【電子帳簿保存法】個人事業主のためのデータ保存の原則と特例を解説
こんにちは！
税理士・行政書士・社会保険労務
の齋藤幸生です！
今回は・・・
個人事業主のためのデータ保存と
実務対応を解説します。
それでは、スタートです！！
データ保存の対象書類と要件
電子帳簿保存法ではデータ保存
だけが令和6年1月1日以降で
義務とされています。
データ保存では対象となる
書類を特定したあとで書類を
保存することになります。
データ保存に対象書類は
データでやり取りした書類
になります。
具体的には
注文書、契約書、送り状、領収書、見積書、請求書など事業で保存が義務とされているもの
になります。
一般的に書類のやり取りでは
次のような場合に発生すると
考えます。
①PCで書類を作成して取引先へメールで送付
②アプリやシステムを使って書類を作成して取引先へ送付
③通販などでものを購入したり、サービスを受けたりしたときにWEB上で領収書をダウンロード
④取引先からメールなどで書類を受け取る
このように書類をデータ送ったとか
書類をデータで受け取ったときに
データ保存の対象になります。
データ保存では送付したデータ
受け取ったデータをそのまま
保存すればよいわけではないです。
以下の要件があります。
①改ざんを防止する措置
②日付・金額・取引先名の2以上で検索できる措置
③データを表示するディスプレイとデータを印刷するプリンターの備え付け
以上3つを満たす必要があります。
改ざん防止は国税庁から公表
されている事務処理規定のひな形
を参考にあなたに合ったものを
作成して保存しておきます。
これで改ざん防止をする措置に
対応したことになります。
検索ではデータを保存するときに
タイトルをつけることになります。
データの保存タイトルに
書類に書かれている
日付、金額、取引先
と同じものを入力して保存する
ということで対応可能です。
ディスプレイやプリンターは
税務調査のときにデータ保存
された書類を確認したり
必要な書類として調査官が
持ち帰るために必要になります。
データ保存の実務対応
データ保存では疑問がいろいろと
上がると考えています。
私もデータ保存に対応している
ため、こちらを踏まえて実務対応
を考えてみます。
データ保存の疑問点として
①データはどこに保存するのか
②データを保存する場所は1つに限定されているのか
③保存タイトルの手間を最小限にする方法はないのか
④データがなくなっても大丈夫な方法
データはどこに保存するのか
になりますが
私はクラウドのドライブへの
保存にしています。
PCのCドライブだとパソコンを
買い替えたときにデータ移行が
面倒になるためです。
クラウドのドライブであれば
ネットにつながっていれば
いつでもアクセス可能ですし
例えば、令和6年事業資料という
フォルダを作ってそこに
令和6年中のデータをすべて
保存していればよいことになります。
保存場所は1つに限定されていません。
例えば、請求書はONE DRIVEにして
経費関係のデータはGOOGLE DRIVE
にしても何ら問題はありません。
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2つ以上の保存場所に保存しては
いけないルールにはなっていません
のであなたがわかりやすい管理に
することができます。
税務調査のときにはデータを
見せる必要があるため
どこになにを保存していたのか
という管理は必要になります。
税理士の視点から申し上げると
1つの場所に限定して保存しておく
ことをお勧めします。
保存のときにタイトルを入力
して保存することで検索に対応する
ことができます。
こういった方法だと日付、金額
取引先を入力しないといけない
ことになります。
こうした手間を減らす観点から
定期の取引先であれば
取引先名のフォルダを作成して
その取引先名のフォルダに
日付と金額だけを入力した
データを保存しておくといった
方法が考えられます。
検索では3つの項目のうち2以上
で検索できればよいことに
なっていますので
取引先名はフォルダで固定して
変数になる日付と金額のみで
検索に対応する考え方です。
データ保存ではデータの消失
リスクがあります。
国税庁は気にしていませんが
近年、日本では水災害が多く
なっている印象があるため
データ消失への対応は不可避
になります。
データ消失を防止する観点から
なるべく物理ハードへのバックアップ
は避けておく必要があると考えます。
外付けHDDやUSBメモリへの保存は
もってのほかというわけです。
データはウィルス対策も必要に
なると考えています。
対応策としてはセキュリティソフト
とその更新は更新の度にやっておく
必要があります。
データと書面で対応する特例の保存
2024年10月17日現在の法令上
データ保存には特書面にして
保存する特例があります。
猶予措置とされているもので
相当の理由がある場合にできる
特例になります。
相当の理由は
システム等の整備が間に合わないなどにより原則的な保存ルールを行うための環境が整っていない場合
とされています。
相当の理由に該当したあとは
保存のルールが次のように
変化します。
①データは検索の3つの要素に沿った保存をしなくてもOKだがデータの保存は行う
②データをプリントした書面を、日付と取引先ごとに整備された状態で保存すること
③税務調査のときには調査官のデータ提供に応じること
現実に当てはめると
データを送付したりもらったり
した場合には
データをそのまま保存しておく
ことになります。
そのあとにデータをプリントして
取引先ごとに日付順で保存しておく
ことになります。
税務調査のときには調査官から
データを持ち帰りたい旨の申告が
ありますので
データを持ち帰ってもらう
というわけです。
編集後記
調査で持ち帰られたデータは
調査終了後速やかに破棄される
という運用のようです。
残念ながら破棄したという証明を
税務署が納税者に行うルールには
なっていませんので
本当に破棄されたのかどうかを
確認する手段がないのが問題に
なる可能性があります。
特例の保存方法ではデータと
書面で両方の保存と管理を
しなければならなくなります。
こういった手間に関する対応も
行わないといけなくなります。
では税理士・行政書士・社会保険労務士
の齋藤幸生でした！！
それでは、また！
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この記事は、その時の状況、心情で書いています。
また、法令に関しては、その後改正された場合には、
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