【電子帳簿保存法】電子データの保存と書面出力の保存は併用できるのか？
こんにちは！
税理士・行政書士・社会保険労務
の齋藤幸生です！
今回は・・・
電子データと書面の両方を
保存することについて解説します。
それでは、スタートです！！
電子データと書面の両方を保存してもよいか？
結論から申し上げると
両方とも保存して問題ないことになります。
電子データはデータ保存する
ことが義務になっており
保存するためのルールに
則って保存していればよいです。
では、電子データできたものを
電子データの保存のルールで
保存しながら
その電子データを事務処理の
効率性の観点から書面に印刷して
使用して保存することは
問題がないのかという疑問が生じます。
もちろんなんら問題はありません。
電子帳簿保存法ではデータを
データの改変せずに保存する
ことと
そのデータの保存のルールが
定まっているだけで
会社が持っているデータを
どのように使おうが問題ないのです。
保存のルールはありますが
使用に関するルールはない
というのが現行のルールです。
経理処理は書面で対応することはよいのか？
では、経理処理上ではデータ
ではなくデータを印刷して
その書面を基に経理処理をする
ということは可能なのかを
検討したいと思います。
結論は
データできたものとデータを印刷した書面が同じであれば何ら問題はない
ということになります。
現実には次のような流れで
経理担当者へ資料共有が
行われると考えられます。
①自社の担当者が担当取引先から請求書を受領
②担当者は請求書をデータ保存の要件に従って保存
③担当者が請求書を紙に印刷して、経理担当者へ提出する
といった流れだとすると
基本的には取引先から送付
されてきた請求書データを
改変して紙に印刷するといった
不正を行わない限り
データと紙で同じ書類です。
経理上何ら問題ない
ということが言えます。
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先ほども申し上げたように
電子データ保存では保存の
ルールとして
改ざん防止と検索機能が
保存の時のルールです。
このルールに従ってデータを
保存することだけが義務です。
現実としてディスプレイや
プリンターは税務調査の時に
用意しておけば問題ないことから
送られてきたデータのまま保存し
検索機能ができるようにして
データを紙へ印刷して
社内で使うことは問題ないです。
書面出力も保存をするべきか？
データを紙へ印刷するといった
書面出力は保存をするべきなのか
を検討したいと思います。
税法上では書類の保存が存在
することから書面印刷したものも
保存をすることをお勧めします。
基本的にデータと書面出力した
ものとに齟齬はないと思われますが
経理処理上では書面を使っている
ことを税務調査で説明することに
なるため、その根拠資料を保存する
という考え方です。
データで保存を行い
紙でも保存を行うという
重複した保存方法になりますが
書面で経理処理をしているなどの
都合上、保存をするわけです。
編集後記
電子帳簿保存法における
電子データ保存で分からなく
なることとしては
データを一か所に保存しなければ
ならないといった勘違いがある
点だと思います。
また、こんな場合も混乱します。
メールに請求書の内容が書かれて
いて、かつ、添付されたPDFにも
メールに書かれた同一の請求内容
だったとしたらどちらか一方を
保存しておくことで問題ないです。
保存する要件があり要件自体は
すべてのデータ保存対象に
及ぶわけですが
すべて画一的な対応をする必要
はなく、自社に合った柔軟的な
対応を考えることができます。
では税理士・行政書士・社会保険労務士
の齋藤幸生でした！！
それでは、また！
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この記事は、その時の状況、心情で書いています。
また、法令に関しては、その後改正された場合には、
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