【電子データの保存】2022年1月から改正される電子帳簿保存を中小企業向けに税理士が解説
こんにちは！
税理士・行政書士の齋藤幸生です！
今回は・・・
【電子データの保存】2022年1月から改正される
電子帳簿保存を中小企業向けに税理士が解説します。
それでは、スタートです！！
2022年1月から保存のやり方が変わります
令和3年度税制改正により
電子データの保存方法が変わります。
変わる日にちは2022年1月から
変わることになります。
どのように変わるのかは
以下の通りです。
所得税（源泉徴収に係る所得税を除きます。）及び法人税の保存義務者が取引情報（注文書、領収書等に通常記載される事項）を電磁的方法により授受する取引（電子取引）を行った場合には、その取引を電磁的記録により保存しなければならないという制度です。
国税庁 電子帳簿保存法一問一答【電子取引関係】より引用
上記を分解して解説します。
対象税目は所得税（源泉所得税は除く）と
法人税となります。
保存義務者とは
所得税は個人事業主ご本人となり
法人法人はそのまま法人になります。
以上のことから消費税は対象外になります。
電子取引とは
「電子取引」とは、取引情報の授受を電磁的方式により行う取引をいいます（法２五）。
なお、この取引情報とは、取引に関して受領し、又は交付する注文書、契約書、送り状、領
収書、見積書その他これらに準ずる書類に通常記載される事項をいいます。
具体的には、いわゆるＥＤＩ取引、インターネット等による取引、電子メールにより取引
情報を授受する取引（添付ファイルによる場合を含みます。）、インターネット上にサイト
を設け、当該サイトを通じて取引情報を授受する取引等をいいます。国税庁 電子帳簿保存法一問一答【電子取引関係】より引用
要するにインターネットで行った
通常の取引関係となります。
因みにEDI取引とは
「Electronic Data Interchange」の略語で、商取引に関する情報を企業間で電子的に交換する仕組みです。通常業務で申し上げると、電話やFAX、紙の郵送などで注文書、請求書、領収書のやり取りを電子データでやり取りをすることを言います。
電子取引の電子保存については
事業者に義務化された法律です。
今までの電子帳簿保存法では
電子保存をするための法律として
機能をしていましたが
電子取引の電子保存は法律上当然に
電子保存をすることを事業者に義務化した
法律になります。
ですから電子帳簿保存法を事業者が
適用する、しないにかかわらず
電子取引によるものは電子保存をする
ということになります。
中小企業向けの対策
中小企業向け対策を解説してまいります。
まずは電子保存をしなければならない
データは何があるのかを知らないと
対応が取れません。
基本的にはパソコン、スマホ、タブレット
など電子機器を通じて得た取引に関する
資料が対象です。
具体的には以下のようなものが
あると思いますので洗い出します。
| 具体例 | 保存の留意点 |
| ①電子メールにより請求者や領収書をのデータ（PDFファイル等）を授受
②インターネットのホームページからダウンロードした請求書や領収書等のデータ（PDFファイル等）スクリーンショットを利用した授受 |
①と②については一般的に受領者側におけるデータの訂正削除が可能と考えますので、受領したデータにタイムスタンプの付与が行われていない場合には、受領者側でタイムスタンプを付与すること又は事務処理規程に基づき、適切にデータを管理することが必要です。
また、対象となるデータは検索できる状態で保存することが必要ですので、当該データが添付された電子メールについて、当該メールソフト上で閲覧できるだけでは十分とは言えません。 |
| ③ 電子請求書や電子領収書の授受に係るクラウドサービスを利用
④クレジットカードの利用明細データ、交通系ＩＣカードによる支払データ、スマートフォンアプリによる決済データ等を活用したクラウドサービスを利用 ⑤特定の取引に係るＥＤＩシステムを利用 |
③～⑤については、取引情報（請求書や領収書等に通常記載される日付、取引先、金額等の情報）に係るデータについて、訂正削除の記録が残るシステム又は訂正削除ができないシステムを利用していれば、電子取引の保存に係る要件を満たすと考えられます。
他方、例えば、クラウド上で一時的に保存されたデータをダウンロードして保存するようなシステムの場合には、上記と同様の点に留意する必要があります。 |
| ⑥ペーパレス化されたＦＡＸ機能を持つ複合機を利用
⑦請求書や領収書等のデータをＤＶＤ等の記録媒体を介して受領
|
⑥と⑦については、一般的に受領者側におけるデータの訂正削除が可能と考えますので、受領したデータにタイムスタンプの付与が行われていない場合には、受領者側でタイムスタンプを付与すること又は事務処理規程に基づき、適切にデータを管理することが必要です。 |
（国税庁 電子帳簿保存法一問一答【電子取引関係】より引用）
一部筆者が加筆しています。
