税理士事務所の繁忙期の管理はどうやるかを税理士が解説
こんにちは！
税理士・行政書士の齋藤幸生です！
今回は・・・
税理士事務所の繁忙金管理について
私がやっている管理を記事にします。
それでは、スタートです！！
税理士事務所の繁忙期の管理はどんな考えでやるのか？
税理士事務所の繁忙期の管理は
次のように考えています。
①お仕事の管理
②お仕事完了の管理
③請求管理
税理士事務所の繁忙期は年末調整から
始まって翌年の1月末までが第一段階の
繁忙期になります。
まずは第一段階の繁忙期を乗り越え
お仕事を完了していないミスを防止する
ことが重要になります。
お仕事が完了したらお仕事分を請求する
請求事務も忘れやすい業務です。
管理としては上記の3つに分類します。
お仕事の管理はスポットの業務に埋もれる
可能性がある依頼ごとを管理することで
ミス防止、やり忘れ防止が可能です。
年末調整、給与支払報告書、合計表
といったスポットの業務は完了している
ということが重要になります。
スポットの業務は完了していることを
管理することになります。
請求管理はスポットの業務による
請求事務を行うことです。
税理士事務所ごとに料金があると思います。
確実に請求することが重要です。
お仕事完了の管理を行う
繁忙期が起こる理由はスポットの業務が
増えることに原因があります。
スポットの業務は完了していることを
管理することが重要になります。
というのはスポットの業務をやったのか
どうかがわからなくなるからです。
A社の年末調整は終わったけれど
B社の年末調整はどうだったっけ？
といった感じになってしまいます。
繁忙期では何かを探す、考える時間は
労働時間を削ってしまい非効率になる
可能性があります。
年末調整が完了したとしても
源泉徴収票は関与先へ送付したのか
資料はいつ返したのかなど
よくわからなくなってしまいます。
色々な完了があります。
こうした考えられる完了について
管理をしておくことで労働時間を
無駄な時間にしないことが可能です。
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4 税務顧問などの顧問業務
完了を管理するためには
業務における完了がいくつあるのかを
知る必要があります。
全体では一つの業務であったとしても
一つ一つ完了していくことが大切に
なるからですね。
先ほどの年末調整を例に出すと
・年末調整の資料の授受
・年末調整ソフトへの入力
・金額の確認
・源泉徴収票の送付
・資料の返送
ざっくりであっても5工程が
年末調整の完了までにかかります。
こうしたことを日にちと共に
管理しておけば繁忙期でのミスが
減ることになります。
請求まで管理するシートにする
管理ツールを作成する場合には
エクセルが安価だと思います。
一つのブックに何個かのシートを
作ることができます。
すなわち
スポット業務だけを管理するシート
各項目の完了を確認だけのシート
請求事務だけを管理するシート
以上のように分けて管理するように
しています。
このようにする理由は考えたくない
からですね。
管理表は要するに進捗度も管理して
確認することができますが
どこに何を書く必要があるのかを
考えながらやることが繁忙期では
私のストレスです。
極力ストレスフリーの形で
お仕事をしたいと考えているので
上記のような形となります。
請求事務に当たっては関数も入れて
すぐに計算可能な状況にしておくことも
忘れてはいけません。
私の場合には年末調整などは
人数によって請求金額が変わる
料金になっている都合上
自動化をしておかないと面倒です。
極力頭を使わないようにした
シート構成にしておくことになります。
編集後記
1月の請求は一番間違えやすいです。
月末に請求をするわけなのですが
関与先が増えれば増えるほど
計算しなければいけない状況です。
今年までは電卓でやっていましたが
せっかくエクセル管理をしているので
極力手計算は使わずに計算したいと
考えました。
では税理士・行政書士の齋藤幸生でした！！
それでは、また！
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この記事は、その時の状況、心情で書いています。
また、法令に関しては、その後改正された場合には、
異なる取り扱いになる可能性があります。
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