バックヤード業務のデジタル化の優先順位を解説
こんにちは！
税理士・行政書士・社会保険労務
の齋藤幸生です！
今回は・・・
バックヤード業務のデジタル化
をするときの優先順位を解説
します。
それでは、スタートです！！
優先順位をつけるときのポイント
バックヤード業務をデジタル化
するときには優先順位をつけると
現場に否定的な思いをさせずに
できることになります。
優先順位をつけるポイントは
デジタル化をすることで
今の業務が楽になるかどうかです。
例えば、銀行振込をATM
で行っているとします。
ATMで行うとATMに行く時間
がかかります。
近年だとメガバンクはATM
店舗の削減すら行っていますから
最寄りの駅にATMがないことも
珍しいことではなくなりました。
わざわざ遠くのATM店舗に行って
時間を浪費するよりも
インターネットバンキングで
振込を行うことで目的は達成可能です。
このように振込をデジタル化する
ことだけでも仕事は楽になります。
現場がデジタル化を否定的に
しないためには
デジタル化で楽になることから
変えていくとよいわけです。
私はデジタル化をする場合には
事業者が行う手続きをデジタル化
すると
仕事が今より楽になる場合が
多いのと考えています。
デジタルの手続きを増やす
デジタル化の手続きを増やす
ためにはパソコンで完結できる
手続きを確認します。
次のような事業者が行う手続き
をデジタル化できると思います。
①税金の支払い
②税金の手続き
③社会保険の支払
④社会保険の手続き
⑤労働保険の支払
⑥労働保険の手続き
これらは一般に行政手続きと
言われるものです。
行政手続きは各省庁によって
使うソフトが一元化されて
いないのが特徴です。
しかし、使うソフトがわかってさえ
いればデジタル化ができます。
税金はe-Taxソフトになり
社会保険や労働保険はe-Gov
になります。
これらを使うことにより
どんなことが起こるのかを考えます。
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一般に行政手続きでは一定の
定められた書式を作成して
紙に印刷し各省庁などへ郵送する
という流れです。
書式では神エクセルになっている
ことがあるため作成に時間がかかる
可能性があります。
しかし、行政手続きのソフトを
使うことで定められた書式が
WEB上で入力するだけになり
神エクセルを作成するよりも
楽に作成ができる場合があります。
次に郵送手続きです。
郵送では手続きごとに提出先を
書いて、期限があるなどの重要書類
であれば簡易書留にて郵送します。
すると郵送代がかかりますし
郵送に関する次の問題が考え
られます。
①郵送状況の悪化により提出期限までに届かない可能性
②郵送する職員による郵送物の破棄
③郵送物がなくなってしまうこと
デジタル化を行った手続きでは
インターネット回線があれば
提出期限の日に送ったところで
問題はないです。
郵送代もかからず控えはWEB上から
PDFで出力することができます。
税金の支払いはダイレクト納付
やペイジーを活用
社会保険や労働保険は口座振替
をすることで
銀行口座から自動的に納付や
支払が可能になります。
そもそも振込手続きが不要になる
わけですね。
資料のやり取りをデータにしてデータ保存へ対応する
行政手続きのデジタル化が
ひと段落したら次に行うのは
資料のやり取りをデータで
行うことです。
しかし、資料のやり取りをデータ
で行うと電子帳簿保存法に規定する
データ保存を行う必要がある
ことになります。
結論としてはデータで資料を
やり取りすることに加えて
電子帳簿保存法にも対応が
必要になります。
電子帳簿保存法では猶予措置が
あるわけですが
勇気をもって原則の保存要件を
満たすことができるように
対応をすることが業務を楽にできます。
今ではデータ保存の要件にある
保存ツールもありますので
それを使って対応をします。
さて、資料をデータでやり取りを
行うことで郵送代は不要になります。
データを作成するソフトを
導入することで
取引先の担当者へ直接メール
配信することができ
データを間違えて他の担当者へ
送るリスクを減らすことも可能です。
データ、紙に関わらずミスが
起きるのはヒューマンエラーが
原因になることが多いです。
ソフトを使うことでヒューマン
エラーを少なくするようにして
対応をするのが吉です。
編集後記
バックヤード業務はデジタル化と
相性が良いです。
というのは手続きが一定していて
大量にありデータで処理をしやすい
ためです。
DXといった大きな切り口で
対応する必要が今のところありません。
業務効率化という考えから
デジタル化という考えになる
わけではありますが
業務効率という考え方は
今の従業員の能力が不足している
というイメージになり
否定的な考え方になると
思います。
ですから仕事が楽になる方法が
デジタル化！という理屈にする
ことがデジタル化する近道なの
ではないかと考えます。
では税理士・行政書士・社会保険労務士
の齋藤幸生でした！！
それでは、また！
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この記事は、その時の状況、心情で書いています。
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