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Office Lensを使ってデータ化した資料を共有しよう!

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ITソリューション
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最近大活躍ですな!

 

Office Lensとは?

Office Lensとは、マイクロソフトが

無料で提供しているアプリです。

 

スマホのカメラ機能と連動して、

名刺、写真、ドキュメント、

ホワイトボードを撮影してPDF、

word、excel形式でデータ化する

ことができます。

 

データ化した後に、メール、Drop box

といった方法で自分や他人と共有を

することができます。

 

 

データできるものはデータにする

最近、Office Lensが大活躍です。

というのは、東京青税のディベート

会議時によくホワイトボードを

使います。

 

ホワイトボードをどうやってデータ化

するのかという問題が出ます。

デジカメで撮影してもいいのですが、

やはり、Office Lensで撮影した方が

PDFにできるため、画質がいいです。

 

こういったように、データにできる

ものはデータにした方がいいです。

自分で確認することが楽ですし、

情報共有するときにも、データを

置いておけばいいからです。

 

近年、生産性や効率化という言葉が

挙げられていますが、税理士業は

まだITに対して保守的な傾向があります。

 

やはり使えるものは使った方が

良いわけですし、自分だけで

完結することであればいいですが、

何人も絡んでくるようなものだと

情報共有することが効率的です。

 

 

 

データは整理に役立つ!

データ化すると紙が必要なくなったり

しますが、その一方でデータをどこに

置いておけばいいのかという厄介な

ことも発生します。

 

こうしたことに対応するために、

クラウドサービスの知識も持って

いたいものです。

 

情報共有という観点だけでなく、

パソコンになるべくデータを

保存しておかないことが重要

ということです。

 

こういった考え方を持っていると

データにするたびに保存はどうする

ということを考えることになるので

常に整理をするようになります。

 

まとめて整理をしてもいいかも

しれませんが、時間がたつと

重要なのか、そうでないのかが

あやふやになってしまいます。

 

やはり、明日やろうは馬鹿野郎

ということになってしまうのです。

常に整理を意識していると

何かを探そうとする時間が

なくなるので、生産的になると

思います。

 

 

まとめ

アプリやクラウドサービスは、

自分が楽をするために使うサービス

であってほしいと思います。

 

10年くらい前までは、スキャナは

あったもののまだ高く、ましてや

スマホでPDFにできるなんてことは

考えられなかったわけです。

 

しかし、今はだれでも手軽にデータ

にしたり、情報共有したりできます。

使わない手はないわけです。

 

情報が漏れることを心配して効率性や

生産性を犠牲にしていてはもったいない

と思います。

 

もちろん、リスク回避は必要です。

ですが、税理士を見てみるといまだに

自社サーバーをもってデータを保存

するといったことをしています。

 

そちらの方が危険では?と

私は思うのです。

というのは、災害などが起こった

場合にどうやって復旧するのか?

といった問題が潜んでいるからです。

 

当然、外からのハッキング対策も

重要ではあります。

しかし現在のネット環境を考えると

個人で対応することは不可能です。

 

こうしたことから、クラウドサービス

で、ある程度のリスク回避をする

ことが重要になってきているのでは?

と思います。

 

 


編集後記

3連休3日目は、AZセミナーの修了論文の

点検と文書校正、修正をしました。

やはり、文章はwordに限ると思います。

 

まあ、日本語にはなじめない機能も

あったりはするのですが・・・

 

色々修正する中で、最終的に3,100文字

ちょっとになりましたので、これで

最終確認して今週中に送ろうかと

思っています。

 

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