【個人事業主のデータ保存】どうやって要件を満たせばよいのか？
こんにちは！
税理士・行政書士の齋藤幸生です！
今回は・・・
個人事業主向けのデータ保存の
対応を解説した記事です。
それでは、スタートです！！
データ保存の要件とは？
電子取引のデータ保存は
2024年（令和6年）1月の取引から義務化されます。
要件は次のとおり
①データでやり取りを行った書類をデータ（PDFやJpegなど）で保存すること
②改ざん防止のための措置を行うこと
③日付・金額・取引先で検索できること
④ディスプレイやプリンタ等を備え付けること
初めに行う確認は
データでやり取りする取引です。
メールで請求書などをやり取りする
WEB上で請求書を発行する
といった取引の有無になります。
ディスプレイやプリンタ等を
備え付けることは
税務調査でデータを確認する
ために必要な措置になります。
②と③については以下の
対応で解説します。
個人事業主がお金をかけずに対応する場合
改ざん防止のための措置は
最もお金に直結します。
ここでは、お金をかけないで
対応する方法を解説します。
改ざん防止のための措置は
改ざん防止のための事務処理規定を定めて守る
というのがお金をかけずに
できる対応になります。
事務処理規定は国税庁が
公表しています。
上記のサイトから個人事業者の例
をダウンロードして作成します。
内容はシンプルに設計されて
いるため作成上の問題は
施行する日にちだけです。
2024年1月から効力を発行する
のであれば
令和6年1月1日として
定めて守ることになります。
ご依頼はこちら！
1 個別相談スポット業務
2 税務調査立会支援
3 経営革新等支援業務
4 税務顧問などの顧問業務
話は変わりまして
日付・金額・取引先で検索
するための対応です。
お金をかけずにできる対応は
現状で2つになります。
①表計算ソフトで策引簿を作成する方法
②規則的なファイル名を付ける方法
国税庁が公表しているイメージ
を付けておきます。
表計算ソフトで管理する場合には
連番や備考も書く必要があります。
対してデータをそのまま保存する
方式では日付・金額・取引先を
そのまま書けば済みます。
ある程度のお金をかけて対応する場合
改ざん防止措置を満たす対応は
上記の事務処理規定以外に
①タイムスタンプが付された後の授受
②授受後速やかにタイムスタンプを付す
③データの訂正削除を行った場合にその記録が残るシステム又は訂正削除ができないシステムを利用
があります。
①は取引先がタイムスタンプを
やってくれているかに依存する
ためお勧めしません。
能動的に対応できるのは
②と③になります。
さらに、②と③はJIIMA認証を
取得しているソフトを使うこと
になっています。
さて、お金をかけて対応する場合
のおすすめは③になります。
というのは③のシステムを使えば
改ざん防止措置の要件と
検索の要件の2つ満たすことができる
ソフトがあるためです。
タイムスタンプを付しても
検索の構成3要素があるため
表計算ソフト又はデータで
保存することになりますし
タイムスタンプはおおむね
7営業日以内に付すことが
求められています。
以上のことから訂正削除ができない
システムとか
訂正削除の履歴が残るシステムを
使うことになります。
このシステムは会計ソフトを
契約することで使えるように
なっていることが多いです。
そのシステムを
確認してみてください。
私が使っている弥生会計では
スマート証票管理という
システムがあります。
データをアップすることで
日付・金額・取引先のAI
読み取り機能があります。
実際に使ってみたところ
読み取りの精度は高かったと
感じました。
お金をかけて事務処理仕事の
量を減らすこともできます。
検索の日付・金額・取引先でも
検索できるので検索要件も対応
可能になっています。
編集後記
電子取引のデータ保存は
基本になる要件が3つあり
そこからさらに要件を満たす
やり方が枝分かれするため
わかりにくいです。
まずは基本の3つの要件を
確認して枝分かれしている
要件を満たす対応を行うこと
になると思います。
では税理士・行政書士の齋藤幸生でした！！
それでは、また！
youtube始めました！
税理士さいとうゆきおチャンネル
現在活動中止しています。
税務顧問や執筆などのご依頼はこちら↓
この記事は、その時の状況、心情で書いています。
また、法令に関しては、その後改正された場合には、
異なる取り扱いになる可能性があります。
ご依頼はこちら！
1 個別相談スポット業務
2 税務調査立会支援
3 経営革新等支援業務
4 税務顧問などの顧問業務
