【電子帳簿保存法改正】電子取引の保存要件を税理士・行政書士がざっくり解説




【電子帳簿保存法改正】電子取引の保存要件を税理士・行政書士がざっくり解説

こんにちは!

 

税理士・行政書士の齋藤幸生です!

 

今回は・・・

【電子帳簿保存法改正】電子取引の保存要件を

税理士・行政書士がざっくり解説します。

 

それでは、スタートです!!

 

電子取引の取引情報の保存要件とは?

電子帳簿保存法の改正により

電子取引の取引情報について

保存要件が法定化されました。

 

保存要件を解説する前に

電子取引と取引情報について解説します。

 

電子取引とは

取引情報の授受を電磁的により行う方法

(国税庁 電子帳簿保存号一問一答【電子取引関係】から引用)

取引情報とは

取引に関して受領し、又は交付する注文書、契約書、送り状、領収書、見積書その他これらに準ずる書類に通常記載される事項

(国税庁 電子帳簿保存号一問一答【電子取引関係】から引用)

 

まとめるとインターネットを通じて

取引に関連する資料を授受すること

ということになります。

 

現実に当てはめた例示としては

メールでPDFの請求書をもらった

という様な場合です。

 

保存要件は

(1)見読可能装置の備付等

(2)検索機能の確保

(3)以下の措置を行うこと

①タイムスタンプが付された後の授受
②速やかに(又はその業務の処理に係る通常の期間を経過した後、速やかに)タイムスタンプを付す
かっこ書きの取扱いは、取引情報の授受からその記録事項にタイムスタンプを付すまでの各事務の処理に関する規定を定めている場合に限ります。
③データの訂正削除を行った場合にその記録が残るシステム又は訂正削除ができないシステムを利用する
④訂正削除の防止に関する事務処理規定の備え付け

(国税庁 電子帳簿保存号一問一答【電子取引関係】から引用)

 

各保存要件を解説

各保存要件を解説します。

まずは保存要件の分類を行います。

 

絶対的保存要件としては

(1)見読可能装置の備付等

(2)検索機能の確保

になります。

 

絶対的と称したの理由は必ず満たす

必要がある要件だからです。

 

選択的保存要件としては

(3)以下の措置を行うこと

①タイムスタンプが付された後の授受
②速やかに(又はその業務の処理に係る通常の期間を経過した後、速やかに)タイムスタンプを付す
かっこ書きの取扱いは、取引情報の授受からその記録事項にタイムスタンプを付すまでの各事務の処理に関する規定を定めている場合に限ります。
③データの訂正削除を行った場合にその記録が残るシステム又は訂正削除ができないシステムを利用する
④訂正削除の防止に関する事務処理規定の備え付け

選択的保存要件と称した理由は

①~④で事業主が選択して対応する

保存要件になるからです。

 

見読可能装置の備え付け

一般的にはディスプレイやタブレット

といった機器が該当します。

 

税務調査のときを想定すると

PDFなどのデータで保存されたデータを

資料として税務調査官は確認します。

 

このときに、データを出力表示する

ということが必要になります。

 

このための措置として保存要件に

なったと考えることができます。

 

検索機能の確保

次の要件を満たす検索機能が必要です。

①取引年月日その他の日付、取引金額及び取引先を検索の条件として設定することができること

②日付又は金額に係る記録事項については、その範囲を指定して条件を設定することができること

③二以上の任意の取引項目を組み合わせて条件を設定することができること

(国税庁 電子帳簿保存号一問一答【電子取引関係】から引用)

要するに保存するデータの名称設定を

「20220101-㈱国税商事-20,000」

といった感じで設定することになります。

 

取引年月日-取引先名-金額を設定して

保存するわけです。

 

取引年月日は和暦と西暦のどちらでも

問題ないのですが

 

和暦と西暦が混在すると

税務調査のときに抽出機能の妨げになるので

和暦と西暦のどちらかに統一することに

なります。

 

 

 

以下は選択的保存要件の内容です。

タイムスタンプ

こちらは取引先から授受したデータに

タイムスタンプが付されていない場合に

自社でタイムスタンプを付すことになります。

 

タイムスタンプが付されたデータは

そのまま保存することになりますが

 

