【電子文書化のすすめ】まだ紙で業務ですか？データ保存で業務を効率化！

電子文書化で仕事を楽にしたいです！

このように思っている士業の方々は

多いはずです。

しかし、現実には実行していない、

使用とは思っているができていない

そういったことが多いと思います。

紙資料をデータ化することが目的ではなく

業務の効率性や資料を加工するというような

別のメリットもあります。

それでは一緒に考えたいと思います！

電子文書化のすすめ

電子文書化を私は顧問先にすすめる

ということが多いです。

電子文書化のメリットと注意点

まず、ちょっと電子文書化のメリットを

見てみたいと思います。

・会事務所基準で100社分10年以上のデータ
⇒280GBくらい

・紙の資料がなくなる
⇒書棚、キャビネットが減る

・紙がデータとなっている
⇒自席のパソコンで資料を確認できる

・データは加工が簡単
⇒データできれいに加工できる

以上のようなメリットがあります。

当然、注意点もあります。

・バックアップは必須
⇒複数のデータバックアップ体制

・データ加工のソフトが必要
⇒データを加工するので

・セキュリティ対策
⇒データなので流出したら大変

・スキャンが前提
⇒設備投資の必要性

つまり、紙資料をデータにすることと

データにした後ごとに注意点がある

ということなのです。

また、ちょっとしたITスキルも必要で、

拡張子、クラウド、データ加工ソフト

といった知識が必要となります。

加えて、ITガジェットといわれる

スマホ、タブレットなども使えると

さらに便利となります。

パソコンもデスクトップよりも

ノートパソコンが前提となりますし、

モニターも2台以上必要となります。

データ化した後を考える

単純に電子文書化といっても

紙をデータにするだけでは意味がないです。

それをどうやって使い、効率よく業務を

完遂するのかを目標にやることです。

紙をデータするだけで止まってしまうと

紙がデータになっただけで便利でも何でも

ありません。

紙ではできない、データ化することで

効率よく仕事ができるようにして、

無駄な時間を減らすことも重要なのです。

特に士業事務所は紙が多くないですか？

未だに行政機関、司法機関に提出するときは

紙ベース、FAXでしか受け付けてもらえない。

逆にそういった国の機関から受け取る文書は

紙で提供されるので紙が増えていく・・・

国側の措置はこちらではどうにもなりません。

しかし、士業の方は我々がどうにかできる！

つまり、自分でコントロールすることが

できるわけです！

それでは、電子文書化について解説を

していきたいと思います。

電子文書化を解説する

電子文書化する機材・サービス

電子文書化するためにはスキャナーが

欠かせません。

事務所経営をやっている方や法人では

複合機があると思いますので、

その複合機のスキャナーを使うことになります。

やり方は簡単で紙をセットして

スキャンをするだけです。

通常はパソコンや複合機の文書保存の

クラウドデータセンターに文書が保存され、

データ化した文書を見ることができます。

問題は私のように自宅兼事務所で

やっている方です。

通常は複合機なんて持っていません。

ですから、スキャナーを導入することに

なると思います。

私が使っているのは、富士通のScanSnapです。

私が持っているモデルはiX500となります。

どうしてこのモデルとしたのか？

というと、A4の文書がストレスなく

読み込めるからです。

複合機があれば毎分50枚くらい読み取れますが、

小型すぎると読み取りに時間がかかります。

iX500だと毎分25枚なので複合機よりは

遅いのですが、ストレスなく使えます。

また、電源ケーブルは有線ですが、

データ化の共有は無線でできる点もポイントが

高いと判断しました。

続いて必要な設備はモニターです。

私の知り合いの税理士たちの多くは

2つのモニター以上で仕事をしています。

事務所があれば3つでもいいのですが、

モニターアームなどの設置を考えると

自宅兼事務所だと2つが限界かと思われます。

モニターを導入するときの注意点としては、

接続プラグだと思います。

通常のモニタープラグはVGAプラグです。

デスクトップだとプラグの問題はないと

思います。

しかし、ノートパソコンだと変換プラグは

必要なのでどの変換プラグが必要なのかを

あらかじめ確認しておくことが良いと思います。

それと、ディスプレイの設定をしないと

パソコンは左右の判断ができませんので、

デスクトップ上で、右クリックして

ディスプレイ設定をすることを

忘れずに行うと使いやすくなります。

最後はバックアップ方法です。

私は複数のバックアップはしていません。

基本的にはどこまでやるかはご本人が

決めることが良いと思います。

バックアップとして考えられる

