【年末年始休暇後】士業はいきなり仕事を始めない。まずは仕事の確認から!




年末年始休暇後

年末年始休暇を満喫していた後にやってくる

仕事始めはかなりつらいものです。

 

ずっと仕事をしていない状態からいきなり

仕事をするモードになるので、

心と体がついていなかないと思います。

 

私は年末年始の休暇が明けた後にやっていたことは、

まず仕事の確認をすることでした。

 

一体何をどこまでやって年を越したのかを

確認するようにしていました。

 

この準備として休暇前に担当先ごとに持ち越す仕事を

まとめていましたね。

 

これをやるメリットは、仕事始めで何からやるのか

分からない状態を防いで、早めに仕事モードへ変わる

ようにすることです。

 

仕事モードになったらこちらのもので、仕事をいつも通りにする

準備が整ったということになりますね。

 

それでは、年始の仕事始めについて考えてみたいと思います!

 

仕事始めは仕事の確認をやる

仕事始めは仕事の確認をやりましょう!

どのように仕事の確認をするのかは、

2つ考えられます。

 

・年末に仕事の進捗を確認して記録していた場合

・年始に出社していきなり確認する場合

 

上記を比べると効率的なのは当然、年末に進捗把握を

していた場合です。

年末に進捗を把握していた場合

まずは、年末に進捗を把握していた場合について

考えてみたいと思います。

 

進捗の把握の仕方については、千差万別なのですが、

原則的にはやっている仕事全部について進捗を

把握しているということが前提です。

 

進捗把握の仕方は自分の感覚レベルで大丈夫です。

もし、可視化したいのであればガンドチャートで

やってみると良いかもしれませんね。

 

私がやっていたことは、担当先ごとに進捗をwordにまとめて

仕事始めにそれを確認する方法でした。

 

どこまでやったのか、何をやったのかということを

書いておいて、次の工程に進んでいきましたね。

 

このやり方は士業で働いている人にオススメな方法です。

 

なぜかというと、士業は良くも悪くも専門特化していて、

それゆえに業務フローになれると仕事を早くできます。

 

また、進捗把握も難しくなく、次の工程に進むことが

容易にできる傾向があります。

 

年始に進捗を把握する場合

それでは、年末に進捗を把握していない場合もあります。

このような場合にはどうしたら良いのか?です。

 

まずは、進捗把握をすることになりますね。

何をどこまでやったのかということです。

 

後述しますが、いきなり仕事を始めてはいけません。

漏れ、ミスにつながります。

 

ですから、年末の自分がどこまでやったのかを

思い出して仕事の確認をすることになりますね。

 

これができてから、仕事に取り掛かることになります。

こうした順番をまずは作っていきましょう!

 

それで仕事の確認なのですが、漏れなく確認したいので、

担当ややっている仕事について確認を行います。

 

この時には必ずwordやexcelで誰が見てもわかるように

書いておく必要があります。

 

PCで作るのが面倒であれば、紙に書いていっても

問題はありません。

 

あと念のため申し上げると、このような作業に理解がない

士業事務所の所長がいますので、こっそりやりましょう!

 

あまり、口うるさくない所長であれば堂々とやっても

構わないと思いますが、一応注意事項ですね。

 

まとめる書式、方法はどのようなことでもかまいません。

自分が後で見てわかるようにしておけばいいのです。

 

書式が良く分からない、考えたくないのであれば、

ガンドチャートをオススメしますね。

 

工程ごとに自分で分かる名前にして、工程が終わるたびに

矢印やexcelのセルをぶりつぶせば簡単に進捗把握ができます。

 

ガンドチャートは検索するとすぐに出てきますので、

ちょっと作成してみるのも良いです。

 

 

いきなり仕事を始めると漏れがでる

いきなり仕事を始めると問題が・・・

さて、ではいきなり仕事を始めるとどうなるのか

ということを解説していきたいと思います。

 

仕事始めでいきなり事務所へ出社して仕事の確認をせずに

仕事を始めると仕事の確認をしながら仕事をする

いわば振り子のような仕事になってしまいます。

 

この状態は最も危険な仕事のやり方です。

一つの仕事だけに絞って仕事をしていないので、

 

いつも何かに追われているような状況となり、

心理的にプレッシャーがかかりますし、

自分で忙しい状況を作ってしまいます。

 

これでは、仕事がうまくいきません。

上記の状態をマルチタスクと勘違いしてはいけません。

 

マルチタスクとは、いろいろな仕事・案件が同時進行で

行われていることです。

 

確認しながら仕事をするということではない

という点に注意です。

 

