毎月の試算表は5日以内に作成

突然ですが、

皆さんは試算表を何日で作成してますか？

1ヵ月遅れ？2か月遅れ？

業種業態によって異なります。

現在ですと、人手不足なために

遅れ気味・・・ということもあると思います。

私の個人的な考えではありますが、

毎月の試算表は月初から5日以内に作成して

経営に活かすということです。

なぜ5日以内なのかというと、

試算表は早ければ早いほど、

経営に活かすことができるからです。

今回は、月次決算の早期化という点から、

考えてみたいと思います。

それでは、スタートです！！

試算表が1ヵ月遅れてませんか？

さて、現在のあなたの会社、事業では、

試算表の作成はどうなっていますか？

試算表が1ヵ月遅れ・・・

なんてことが起こっていませんか？

私の顧問先でも、このようなことは

常態化している状況です。

試算表を作成しないよりはましかなあ

ということで、毎月試算表を作成してます。

1ヵ月遅れると、どうなるのかというと、

社長もあまり真剣に聞いてくれない

ということが起こりますね。

1月の試算表を2月の終わりごろに

説明しているわけですから当たり前です。

いわゆる記帳代行を外注している場合には、

こういったことが頻繁に起こっています。

では、会社で月初から5日以内に作成できるのか？

この問題も見逃せないと思います。

まあ、できません・・・

1か月半はかかっていることが常態化していて、

なかなかうまくいかないことが多いです。

なぜこうなるのかというと、

結論としては、優秀な経理さんがいないからです。

優秀な経理さんがいると、

目標にあった経理をしながら、

自社の月次決算を早期化してくれますし、

他のことも仕事としてやってくれます。

ほとんどの会社や事業をやっている方たちは、

なぜか、経理・会計にお金をかけたがらない

傾向があります。

しかし、自分の会社のお金周りの管理に

お金を支払わないで、どうやってお金を増やそうと

考えているのか不思議ですね。

経営のための基礎資料として試算表を使うことで

より、事業を発展させることができる可能性が

あるにも関わらず、放置プレイされている。

そんな状況が中小企業にはあると思います。

月次決算の早期化

それでは、月次決算の早期化について

考えたいと思います。

月次決算の早期化のゴールはどこなのか？

これを明確にしないといけません。

当月の試算表を翌月の5日以内に作成する！

これがゴールであり、始まりです。

当月の試算表を翌月の5日以内に確認できれば、

翌月である今月に、どうやって行動したらよいのか？

という指針がある程度見えるからです。

例えば、売上が落ちていないか？

外注がかかりすぎていないか？

特別な売上があったので、その月だけ

数字が良くなっていないか？

など色々考えることができると思います。

要するに、前月の試算表を月初に見ることで、

試算表を確認している月の行動計画に

活かすことができるわけです。

ですから、経営に役に立ちますよね？

ということを私は申し上げています。

また、確認する場合には、大きな視点が必要です。

勘定科目一つずつを確認するわけではなくて、

トップラインである売上高、仕入などの売上原価、

在庫、営業利益までを確認します。

お金周りは、手許現金、普通預金、売掛金、受取手形

買掛金、支払手形、未払金、短期借入金の残高を確認します。

これだけで良いわけです。

勘定科目がどこにあるのかを知っていれば、

全く難しくない確認だと思います。

上記の科目を確認する理由は、

超短期の状態を確認して、短期的な行動計画を

立てていきながら、年間の行動計画を

現実に合わせてほしいからです。

年間の経営目標のような行動計画がなければ、

まずは月次単位でやればよいと思います。

一番まずいのは、試算表を作らずに、

手探りで経営をしていることです。

中小企業だと、こういったことが非常に多いですが、

昔から現在に至るまで、そんなに手探り経営が

うまくいくということはありません。

ですから、月次決算の早期化は経営の必要条件だと

思います。

月次決算の早期化のやり方

月次決算の早期化のやり方について、

ノウハウ的な項目となります。

先ほど、月次決算での確認するべき

勘定科目を挙げました。

その勘定科目を作成できるように試算表を作成すれば

良いということになるわけです。

試算表を作成するには、

作成する順番がありますので、

それを順番の通りにやっていくだけです。

手順は、次の通りです。

①普通預金の処理

②手許現金の処理

③受取手形と売掛金の処理

④支払手形と買掛金の処理

⑤未払金の処理

⑥短期借入金の処理

以上の処理を行うことで、

先ほどの確認事項について確認できる

試算表は出来上がります。

なぜ、これで損益計算書部分も出来上がるのか

という理屈は、今回の記事の内容ではないので

割愛いたします。

ただ、現実的には、上記の勘定科目に入れる資料を

会社はいつまでに作成して、経理さんに渡すのか？

ということになりますね。

普通預金や現金は、毎日処理できるとしても、

受取手形や売掛金、支払手形や買掛金は

自社内、外部の影響を受けることがありますので、

ある程度の見積金額で計上することも必要です。

実際には、外部からの請求書は、

月末に発送していたとしても、

到着に2日くらいはかかることが普通ですが、

メールなどで先に請求書をもらっておくなどの

工夫は担当者ベースでやっておいても良いと思います。

また、請求書の作成は、中小企業だと経理さんの

お仕事になっている場合もありますので、

そのためのデータなどは、早めに集める協力を

社内で構築してい置くことも大切です。

加えて、従業員の経費精算は締め日によっては、

試算表作成の日程を圧迫することがあるので、

給料と同じ締め日の方が給料の支給と一緒に

行うことができて便利だと考えます。

このように、社内でできるだけ試算表作成にとって

障害となる部分は取り除いておくことです。

ぼっち税理士は月次の数字がいつわかるのか？

過去ににも、自分の月次決算について

ブログに書いたことがありますが、

私は、月次が月末で締め終わるので、

当月の試算表は当月で確認できます。

すでに、3月の日程は今日含めて7日だけですが、

請求書は定型で自動的に作成できるので、

それを臨時で請求する部分については、

臨時請求部分を足して請求書を作成します。

経費部分は、毎日経理なので、

基本的には資料をためて入力することはないです。

また、現金は持っていない状態にしていますので、

帳簿上の現金はないことになっています。

経理の自動化はやっていないのですか？と

聞かれることがありますが、やっていません。

毎日経理をする場合には、自動連係して、

確認してといった方が工数と時間がかかります。

毎日やっていれば、自分で入力することになるので、

その場で入力、確認して終了です。

量は事業自体がミニマムサイズなので、

少ないということになります。

ただ、税務上の要件としては、

紙ベースでの保存がありますので、

事業に関する資料は紙で保存を行っており、

そのための資料の作成時間は月末に取っています。

ミニマムサイズなどの事業規模に関わらず、

月次決算でやることは一緒です。

ぜひ、月次決算の早期化を目指してほしいと

考えています。

編集後記

今日は午後から顧問先へ訪問ですね。

2月の月次の説明に伺います。

まあ、きちんとした経理さんがいない会社なので、

こういった状況なんですよね。

3月の数字についても聞いてこようかなあと

思っています。

ではぼっち税理士の齋藤でした～
それではまた👍

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また、法令に関しては、その後改正された場合には、
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