【電子取引のデータ保存】法律を逆手にとって業務を効率化する
こんにちは！
税理士・行政書士の齋藤幸生です！
今回は・・・
電子取引のデータ保存で
効率化させるための記事です。
それでは、スタートです！！
電子取引のデータ保存で認められているシステムとは？
2024年1月以降の取引から
電子取引で発行又は受領した
書類関係はデータで保存する
ことが義務になります。
データをそのまま保存する
というのではなく
保存するときに要件があります。
要件は
①改ざん防止措置
②検索可能措置
が実務上ポイントです。
改ざん防止措置とはデータの
数字などを不正にいじらない
ということです。
検索可能措置は税務調査にて
調査官に資料を閲覧させるときに
データを検索可能な状態にして
いることになります。
データをPCや外部HDDなどに
保存する場合には
①改ざん防止措置として、事務処理規定を備え付けることになります。
②検索可能措置として、保存データタイトルに日付、取引先名、金額をつけます。
これが実務上で非常に時間を
取られる可能性があります。
この場合にはクラウドソフト
を使ってAI-OCRで読み込める
JIIMA認証のソフトがあり
こちらにデータをアップする
ことで無駄な入力業務や
事務処理規定の備え付けが
不要になります。
電子取引のデータ保存では
JIIMA認証を得た
改ざんができないものや
訂正削除のログが残るシステム
が認めらています。
効率化するためのシステムの判断
こういったシステムを導入する
場合には、どうせだったら
業務を効率化するためにも
使ってしまうことがよいです。
つまり、法律を逆手にとって
義務化された法令をうまく
使ってみようということです。
電子取引のデータ保存にだけ
対応することだけはなく
さらに会計処理まで考えて
電子化を行うことが目的になります。
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電子取引のデータ保存から
会計処理までの流れを考えると
あなたが資料の作成者の場合
①資料の作成
②①をデータにした資料の送付
③②をクラウドソフトへアップロード
④③を会計ソフトへの取込データとして出力
⑤④を会計ソフトへ取込
⑥⑤の取込データの確認と修正
あなたがデータをもらった場合
①データ資料をもらう又はサイトでダウンロードする
②①のデータをクラウドソフトへアップ
以降は、上記の同様になります。
会計ソフトの取込データまで
を考えると電子取引のデータ保存
に適しているクラウドソフトは
会計ソフトに取り込むことができるデータを出力できるソフト
になります。
会計処理の仕訳に時間を費やさないようにする
電子取引のデータ保存が義務化
されることになると
資料がデータになってしまう
都合上、手入力で行う場合には
一つのモニターではできなく
なることが考えられます。
データを表示する画面と
会計ソフトを開く画面が必要
になるわけです。
画面を左右に見ながら入力を
行うことになります。
クラウドソフトで入力データ
を出力するところまでできれば
基本的には入力をする手間は
少なくすることができると
思います。
電子取引のデータ保存は
データをアップするだけ
入力データは取り込むだけ
とすることで
データを保存する時間や
入力する時間が減るわけです。
編集後記
私の最近の悩み事は会計ソフトを
導入していない関与先のデータ
保存をどうするのか？です。
確実に保存をしてもらうように
するためには確認が必要になる
わけですが
PCの中を拝見することになる
ためそこまで関与する必要が
あるのかとか
プライバシーにかかわるのでは
ないかとかを考えてしまうわけです。
結果、最も良い方法はクラウド
ソフトに頼ることになるわけです。
では税理士・行政書士の齋藤幸生でした！！
それでは、また！
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この記事は、その時の状況、心情で書いています。
また、法令に関しては、その後改正された場合には、
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