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クラウドアプリで効率化しよう!

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問題の解決はまず検索することだ!!
べつにgoogleじゃなくても大丈夫!

効率化できるクラウドアプリ

仕事で使う場合には、効率化がキーワードに
なると思います。

私が使っているソフトは以下のような感じです。
1.Evernote
→メモ、アイデア帳、マニュアル、監査資料

2.Gmail、Inbox by Gmail
→事業用のメールを一括管理

3.Right inbox by Gmail
→メールをリマインダーするのに活用

4.One driveとDrop box、Google drive
→データのバックアップ

5.Cube PDF
→PDFの編集に使用

6.Google カレンダー
→クラウド管理なのでペーパレス化

7.Office Lens
→資料をカメラで撮ってPDF化

アプリで使っているものは以上に
なります。

全部仕事用ではあるのですが、
PCになるべくデータを残さない
紙で残さないというのをテーマ
にアプリを使っています。

また、上記は無料で使える、または
無料の範囲内で使うということで
コストカットも実現できます。

このコストカットも私のテーマの
一つです。常にコストカットを
意識してクラウドは使用する必要
があると思います。

最近の傾向として、無料期間を
設定して、いつの間にか無料期間
が過ぎて料金が発生しているという
ビジネスモデルがあります

こういったやり方は卑怯だと思って
いますので、こういった業者には
注意が必要です。

今何が問題なのかを明確にする

私は、無料のアプリを導入する指針
として、現在の問題点を洗い出して
から導入するようにしています。

これを怠ると無料だからアプリを
導入ということになり、アプリを
無限に入れ続けなければならない
ことになってしまうからです。

最初のうちは、よくわからず導入
してしまうかもしれませんが、
自分がやりたいと思っていること
困っていることをgoogle検索して
見ると意外に見つかります。

私の場合だと、Right inbox for Gmail
になります。
時限装置でメールを送信することが
できる機能があるので、時間指定
した時にメールを送る準備ができます。

私の税理士業は期限がある仕事になり
ますので、こういった時間指定のアプリ
は重宝するのです。

サービスメニュー

1 個別コンサルティング
2 税務調査コンサルティング
3 国際税務コンサルティング

クラウドアプリを導入後

クラウドアプリを導入後は、そのアプリ
を継続して使ってみる、日々のタスクに
入れて使う習慣をつけるということが
必要なのかなと思います。

私の経験ですと、いくらDropbpxの様に
バックアップシステムを導入しても、
そこにバックアップをしなければ導入
した意味がないのです。

必ず、1日1回は使うことを意識して
行動を行ってみましょう!
使用を継続するうちに新たな問題や
こういった機能があればな・・・と
思ったら探して解決することが必要
です。

こうなったら導入した意味があるのか
なと思います。
というのも、使う習慣はでき、機能を
把握して、次の段階に進めていると
思うからです。

まずは、導入したら使い倒すくらい
使ってみることが必要だと思います。

先日ですが、お客様へDrop boxの導入
を行いました。共有フォルダの設置
なのです。このフォルダを利用して
今後は、試算表などを共有していきます。

もうメールでの書類添付は必要ないです。
メールの添付だと一番やってしまうのが
添付していないメールを送付するという
ことだと思います。

確認すれば済む問題なのですが、確認が
ストレスになると思うのです。
私はストレスになるので、メールはメール
データはデータという様に分けると
分かりやすくていいと感じています。

まとめ

クラウドアプリは現状無限にあります。
まずは、ご自身の問題は何かを明確に
して、検索探して、タスクで習慣になる
まで使って、機能を使ってみてください。

こういったことは仕事の効率化につなが
ると思いますし、クライアントとの話題
やコミュニケーションのネタの一つに
なるのではないでしょうか?

 


編集後記

昨日は、相続関係のマニュアルをEvernote
に作成していました。
7月から相談現場に行くことが決まっている
からです。

相談現場との契約が完全に決まりましたら
この場で報告して、業務提携先として
ブログとホームページで公開したいと
思います。

 

【1日1新】
外に出ないと仕事をしていないという
恐怖に耐える!

 

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