仕事は書くまでぶつ切りに考えないといけません。

確認中は確認だけに集中、作業は作業に集中です。

 

確認と作業を同時進行でやるにはある程度の経験や

精神的な平穏が必要です。

 

仕事に追われているような状態の人間は絶対に

やってはいけないと思います。

 

 

 

仕事に漏れが出るとミスも誘発する

それで、上記のように確認と作業が同時進行して

いるような状況では当然仕事の全体像を把握している

ということはあり得ません。

 

ですから、仕事に漏れが出てくることになります。

それを挽回するために戻って仕事をやって、

 

そうすると先ほどまでやっていた仕事が不安になり、

やっていた仕事を確認することになりますね。

 

当然漏れがないかどうかを確認しながらやっていくので

漏れの確認に重点がいき、ミスに気が付かないです。

 

仕事上での確認する意味はミスを防止することで、

自分の仕事に漏れがあるかどうか確認することではありません。

ここまでくると働くこと自体がしんどくなってきますね。

 

私は実際にこのような事態を経験しています。

最初の税理士事務所へ就職した時に経験しました。

 

知識だけあればなんとかなると思っていたのですが、

仕事のやり方も重要なことに当時ようやく気が付きましたね。

 

この経験があったからこそ、仕事の進め方、やり方に

注意を払うことができるようになったのだと思います。

 

まずは心と体を仕事モードへ

それから仕事始めでは心と体を仕事モードへ

移行するということも重要だと思います。

 

これはある程度経験と年数が備わればあまり

重要ではなくなるのですが、20代から30代前半までの

人たちに必要なことなのではないかと思います。

 

どうして仕事モードへ移行することが必要なのかですが、

年末年始の休暇中は遊んでしまって仕事との距離ができます。

 

そういった状況だとちょっとした夢見心地状態なので、

いきなり仕事と言われてもなかなか始められません。

 

頭では仕事をしなくてはいけないことはわかっていますが、

心・体が仕事に向き合っていない状況なのです。

 

ですから、本格的に仕事をする前に準備運動が必要なのだと

私は思っています。

 

私の場合には仕事の確認や全体像の把握といったことを

やっていましたね。

 

ですから、仕事をやる前に仕事の内容を確認することで

やることを絞り、まずは夢見心地でもミスなくできる

簡単なことから始めていました。

 

そうやって少しずつ仕事に慣れさせていくことが

夢見心地の状態から脱出するには良い方法です。

 

まあ、年配の人からは何を甘いことを言っているのだ!

とお叱りを受けてしまいそうですが。

 

仕事にならない状態なので仕方ありません。

運動する前の準備運動が必要ということです。

 

仕事始めは準備と確認がコツ

毎年仕事を始めを経験していくと、

準備と確認がコツなのだとわかってきます。

 

準備とは仕事の進捗把握のことで、

確認とは仕事の全体を判っている状態です。

 

これがあると漏れを最初に防ぐことができます。

ミスは完成品の確認をした時に見つけることができます。

 

仕事はフルマラソンに例えられると思います。

まずは準備運動、体を温めて、スタートラインから

一斉に走っていきます。

 

私が勤務時代の7年を振り返って仕事が下手だなあと

思った人の多くは、準備と確認をおろそかにしている人です。

 

いきなり結論を導き出そうとして仕事をやってしまうので、

ミスが増えますし、漏れも当然増えてきます。

 

何年かそういった状態で過ごしてしまうと

それが当たり前となってしまって矯正することが

難しくなっていきます。

 

仕事が下手ということは仕事ができないという烙印を

押されることとなり、仕事場にいることが苦痛になります。

 

そうならないためにもまずは仕事では準備と確認を

行って欲しいと思います。

 

 


編集後記

今日はちょっと外に出てこようかなあと思います。

ずっと家の中に引きこもっているものなんかもやもやするので。

 

昨日はようやっと自分の部屋の掃除ができました。

特に大掃除をやろうと毎年考えていませんが、

掃除をさぼっていたことは事実でした・・・

かなりスッキリした状態で新年を迎えられそうです!

 

 

 

では国際税務の税理士齋藤でした~
それではまた👍

 

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この記事は、その時の状況、心情で書いています。
また、法令に関しては、その後改正された場合には、
異なる取り扱いになる可能性があります。

 

 




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創業・起業支援、税務調査に特化した新宿区の税理士です! 今までは、海外から日本へ進出する会社様の創業・起業支援を行ってきました!また、外国法人や外国法人の子会社の税務調査に対応してきた知見(国税局・特別国税調査官・通常の調査官への対応経験)を生かして税務調査対応も支援しています! ブログの運営方針は、0to1になるような情報発信をしていきます!