入は何を基準にしますか？

次のような基準があると思います。

・価格が安い

・操作が分かりやすい

・データストレージ以外もある

・容量が多い

・データ共有がしやすい

大きく分けて５つくらいだと思います。

このうち中小企業を見ていると

自社の判断基準では価格の安さのみで

意思決定をしていることが多いと思います。

さらにクラウドサービスでは無料で使える

容量があります。

無料で使える容量内で使っている場合も

多いですね。

ですから実際にはデータ保存のためだけに

クラウドを導入しているケースがほとんどで

クラウドを効率的に使うことは意識して

いない場合が多いと感じます。

私はoffice365soloを使っています。

以下のサービスが使えることになります。

・マイクロソフトオフィス全般

・ワンノート

・ワンドライブストレージ（２GB）

価格は年間で13,000円くらいです。

私が契約時に考えていたことは

オフィス、メモアプリ、ストレージ３つが

うまく組み合っているサービスです。

無事、マイクロソフトのサービスを探して

一番自分の使うことに合っていると

判断して使い始めました。

では関与先を見てみると

上記のように使っているのかです。

使っているサービスがちぐはぐな

状態となっています。

ストレージはGoogle、オフィスはマイクロソフト

メールはGmail、ネット会議はSkypeといったで

使っているところが多いですね。

Gsuiteで契約しているところが多いので

全部googleであっても問題はないと思います。

すべてクラウドになってしまうので

オフィスはちょっとストレスになるかもしれません。

私は全部を統一した契約で使った方が良い

ということを言っているわけではないです。

その契約判断に当たって

どうやって判断したんだろうなあ？と

興味がありますね。

自分が理想とするサービスが無い場合には

確かに組み合わせて使うしか方法はないです。

まずは判断基準をどこに置くのかを

考えてみることが大切です。

データ保存は名前の付け方が重要

クラウドストレージを使ってデータを保存する

ということが一般的になっています。

このときにデータに付ける名前にまで

意識を集中したことはありますか？

あまり考えないでその場の勢いで名前を付けて

データを保存していませんか？

私はクラウドストレージを導入したときに

名前までは意識していませんでした。

そのうち関与先からデータを依頼されて

データを探すときになって初めて

あれ？

名前なんだっけ？

となりましたね。

昨今ペーパレスが一般的になってきましたが

データは保存するため以外に

探す手間を省くことで

時間効率を上げることができます。

ですからデータに付ける名前は

とても大切なのです。

私であれば顧問先によって名前の付け方は

ちょっと違うのですが

概ね、次のような感じで名前を付けています。

㈱○○ー確定申告書一式

㈲○○ー合計表2018年

などといったことです。

それと保存するフォルダも分けていますね。

分け方は西暦ごとに分けています。

ただ法人だと決算日に合わせて保存先の

西暦のフォルダは分けているのが現状です。

例えば2019年フォルダには2019年12月決算までの

関与先の資料を入れることになります。

当然ではありますが関与先ごとに

フォルダは分けて管理をしています。

税理士業の場合には法定書類（確定申告書など）と

月次関係の資料があります。

こちらも分けて保存を行っていますね。

クラウドストレージはデータを保存できて

紙を会社で保存することがないので

非常に便利なツールです。

しかしデータは使うときに探しますので

名前には統一性を持たせて探しやすくする

工夫も必要となってきます。

共有の考え方

クラウドを使うことで効率化できることは

内容を共有することができる点です。

メールであればCCやBCCで内容を共有して

話、やり取りを共有することができますね。

あとはデータ、編集しているオフィス文書なども

共有することが可能となります。

ただし共有することができる故に

最後に誰がデータをいじったのか

編集して保存したはずなのに編集されてない！

このような事故が起こるものです。

データの瑕疵が起こる原因を突き詰めると

・色々な人が編集できる状態にしてしまう

・編集したことをデータの管理者へ伝えていない

・いじって良いものだとみんなが思っている

このようなことが社内で思われているわけです。

データの共有は非常に便利なのですが

データを簡単にいじることができるので

編集するルールを作ることや

編集権限を与えない、つまり、

閲覧のみができるようにすることも

方法として考えることができます。

会社が大きくなるとチームで動いて

情報共有を図って資料も作成していく場面が

増えていくわけです。

共有については細心の注意が必要であることを

知って、どう対応するのかも決めておくことが

クラウドサービスを使うには必要です。

編集後記

今日は午後から訪問があって、

夜は支部の地区常会（飲み会）があります。

きっと初めて会う人ばかりなので

事務所の現状などを聞いてみようかと思います。

11月中に動いていたことがようやく本決まりと

なりそうなので、契約となって報告できる状態であれば

12月上旬くらいにご報告します。

ではぼっち税理士の齋藤でした～
それではまた👍

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また、法令に関しては、その後改正された場合には、
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