税理士事務所のIT導入への道【ITソリューション】




税理士事務所のIT導入への道

今回は、税理士事務所のIT導入を

考えていきたいと思います。

 

今回の記事を書くに当たっては、

私が最近ようやくマクロを導入して、

 

RPAについての知見をちょっと

書籍などで得たからです。

 

記事内容としては、初心者向けとなります。

 

それでは、スタートです!!

 

どの部分にITを導入したいかわからない

初めに感じることは、どの部分にITを

導入したらよいのかが分からないことが

問題として浮上します。

 

まずは、分からないことを知ってもらう

ということから始めたいと思います。

 

どの部分にITを導入?

それでは、ITを導入するとして、

どういった部分にITを導入するのか?

 

こちらを考えたいと思います!!

 

ITが得意なことは何なのかが

ヒントになります。

 

ITは、定型で、量が多いものを

処理することが得意です。

 

それと、当然ながら、PC上での処理に

限定されることになります。

 

つまり、データをどのように作るのかに

焦点を絞った考え方になろうかと思います。

 

この点、業務フローを見直すことに

なる可能性があります。

 

例えば、記帳代行では、直接会計ソフトへ

入力する業務が主流だと思いますが、

 

ITで効率化を実現するためには、

人間が直接会計ソフトへ入力する作業を

止めないといけない可能性があります。

 

記帳代行についての効率化のヒントは、

後述します。

 

このように、記帳代行を例にして、

モヤっとした説明なりましたが、

 

とどのつまり、大量に処理をするところに、

ITを導入することで結果として効率化を

実現することができるわけです。

 

 

ITは我慢も必要?

ITの導入について知っておきたい

ことがあります。

 

それは、最初は我慢が必要ということです!

 

よくあるのが、ITの導入はしたけれど、

その操作に慣れず、導入を断念してしまった

ということがありませんか?

 

例えば、クラウド会計が最たるものでは

無いかなあと思います。

 

入力は正直やりにくい、レスポンス悪い、

入力するたびに試算表は更新しないといけない

など、税理士事務所から見ると、

 

おおよそ、効率化に資するとは

思えない代物だと思っている人も

多いかと思います。

 

ここから得られるヒントとしては、

今までの業務スタイルでは、

効率化できないことを示唆しています。

 

要するに、クラウド会計は直接入力するな!

ということなんだろうと思います。

 

そして、業務フローを見直して、

どうやってすぐに試算表に反映させる

データを作るのかという問題へ

頭を切り替えろ!ということなのです。

 

ですから、我慢が必要なのです。

 

 

IT導入への道

さて、IT導入への道として考えます!

私の導入事例を参考に書いていきますので、

今後は、このような導入が主流になると

私は思っています。

 

記帳代行は入力しない?

それでは、私の導入事例です。

私は会計ソフトへ直接入力しません。

(自分の記帳は直接入力しますが)

 

仕事として、記帳代行を請け負うと、

1ヵ月、3か月、1年間など

ボリュームがある資料となります。

 

入力量が少なければ、直接入力した方が

確かに早いですが、貯めてしまうと

量が多くなります。

 

私は、上記のことから、直接入力を止め、

excelで会計データへ取り込むことに

しました。

 

ここまではやっている税理士先生も

多いかと思います。

 

問題は、入力して、会計ソフトへの

インポートデータへ変換させる一連の

動作についてです。

 

ここに業務効率化があると思います。

私は、excelのマクロをインポートデータ

作成のところに入れてみました。

 

今までは、インポートデータとなる部分を

マウスでドラッグ&コピーして、

新規のexcelを開いて、張り付けして、保存

という流れを繰り返していました。

 

これが、1分くらいはかかり、

修正箇所を忘れると、戻ってやり直して

とやっているとなんだかんだで5分くらいは

経過しているときがありました。

 

マクロでデータ作成をやってみたところ、

一瞬でインポートデータが出来上がりました!

 

効率化とはこのようにやるのだ!