タイムスタンプがないデータは自社で

タイムスタンプを付すことになります。

 

ですから、選択的保存要件の①と②はセット

ということに現実ではなると考えます。

 

タイムスタンプでは

 タイムビジネスの信頼性向上を目的として、一般社団法人日本データ通信協会が定める基準を満たすものとして認定された時刻認証業務によって付与され、有効性が証明されるものです。

(国税庁 電子帳簿保存号一問一答【電子取引関係】から引用)

となっています。

 

要件に則ったタイムスタンプが必要です。

 

訂正又は削除の履歴の確保

国税庁が例示している確保としては

次のようなものがあります。

 ①電磁的記録の記録事項に係る訂正・削除について、物理的にできない使用とされているシステム

②電磁的記録の記録事項を直接に訂正又は削除を行った場合には、訂正・削除前の電磁的記録の記録事項に係る訂正・削除の内容について記録・保存を行うとともに、事後に検索・閲覧・出力ができるシステム

(国税庁 電子帳簿保存号一問一答【電子取引関係】から引用)

要するに訂正又は削除ができない

システムを使うか

 

訂正又は削除ができたとしても

ログが残り、事後に検索などができる

システムを使うことを要請されています。

 

事務処理規定

データの訂正および削除の防止に関する

規定を整備することになります。

 

事務処理規定を作成して運用する

といったことになります。

 

規定ですから事業主ごとに事務処理が

異なることが想定されるので

 

自社にあった規定にして

運用をすることになります。

 

 

 

中小企業が対応できそうなお勧めの方法

以上で中小企業が対応できそうな

お勧めの方法を紹介します。

 

絶対的保存要件は必ずできるように

社内で運用をしましょう。

 

とどのつまり

ディスプレイ又はタブレットを用意して

税務調査のときにデータを閲覧できる

様にします。

 

閲覧のときには検索するので

検索できるようにデータの名前の

設定は統一しておきましょう。

 

次に選択的保存要件については

事実上、事務所規定を選択する

ということになります。

 

理由は事務処理規定以外だと

導入費用がかかりすぎる

可能性があるからです。

 

事務処理規定を作成して運用すれば

社内の問題だけで済みます。

 

財務基盤が弱い中小零細の

会社では事務処理規定がお勧めです。

 

逆に申し上げると

お金がある会社の場合には

タイムスタンプでの対応なども

検討すると良いかもしれません。

 

理由は業務効率化になるからです。

今回の改正で会社の事務処理が

最も煩雑になるのは保存名称の

統一設定だと思います。

 

結論としてPDFで受領した書類のすべてに

「取引年月日、取引先、金額」を記載した

名前の設定が必要になります。

 

この名前の設定時間は業務の時間を

奪ってしまう可能性があります。

 

クラウドサービスを使うことで

名前の設定などで労働時間を

奪われることを回避する可能性があります。

 

 

 


編集後記

今回の改正を読み解いていくと

電子取引により資料を受領した場合

取引不正をやることはできなくなりました。

 

以前であれば決算対策として

消耗品などを決算月に購入し

 

納品の日にちを事業年度内にして

経費を水増しするといった不正は

やろうと思えばできました。

 

他にも上記に似た不正取引をやって

税金を圧縮しようとする取引はあります。

 

国税庁としてはこのような取引不正と

税務調査の効率化のために今回の

改正に踏み切ったと言われても

仕方ないと思います。

 

確かに課税の公平性はわかりますが

ここまでの改正が必要だったのかなと

私はちょっと疑問ですね。

 

 

 

 

では税理士・行政書士の齋藤幸生でした!!

それでは、また!

 

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この記事は、その時の状況、心情で書いています。
また、法令に関しては、その後改正された場合には、
異なる取り扱いになる可能性があります。

 

 




ABOUT US

齋藤 幸生税理士・行政書士・経営革新等支援機関・ブロガー
都内税理士事務所にて7年間の勤務後独立。 2017年に税理士として独立後は建設業、フォワーディング業、IT業に特化した税務を行っています。また財務支援として資金繰り支援(会社の資金繰りと資金調達支援)を行っています。行政書士としては建設業許可、利用貨物運送事業の許可業務に特化しております。