やり方としては、

自社サーバー、外付けHDD、クラウドサービス

この3つに絞られます。

事務所運営を長年やってらっしゃる

士業の人たちは自社サーバーを利用だと

思いますので、それを外付けHDDにコピー

さらにクラウドサービスへコピーが

常套手段だと思います。

私のように自宅兼事務所でやっている方は

クラウドサービスへのバックアップだけで

大丈夫だと思います。

心配であれば外付けHDDにバックアップも

兼ねておくとさらに良いと思います。

念のために申し上げておくと業務効率化も

兼ねるという観点からはクラウドサービスは

必ず導入することになります。

電子文書の管理ソフトなど

ここからは電子文書の管理ソフトを

見ていきたいと思います。

データ化した文章を加工する必要が

出てきますので、そのためのソフトの

導入も必要なのです。

3つほど紹介をします。

・Adobe Acrobat
・DocuWorks
・Ridoc Desk Navigator

私はAdobe Acrobatを使っていますね。

月額課金で1,580円となっています。

税理士界隈ではDocuWorksを使っている

人たちが多いですね。

確かに操作性が非常に可視的で加工を

しやすいからだと思います。

値段は12,948円でAdobeとそんなに

変わらないです。

Ridocはリコーのソフトで13,500円（税別）

となっています。

こちらもDocuworksと同じような仕様で、

加工編集できるソフトのようです。

ここからは便利なwindowsツールを

ご紹介いたします。

まずはSnipping Toolです。

これは、自分の好きな画面を切り取って

画像にしてくれるソフトです。

windowsに標準装備されてきます。

最初から範囲設定できるスクリーンショット

のような使い方ができます。

次は、拡大鏡ですかね。

文書を大きくすると戻す作業が必要です。

しかし、拡大鏡を使えばその部分だけを

拡大できますので便利です。

ショートカットキーは

windowsボタンと＋を同時押しです。

戻すときには、

windowsボタンとーを同時押しです。

タスクビューも使えます。

ショートカットキーは

windowsボタン＋Tabキーです。

ウィンドウを選択することを考えると

windowsボタン＋Tabキーのみで良いです。

Alt+Tabでも同様のことができますが、

こちらは切り替え用だと思ってください。

ちょっと使いにくいです。

文書の保存ルールの徹底をする

最後に電子文書化したら、保存をします。

その保存のルールを明確にしておかないと

大変なことになります。

どこに何があるのか、どの文章なのか

といったことが分からなくなり、

探す手間が増えて業務効率が悪くなる、

つまり、無駄時間が増えるのです。

ですから、保存ルールが必要なので、

それを徹底するのです。

会計事務所基準で申し上げると

保存ファイルは次のようになると思います。

㈱ABC商事（一番親のファイル）

このフォルダに資料、給料、決算書

といったものをやっておくといいかもしれません。

それと、それぞれのフォルダ内に年度を

設定しておくと見やすいのかなあと思います。

事務所で働いている人数が多ければ

多いほどこういったフォルダにしておく

ということが重要です。

対して、私のようにぼっちでやっている

士業も多くいると思います。

そういった場合には、私の保存のやり方として

顧問先資料フォルダと申告書・申請書フォルダを

それぞれ別にしています。

それで、顧問先資料フォルダは年度別で管理、

申告書・申請書フォルダは保存名で内容が

分かるようにしておくことにしています。

例えば、㈲QWE_2018年確定申告書一式

といった具合です。

税法上の電子帳簿保存法は対応しない

それでは、税法上の電子帳簿保存法は

対応しないことと、うまく利用する

ということを説明します。

電子帳簿保存法は適用しない

電子帳簿保存法については、

税金と資料保存とペーパレスを参考にしてください。

電子帳簿保存法について解説した部分が

ありますので。

電子帳簿保存法は導入ハードルが

非常に高く、メリットはないです。

また、タイムスタンプの金額も高いことも

非常に導入しにくい原因となります。

加えて税務調査で、調査官の調査をやりやすくする

といったデメリットがあります。

つまり、余計な言いがかりをつけられる

可能性が高まるのです。

ですから、申請件数も大したことがありません。

現行の法律が継続される限り、

電子帳簿保存法は使うべきではありません。

効率性が上がることはやってみる

しかし、電子帳簿保存法で仕事の効率性が

高まるような部分は導入しても良いと

私は思っています。

例えば、領収書をその都度スマホで撮影し、

会計ソフトの経費精算アプリと連動させて