とexcel先生に教えてもらった気持ちでした。

 

 

 

 

 

導入するときの注意点

まあ、すでにマクロを用いてやっている

税理士先生におかれましては、

そんなことか・・・と思われるかもですが、

 

私にとっては、衝撃的でした。

ここで、ITを導入時の注意点を

解説しておきます。

 

適切なデータを作る

効率化を実現させるためには、

適切なデータを作ることが大切です。

 

中でもヒューマンエラーを起こしやすいのは、

上記の私が行った記帳代行効率化では、

入力の業務ですね。

 

ですから、日本語で打つところ、数字を使うところ

などをピックアップして、ヒューマンエラーが

出ないようにソフト側で設定をすることになります。

 

また、データ作成についても、

関数を使う場面がありますが、

 

こちらもエラー値が出ないようにあらかじめ

設定を行う必要がありますね。

 

 

業務フローを分けて考える

ITを導入するときに、適切な導入をしないと

業務効率化をすることができません。

 

ですから、業務フローを分けることになります!

 

記帳代行を細かく分けていきます。

①依頼者から資料のもらい受け
②資料のチェック
③資料のデータ化(OCRやPDFなど)
④資料をexcelへ入力
⑤インポートデータへ変化
⑥インポートデータを会計ソフトへインポート
⑦試算表のチェック

 

ここで考えてほしいのは、私が導入したのは、

⑤についてだけということですね。

 

税理士としては、どのような資料をもらえば

記帳代行をすることができるのかは分かりますので、

⑤を効率化しただけでも効果はあります。

 

ただ、税理士事務所という組織となると、

経験者、未経験者などがいるわけです。

 

そうなると、ボトルネックは①~⑦のすべて

ということになろうかと思います。

 

ここで、①~⑦についてどの部分にITを

導入すれば良いのかを検討することになりますね。

 

私だったら、①と②はマニュアル化しておきますので、

ITの問題ではないです。

 

③については、人間が行わないとどうしようもない

ところになりますので、ITの問題ではないです。

 

私であれば、データの入力についてはITを

活用することになります。

 

OCRなどのデータからCSVへデータ化して、

excelの入力データに張り付けて、完了させます。

(現状、これもやっていますね)

 

⑤はマクロを組んで、対応していて、

⑥と⑦は人がやることになります。

 

現在、RPAが流行っていますが、

実は⑥についてはRPAで行うことができ、

そのように行動するソフトを構築すれば

行うことができます。

(私は今後、そのソフトを作ってみようかなあと
思っているところです)

 

⑦は人間の仕事になりますね。

ただAIでできないのかというと、

マイナス残高をチェックしてねといった

チェックの補助はAIでもできます。

 

このような機能は、現在クラウド会計のfreeeに

搭載されていて、現在は無料で使うことができます。

(2019年7月25日現在)

 

 

修正は導入後少しずつ行う

さて、ITの導入後は継続するだけで良いのか?

と思うかもしれませんね。

 

この点、私も導入したばかりなのですが、

どうやらそうでもないようです。

 

例えば、今後は消費税に軽減税率が

導入されることになろうかと思います。

 

そうすると、一つのレシートであっても、

2つの取引に分ける、振替伝票入力が必要

といったことが出てきますね。

 

つまり、資料のデータ化をするときに、

金額をそのまま使えない場合も出てくる

ということです。

 

こうした仕事の大きな変化が生じる場合など、

修正が適宜必要になってきます。

 

それに、もっと効率的な業務フローを

構築することができた場合には、

その方法を使うことが良いわけです。

 

時代や業務に合わせて、ITを変えていくことが

今後も求められるようになります。

 

 


編集後記

今日は午後から訪問となります。

訪問までは、請求書システムの構築を

やってみようかなあと思います。

 

現在はMisocaを使って請求書を作っていますが、

こちらをマクロを用いた請求書システムへ移行しようと

思っています。

 

今年中には、請求書システム⇒仕訳データ

⇒インポートデータ⇒RPAで取込

といった流れまで導入できればなあと

思っています。

 

 

ではぼっち税理士の齋藤でした~
それではまた👍

 

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この記事は、その時の状況、心情で書いています。
また、法令に関しては、その後改正された場合には、
異なる取り扱いになる可能性があります。

 

 




ABOUT US

創業・起業支援、税務調査に特化した新宿区の税理士です! 今までは、海外から日本へ進出する会社様の創業・起業支援を行ってきました!また、外国法人や外国法人の子会社の税務調査に対応してきた知見(国税局・特別国税調査官・通常の調査官への対応経験)を生かして税務調査対応も支援しています! ブログの運営方針は、0to1になるような情報発信をしていきます!