【電子帳簿保存法】電子取引のデータ保存義務化まであと3日！最終確認の解説！

こんにちは！

税理士・行政書士・社会保険労務

の齋藤幸生です！

今回は・・・

電子取引のデータ保存義務化

のための最終確認をします。

それでは、スタートです！！

電子取引のデータ保存を最終確認

フローチャートに従って

原則の保存に対応できるのか

それとも猶予措置の適用に

なるのかを分けて確認してみましょう！

原則の要件を確認

改ざん防止はできているのか？

ディスプレイ・プリンタ等などが備え付けらているのか？

検索機能はできているのか

日付・金額を指定して検索ができるか？

日付・金額・取引先のうち2つ以上の項目を組み合わせて検索できるか？

改ざん防止とは

タイムスタンプ方式

訂正削除の履歴が残るシステムの導入

事務処理規定の作成

上記のうちいずれかの

措置をとっていることです。

ディスプレイやプリンタ等とは

事業者がディスプレイやプリンタ等を用意して税務調査で速やかにデータを出力できる状況になっていること

を言います。

検索機能関係は

まず、取引の日付・金額・取引先をデータの保存タイトルにしているかどうかです。

これをやっていることで

次の2つの検索が自動的に

できることになります。

日付又は金額を範囲として検索ができること

日付・金額・取引先のうち2つ以上の項目を組み合わせて検索できること

につながります。

猶予措置に流れる場合には

先ほどの原則要件のどれかが

対応できない場合で

原則の要件を満たさなかった

ときに「相当の理由」があれば

猶予措置の対象になります。

相当の理由とは

例えば、システム等の整備が間に合わない場合など、原則的なルールに従って電子取引データの保存を行うための環境が整っていない事情がある場合が該当します。ただし、システム等の整備が整っていて原則的なルールに従って電子取引データの保存ができるにもかかわらず、資金繰りや人手不足等の特段の事情がなく、電子取引データをルールに従って保存していない場合には、相当の理由があるとは認められませんので、猶予措置の適⽤は受けられません。

国税庁　令和6年1月以降用　電取引データの保存をご確認ください。から抜粋

相当の理由を読みやすくすると

システム等の整備が間に合わないなど原則的なルールに従って電子取引データの保存を行うための環境が整っていない事情がある場合が該当する。
環境が整っていないとは、資金繰りや人手不足などの事情があっても認められる。

環境が整っていない事情で

資金繰りや人手不足も該当する

理由は

先ほどの抜粋で

資金繰りや人手不足などの特段の事情がなく、電子取引データをルールに従って保存していない場合には、相当の理由があるとは認められません

と書いてありますので

逆読みして資金繰りや人手不足など

の特段の事情は相当の理由がある

と考えることができます。

猶予措置の要件とは

電子取引データをプリントアウトした書面を税務調査等の際に提示・提出すること

電子取引データのダウンロードの求めがあった場合に、応じることができること

パンフレットでの表現は

「できるようにしていますか」

となっていますが

猶予措置の適用を受ける場合には

基本的に書面（紙）で確認されますし

調査官がデータをすべて持っていく

と考えられますから

事前に備えておく必要があると

考えます。

いつの取引からデータ保存の義務化になるのか？

電子取引のデータ保存は

2024年1月1日以降の取引から

データでの保存が義務化になる

わけです。

では、2023年から2024年をまたぐ

ような取引はどうするのか？など

様々な疑問が生じます。

最初に疑問になることを

まとめてみます。

そもそもいつのデータ取引からデータ保存すればよいのか？

例えば、3月決算で2024年1月1日以降のデータで行った取引も義務化の対象なのか？

2023年12月のデータ取引も2024年1月以降に保存すればデータで保存してよいのか？

そもそもいつの取引からデータ

保存をすればよいのかを考えます。

義務化になるのは2024年1月1日

以降の取引になっています。

では、ネット通販サイトで

2023年12月31日の午後11時59分

59秒に取引が完了した場合は

どうなるのかです。

この点、サイト上では取引完了後

すぐに請求書や領収書がダウンロード

可能になるため

データをダウンロードできること

になった日が授受の日になります。

結果、もしサイト上でダウンロード

可能な時間が2023年12月31日の

午後11時59分59秒であったら

書面に印刷して保存しても

問題ないわけです。

ただ、注文をしたのが

2023年12月31日の午後11時59分59秒

でダウンロード可能な日が

2024年1月1日の午前12時00分

00秒になった場合には

データで保存をしなければ

ならなくなるということになります。

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では、次の疑問になる

決算日によって保存方法が

変わってしまう場合の取り扱い

を確認します。

疑問のところの2024年3月決算で

2023年12月31日までの取引は

データであっても書面保存可能です。

では、2024年1月1日以降のデータ

取引はデータで保存をしなければ

ならなくなるのか？

答えは、データで保存する

ことになります。

事業年度で保存方法が

統一されるわけではなく

2024年1月1日以降のデータ取引

かどうかがポイントです。

さらにもう一つ2023年12月の

データ取引も2024年1月以降に

保存すればデータで保存するのか

これは、授受の日によって解決します。

データを送付したり、もらったりした

日が2023年12月中なのであれば

授受日は2023年12月になるのため

書面に印刷して保存が可能です。

2024年1月以降に保存することが

データ保存の義務化になる

というわけではありません。

あくまでもデータで送付した日

データでもらった日が

2024年1月1日以降である場合に

データで保存しなければならない

ことになるわけです。

1つでもデータで保存できていないとまずいのか？

最後に疑問となることは

税務調査で1つでもデータで

保存できてないとまずいのか

ということです。

要するに、電子取引のデータ保存

で厄介なことは

青色申告の取消事由に該当する要件になっていること

です。

この点、国税庁は次のように

公表をしています。

青色申告の承認の取消しについては、違反の程度等を総合勘案の上、真に青色申告書を提出するにふさわしくないと認められるかどうか等を検討した上、その適用を判断しています。また、その電磁的記録を要件に従って保存していない場合やその電磁的記録を出力した書面等を保存している場合については、その電磁的記録や書面等は、国税関係書類以外の書類とみなされません。ただし、その申告内容の適正性については、税務調査において、納税者からの追加的な説明や資料提出、取引先の情報等を総合勘案して確認することとなります。

国税庁　電子帳簿保存法一問一答【電子取引関係】から抜粋

結果次のことが確認できます。