会計ソフトの実務上の目的と使い方を解説する！

今回は、会計ソフトの実務上の目的と

使い方を解説します。

税理士として関与していると、

会計ソフトの使い方がなっていなあ・・・

と思うことがあります。

一応説明はしますが、

経理担当者レベルだと煙たがわれます(笑)

使い方の説明をしても、経理担当者が

全くメリットを感じないのでしょう。

今回は、そのメリットも含めて、

会計ソフトの実務上の目的と使い方を

それぞれ解説しようかなあと思います！

それでは、スタートです！！

会計ソフトがある理由とは？

それでは、実務上の目的と使い方を解説する前に、

会計ソフトがある理由を解説します。

そうでないと、目的と使い方が分からないからです。

経理的な理由

IT革命以前は、会計ソフト自体はあったようですが、

専門性が高く、当時はまだフロッピーの時代だったと

聞きました。

ですから、中小企業では、紙の出納帳に金額を書き、

金額を集計して、試算表に落とし込むという

流れ作業がありました。

これでは、月次決算をするたびに

経理担当者が大変な思いをしますね。

それが２０００年のIT革命以降は、

記帳だけが経理担当者の仕事に残りました。

つまり、仕訳だけを行うということですね。

仕訳さえ、適切に行えば、自動的に

試算表に科目ごとの集計が行われて、

試算表を確認することができます。

まさに経理革命！！なのです。

因みに、一番シェアがあるとされる

弥生会計という会計ソフトがありましが、

こちらは弥生会計１９が２０１９年に

リリースされていますので、

ここ２０年くらいの話だと考えると、

IT革命で進歩がすごかったと思うことができます。

因みに現在は、AIの発達があり、

仕訳業務すら経理担当者の仕事から離れる

可能性が出てきています。

会計ソフトへの期待

さて、上記のように経理が依然と比べて

楽になるとすると・・・

会計ソフトへの期待は膨らむことに

なりますね。

現在では、クラウド会計がありますが、

財務分析などができるようになっているのは、

そのためです。

例えば、弥生会計のプロフェッショナルでは、

ABC分析、予実管理、推移確認、キャッシュフロー計算

CVP分析もついてきます。

さらに、クラウド会計では、銀行借り入れのための

支援ツールがあり、クラウド会計の数字と連動して

借入ができる金額を示すことができます。

このように、色々な機能が追加されて、

日々進化しているわけですね。

クラウド会計は、以下のものがあります。

実務上の目的と使い方

それでは、実務上の目的と使い方を

経理担当者にメリットがある形で解説します！

実務上の目的

まずは、実務上の目的です。

こちらは、経理担当者にとってメリットに

なりますので、重要です。

まず、会計ソフトを使うことで経理は楽になりました。

ということは、他の業務も兼ねることになろうかと

思うわけです。

例えば、総務ですかね。

年商が10億円くらいの会社でも、

経理総務合わせて3人くらいの会社が多いです。

年商が20億円くらいとなると6人ぐらいです。

業種にもよるわけですが。

そうなると、ただ単に経理担当者として、

入力しているだけでは、価値がある仕事を

していると会社は考えない可能性が高いです。

ですから、会計ソフトでできることを

提供するということになりますね。

それをすることで、会社からの評価も高まる

ということになります。

当然、能力給が今後導入されてきますから、

その時に給料アップの根拠して主張することができます。

まずは、債権債務の管理です。

回収と支払が滞ることは大変なことになります。

特に！債権の回収が滞っていないかを確認します。

それと予実管理ですね。

予算と実績が異なることが無いように

事業展開されているのかです。

中小企業だと、予実管理ができていません。

断っておきますが、もうけ過ぎても、儲けなくても

どちらでもダメなのです。

予算の通りに実績が管理できるのか？

ということが重要です。

予実管理を行うと色々と会社の中身が

見えてきます。

ぜひやってほしいと思いますね。

実務上の使い方

さて、上記は初歩の初歩ですが、

これを会計ソフトで行うことになります。

間違ってもexcelでやろうとすることは

ご法度です。

なぜなら、会計ソフトだけでできるものを

なぜexcelで行おうとするのか分かりません。

会計関係のデータは会計ソフトへ一本化して、

業務を効率化することが大切です。

つまり、会計ソフトについている機能は

使い倒すことになります。

上記であれば、債権債務の管理ですが、

基本的には会計ソフトの勘定科目に

補助科目を付けて管理します。

数字の消し込みで分かりにくいのであれば、

csvに出力して金額を消し込んで確認する

ということはありです。

このように、会計ソフトの補完的な使い方で、

excelを使うようにしてみましょう。

次は予実管理です。

こちらも会計ソフトについています。

必ず、毎月の予算を考えましょう。

この点、ただ前年対比と同じような形で

数字を入れていっても意味はありません。

予算を構築するには、順番があります。

①その年のbudgetはどのくらいのか？
⇒社長を含めて、上層部が決めます

②予算を各部門へ配分します
⇒部長クラスが予算を話し合って決めます

③毎月の数字を各勘定科目ごとに出します
⇒勘定科目が分からない場合には、シートと例示で
イメージを付けて解説した資料を配布します。

上記について、経理担当者がどこに関与するのか？

ということになろうかと思います。

①と③についてですね。

②は営業部門の予算配分合戦なので、

営業部門に任せます。

特に重要なのは①での経理担当者としての

分析能力と報告が命ですね。

経営層は基本的に絵に描いた餅で、

理想を求めますので、それを現実的な数字にする

分析と報告が必要です。

営業部門からは、予算を配分してほしいので、

実体のない利益目標が出されることがあります。

ですから、利益目標の根拠を紐解いていきます。

こうすることによって、会計ソフトへデータを

入力していって、予実管理を行います。

実務へ活かす会計データ

さて、中小企業では、会計データを活かしていない

ということが起こります。

税理士として何年か関与していると、

大体の業績推移が分かってくるので、

遠回しに、この時期は業績が下がりますよね

と申し上げて、暗に営業頑張れ！

売上を持ってきて！と思っていますが(笑)

基本的には、毎年同じようなもので、

改善されるということがありません。

経理担当者としては、上記の点を

改善してもらうように働きかける仕事が

あると思いますね。

そのために会計データを使うことに

なるわけですね。

例えば、３年くらいの推移表を会計ソフトで

見ていくと分かりますが、

売上が少ない月はありませんか？

それはなぜでしょうか？

逆に、売上が他の月に比べて増加している

という月はありませんか？

中小企業あるあるですが、

上場大手との取引がある場合には、

３月には売上が増加していて、

４-６月までは売上が下がるといった

傾向があると思います。

また、債権別にみていくと、

仕事を発注してくれる時と、

無い時の差が激しい得意先はないですか？

なぜそのようになっているのか

原因は追究しましたか？

とまあ、このように会計ソフトでわかることは

沢山あるわけですね。

売上をさらに伸ばすことができる

方策を考えることも経理担当者の仕事です。

上記のような考え方を提供するサービスは、

個別相談スポット業務

にて依頼を承っています。

初歩的な分析から専門的な分析、売上アップに

至るまでのお仕事の依頼は、

経営革新等支援業務

にて承っています。

編集後記

今日は、月次の締めを行います。

まあ、昨日でほぼ終わったのですが、資料整理ですね。

話は変わって、昨日、動画をアップしました。

依頼してはダメな税理士について解説した動画です。

税務判例100選に載っているものから構築して

解説しました。

ではぼっち税理士の齋藤でした～
それではまた👍

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この記事は、その時の状況、心情で書いています。
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