フォワーディング業のデータ保存
こんにちは！
税理士・行政書士の齋藤幸生です！
今回は・・・
フォワーディング業のデータ
保存についてまとめた記事です。
それでは、スタートです！！
電子帳簿保存法の改正による保存
2022年1月から電子帳簿保存法の
改正によるデータ保存が開始されました。
現状では、宥恕措置により紙での
保存が2024年まで認められています。
まずはデータ保存について
おさらいをしておきましょう！
保存要件として
①見読可能装置の備え付け
②検索機能の確保
③次のいずれかの措置が必要
・タイムスタンプが付された後の授受
・速やかにタイムスタンプを付す
・データの訂正削除を行った場合にその記録が残るシステム又は訂正削除ができないシステムの利用
・訂正削除の防止に関する事務処理規定の備え付け
以上を2024年までは備えて
おかなければならないわけです。
どのようにデータを保管すればよいのか？
フォワーディング業においては
従来より案件ごとに資料を整理して
保存していると思います。
つまり当社の請求書、船会社などからの
請求書、パッキングリストなどの
附属の資料などといったように
案件ごとにまとまっている状態での
保存が行われているわけです。
認識に齟齬がないように
申し上げておきますが
案件ごとに書類を保管しないと
税法上で問題が発生するわけでは
ございません。
あくまで一例としての
書類の保存のあり方を示した
ところです。
データ保存においては案件ごとに
データを保存することは実質的に
できないことになります。
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案件ごとに保存ができない
理由は検索機能の確保要件が
存在するからです。
検索機能の確保とは
データの保存タイトルに
①取引先名
②日にち
③請求書の金額
以上の3つを入れることで
検索機能の確保ができるように
しておくことになります。
案件ごとに保存する方法だと
一つの資料だけではなく
案件のすべての資料が保存される
ということになります。
したがって、検索機能の確保を
担保しようがないわけです。
ですから、請求書などの資料ごとに
データのタイトルに検索機能の確保
を行うことに改める必要があります。
税務調査でのデータの閲覧の問題点
データ保存が完全に出来上がった
状態の税務調査を考えてみます。
税務調査ではデータを閲覧する
必要性が生じます。
従来は紙の資料を調査官の全面に
提示して確認する方法でした。
データですから今度は閲覧する
ということになります。
閲覧によって提示することに
なるということです。
上記でもふれたように
見読可能装置を用意する
という要件がここで意味のある
要件になってきます。
言ってみれば税務調査用の要件として
見読可能装置の備え付け要件があった
というわけですね。
フォワーディング業では取引が
多くなると資料も多くなります。
さらにデータで一つ一つの資料を
保存している以上、調査官の確認に
時間がかかる可能性があります。
税務調査の日程については
調査官による裁量の余地があるので
調査期間が長くなる可能性はあります。
データを閲覧させる場合には
PCなどを調査官に操作させる
必要性が生じます。
税理士としては何も入っていない
PC又はタブレットを用意しておいて
データを閲覧させる方法が理想です。
会社の情報が入っているPCを
調査官に操作させたくないのです。
というのは色々入っているPCを
調査官に貸し出したということは
PCのデータを見てもよいという
暗黙の了解を納税者が行ったと
感じさせてしまう可能性があるためです。
税務調査におけるデータの
取扱は慎重に行う必要があります。
編集後記
フォワーディング業の税務調査の
肝は2つあります。
期ズレと一般経費になります。
期ズレとは今年の売上にも
関わらず翌年に計上している
といった処理ミスになります。
一般経費では主に外国企業の
子会社に起こることですが
給与認定される費用を支出しているとか
交際費になるのに別の費目で計上している
といったことが起こりえます。
データの保存に対応しながらも
上記の処理についての見直しを
行うとよいと思います。
では税理士・行政書士の齋藤幸生でした！！
それでは、また！
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この記事は、その時の状況、心情で書いています。
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