具体例に当たる取引を洗い出して
保存に関する留意点を参考に
保存を行う体制を整えます。
言うまでもありませんが
上記の具体例に関する資料とは
別に原本が郵送等されてくる
という場合には
その紙の原本を保存することに
なるのは今までと一緒です。
言い換えると
電子取引で電子データで授受した場合に
電子保存になります。
また電子保存が義務になっている
資料を印刷して保存することが
できなくなるわけです。
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次に保存方法に関することを
考えることになります。
電子データで授受したファイルが
改ざんの恐れがある場合には
タイムスタンプ又は事務処理規定で
運用する必要があるわけです。
事業主としてタイムスタンプ方式で
対応するのか
事務処理規定で対応するのかを
判断することになります。
タイムスタンプは送信側から
付与されていれば良いのですが
されていない可能性があります。
この場合には自社でタイムスタンブを付与する
ということになります。
タイムスタンプを付与できるシステムを
使うためには料金が発生します。
このため多くの中小企業は
事務処理規定の整備を行うことで
対応するのが現実的ではないかと
考えます。
以下の国税庁のサイトで
事務処理規定のひな型が公表
されています。
こちらを参考に自社に合った
事務処理規定を作成して運用する
ということが必要になります。
念のため申し上げておきますが
あくまでもひな型です。
ただ単に法人名を書いて経理担当者の
氏名を書くだけで規定が完了する
というわけではありません。
法律に基づいた保存方法と
事務処理規定に基づいた保存方法の
2つが適用されることで
電子データの保存義務に対応した
ということになります。
労働局からダウンロードした
就業規則のひな型に法人名を入れただけ
運用するのは違うということと
同じことになります。
電子取引の保存義務の実務の流れを解説
上記までは概略と実務の保存についての
対応のみを解説してきました。
ここからは導入から保存までの
一貫した実務の流れを解説します。
電子保存を導入する場面として
以下のことを決めておく必要があります。
- 電子データのやり取りは何があるのか
- どのような電子データがあるのか
- タイムスタンプ又は事務処理規定のどちらで運用するか
- 保存する媒体はどうするのか
概ね以上のことが議題に挙がると
考えることができます。
導入後に必要となる対応について
- 事務処理規定の適用範囲→役員、従業員などすべての人になる
- 管理責任者は誰にするのか
- 電子取引の範囲の特定が必要
- 電子データの対象について
- 運用体制はどうするか
- 保存するデータの名前の統一化
- 保存するファイルは取引先別にするかどうか
導入後のトラブルの可能性についても
考えておく必要があります。
例えば、従業員が会社の経費を立替て
領収書をアプリ精算したところ
その領収書を無くしてまった
という様な場合です。
スクリーンショットなどは
手元が狂って削除してしまう
という可能性は否定できません。
この場合には
「災害その他やむを得ない事情」に
該当する説明書を作成しておく
必要があると考えます。
税務調査の場面で通用するかどうかは
別の問題として
事前になぜ保存できなかったのか
ということは説明できる体制に
しておく必要があると考えます。
また領収書等を誤って削除してしまった
という場合にはその取引があったことを
他の書類から説明する必要があると
考えます。
例えば、従業員のカード明細などですね。
実務上の電子保存の適用の問題点は
事業年度と電子保存の適用時期が
ズレる可能性があることです。
例えば、事業年度が3月決算であれば
令和3年4月～令和4年3月になります。
したがって令和4年1月分より
電子保存の適用がありますので
令和4年1月～3月分のみ電子保存を
行うことになるという様なことが
起こることをあらかじめ想定しておくと
良いかと思います。
編集後記
電子取引の電子保存が2022年1月から
適用なのはなぜかと考えると
所得税が適用範囲に入っているためだと
考えます。
所得税の事業年度は暦年で固定です。
つまり、1月～12月になりますので
この期間の始まりの日から適用を
開始すると定めたのだと思います。
私は個人事業主なのであまり
困ることはないのですが
法人だといきなり2022年1月から
変更されることになるので
いびつな保存になると思うでしょうね。
では税理士・行政書士の齋藤幸生でした！！
それでは、また！
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この記事は、その時の状況、心情で書いています。
また、法令に関しては、その後改正された場合には、
異なる取り扱いになる可能性があります。
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