【電子帳簿保存法】雇用保険もデータ保存をしなければならいことが確定へ
こんにちは！
税理士・行政書士・社会保険労務
の齋藤幸生です！
今回は・・・
2024年3月15日に追加された
雇用契約書の電子保存について
解説します。
それでは、スタートです！！
雇用契約書をデータでやり取りしていたらデータ保存
国税庁は2024年3月15日に
田帳簿保存法に関する「お問い合わせの多いご質問」に質問を追加しました。
上記の内容は次の通りです。
従業員を雇用する際、賃金や労働時間等の労働条件を記載した「労働条件通知書」データを電子メールに添付して相手方に送信し、また、クラウドサービスを利用して「雇用契約書」の授受を行った場合、この「労働条件通知書」データや「雇用契約書」データは電子取引データとして保存する必要がありますか。
答えはデータ保存を行う
ということになります。
理由は
取引情報に該当するためです。
取引情報とは
取引に関して受領し、又は交付する注文書、契約書、送り状、領収書、見積書その他これらに準ずる書類に通常記載される事項
法第2条第5項に規定
とされています。
質問にある「労働条件通知書」や
「雇用契約書」は上記のその他
これらに準ずる書類になります。
保存方法では
・改ざん防止
・検索機能
の両方を満たしている必要
があることになります。
もし、雇用契約書を電子サイン
経由でやり取りしている場合では
上記の2つの要件に該当する
保存ができるクラウドサイト
であれば
そのクラウドサイトにて
保存をすることも可能です。
言い換えると
契約書ごとにPDFにして
保存をしておく必要はなく
クラウドサインでの保存も
可能になります。
どちらがよいのかを検討して
対応を行います。
もちろん、書面でやり取りをしている
場合には書面で保存をすればなんら
問題はないことになります。
その他これらに準ずる書類に該当すればデータ保存
さて、労働条件通知書や
雇用契約書が
その他これらに準ずる書類に
該当するという解釈であれば
データでやり取りしている
ほかの書類にも影響があります。
労務関係で申し上げると
給与明細もその他これらに
準ずる書類に該当する可能性が
高いことになります。
なぜなら給与明細には取引情報が
書かれているためです。
一般に給与明細には
①基本給などの給与の内容
②控除額などで税金関係、社会保険、雇用保険の内容
③支給額
が書かれていますね。
これらが取引情報になり
データでやり取りしていることで
電子帳簿保存法のデータ保存を
行うデータに該当するという
考え方です。
一人ひとりPDFに印刷して
保存することも問題ないですが
一人ひとりの給与明細を
PDFにして保存すると
・改ざん防止
・検索機能
をすべての給与明細に適用し
保存を行う必要があります。
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社員が5名くらいであれば
問題なくできるでしょうが
10人を超えてくると
保存タイトルに検索機能を
充足する記載をすることが
面倒になってくるのでは
ないかと考えられます。
こういったことに対応する
ためには2つの方法が考え
られます。
①書面で出力して個人ごとに渡す方法
②保存する給与明細はすべての一括でPDFにしてしまう方法
書面でやり取りをするので
あればデータ保存の対象書類に
該当しませんので
印刷するだけすみ
面倒なデータ保存をしなくて
済む考え方です。
では、給与を支給するすべての
人の給与明細を一括でPDFにして
保存をすることは認められるのか
というと
複数のデータまとめてデータに
出力してはいけないとなっていません
から現行法では可能になります。
複数の給与明細の電子データを保存する方法
事業者が支給するすべての方の
給与明細を一括でデータにして
保存する方法を解説します。
先ほど申し上げたように
一人ごとに給与明細をPDF
にして保存することは
実務上で考えると面倒な
業務になってしまいます。
そこで複数人の給与明細を
一つのデータにして保存をして
しまう方法があります。
これには、一人ごとの給与明細を
結合して1つのデータにまとめる方法も
何ら問題はありません。
なぜなら、もともとの情報を
改変してデータにしていない
からです。
では複数人の給与明細を一緒にして
データで保存する場合には
・改ざん防止
・検索機能
をどうやって満たすのかが
問題になります。
改ざん防止は真実性をもって
いれば要件は満たします。
真実性とはデータを改ざんして
いないということです。
通常は、税務調査で問題には
ならない部分かと思います。
検索機能は次の通りです。
①日付
電子取引データの発行の年月日として記録されている年月日②金額
電子取引データに記録された取引金額の合計額
をデータの保存タイトルにする
ということになります。
上記は電子帳簿保存法一問一答
の問49の納品書データの問から
抜粋した保存方法です。
このような方法が各課税期間
において自社で一貫した規則性を
持っていれば差し支えないと
されています。
日付では給与の支給日をもって
記載することになると考えます。
取引金額の合計額は
差引支給額の合計額になると
考えます。
編集後記
電子データの改変で認められる
ためには元データをそのまま
加工することです。
XMLデータをCSVに変換するとか
複数のデータを分割するとか
といったことです。
私の理解するところでは
元データを改変しなければ
分割されたデータをまとめても
元データをまとめただけなので
問題はないものと考えています。
では税理士・行政書士・社会保険労務士
の齋藤幸生でした！！
それでは、また！
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この記事は、その時の状況、心情で書いています。
また、法令に関しては、その後改正された場合には、
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