経理処理を円滑にするなどはやっても

良いと思っているのです。

それで、原本は締め日までに営業員が

用紙に張り付けて持ってくる。

それと経費の内容を経理でチェックという

業務フローにすれば、経理の一部自動化を

することができます。

このような効率を進めることが

必要ではないかと思うのです。

こうしたことであれば、ぼっちでやっている

士業でも簡単にできますし、

経理の人員を減らすことが可能に

なると考えられます。

ですから、スマホ、アプリ、会計ソフト

この3つをうまく使えばいいのです。

ただ、税金では原則紙資料の保存となります。

紙は減らすことはできません。

この分だけは整理が必要でしょうが、

あとで領収書を見返すなんてことは

ないと思います。

ですから、保管だけをしっかりしておいて

あとは税務調査時に出すスタンスで良いと思います。

セキュリティの見直しにもなる

電子文書化をするとデータになりますので、

それが外部に漏洩したら大変なことになります。

流出したとしてもファイルがなかなか

開くことができないようにしておくことも

考えておくことが必要です。

できるセキュリティ対策から始める

パソコンは電子文書化に必要なので、

OSやソフトは必ず最新のものにする

ということが必要です。

ウィルス対策ソフトの導入も必要で、

windows Defencerも強化されていますが、

士業事務所は個人情報が集まってしまいます。

意図する、しないにかかわらずです。

ですから、ウィルス対策ソフトの導入は

必須なのだということです。

パソコンだけではありません。

事業用に使うスマホ、タブレットも

同様にウィルスソフトを入れましょう！

今では、パソコン＋スマホ＋タブレット

といった一つのライセンスで複数の

IT機材にインストールできるソフトも

ありますので、活用してみると良いです。

私はウィルスバスタークラウドを

使っています。

これで、パソコン、スマホ、タブレットの

3つにソフトを導入しています。

パスワードはどう考えるか？

一昔前までは、パスワードを定期的に変更する

ということが推奨されていました。

現在は、パスワードの使いまわしの方が

危険性が高いとされています。

つまり、一つのパスワードを使いまわすと

それがバレて他のサービスも乗っ取られる

ということになります。

ですから、使いまわすということは

しないようにということです。

パスワードの定期的な変更は、

情報が漏れたことがなければ変更をするほうが

危険なこととなる可能性があります。

なぜかというと、パスワードの定期的な変更で

変更がパターン化されることが怖いです。

google chromeなどをお使いの場合には

予測できないパスワードが出てきます。

こうしたことに依存してみることも

一つの方法です。

因みに、こうしたことは総務省の

IDとパスワードの設定と管理のあり方

というサイトに書かれています。

つまり、総務省の推奨方法でもある

ということなのです。

パスワードで問題となるのは生年月日、

ペットの名前、自分や家族の名前、

辞書に載っているような用語、

続けて同じ文字を使うなどは

避けた方が良いことになっています。

その他のセキュリティについて

電子文書化ではクラウドサービスを

使うことは必須となります。

なぜかというと、外でデータを見ることも

業務効率化になるからです。

つまり、紙資料で持つよりも、データの方が

なくすことはないからです。

しかし、クラウドサービスの共有を

どこまでにするのかは見直しが必要です。

つまり、担当者ごとの範囲とするのか

などを考えることになります。

人の入れ替えが高いと職員には共有しない

といったこともありでしょう。

これは事務所によって考え方が

あると思いますので、事務所で決める

ということになります。

後は、セキュリティに関する情報は

絶えずチェックしておくことです。

例えばIPAなどの機関を利用する、

なども良いかもしれません。

ウィルスソフトを入れていると

定期的にウィルス情報がメールできます。

そういった情報を入手しやすくしておく

選択肢もあるはずです。

何も全部をやる必要はありませんが、

知っておくべき情報を知れる状態にすることが

最も重要なのです。

編集後記

今日は夜に個人の顧問先と打合せです。

消費税の選択をどうするのか？

年一のところなので判断が難しいんですよね。

まあ、来年の事業内容を聞いたところで

やっていきたいと思います。

では国際税務の税理士齋藤でした～
それではまた👍

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この記事は、その時の状況、心情で書いています。
また、法令に関しては、その後改正された場合には、
異なる取り扱いになる可能性があります。