債権債務の管理は営業社員と協力して行う

こんにちは！

税理士・行政書士の齋藤幸生です！

今回は・・・

債権債務の管理について解説していきます。

経理は経理処理を行うことでお仕事が完了する

という訳ではありません。

ゴールは試算表を作ることですが

試算表の貸借対照表では資産、負債、純資産が表示されます。

そのうち、資産と負債に計上されてくるのが

債権と債務です。

こちらの管理を行う必要があります。

債権債務の管理が経理と営業で分断されると

会社の組織力は上がりません。

今回は、会社の組織力しての管理体制について

経理担当者向けに解説した記事となります。

それでは、スタートです！！

債権債務の管理とは？

債権債務の管理

債権債務の管理とは、発生と回収・支払が分かっている

という状態を指します。

つまり、債権であれば売上債権の発生の処理を行い

売上債権がいつ入金（回収）されるのか分かっている状態です。

債務であれば営業債務である仕入の発生の処理を行い

営業債務をいつまでに支払うのかわかっている状態となります。

会計上で申し上げれば

売掛金の発生と消滅、買掛金の発生と消滅が分かっている状態

ということになりますね。

結果として、経理担当者さんとしては

債権債務の発生と消滅の管理ができていることになります。

債権債務の管理は、ただ経理処理を行うというだけでは

わかりません。

理由は、売上債権の回収サイト、営業債務の支払いサイトが

分かっている必要があるからです。

回収と支払のサイトとは次のことです。

回収は売上てから何日後に回収できるのか

支払は請求書が来てから何日後に支払うのかです。

実務上の問題とは？

実務上では、支払については請求書に

何日までに振込んでくださいといったことが記載されます。

回収についても自社から発送する請求書に

何日までにお支払いくださいとなっていると思います。

では、実務上で何が問題になるのかというと

自社は他社へ支払の期日までに支払ったとしても

自社が回収すべき金額が期日までに回収されない

といったことが起こることです。

もし売上債権が未回収のまま放置された場合には

会社としてはどうなるでしょうか？

売上たのにお金が入金されてこないわけなので

運転資金に影響が出てくる可能性があります。

また回収しないといけない得意先に督促も何もしないと

あの会社には支払わなくても良いのだ！と思われて

なめられてします。

債権の回収と債務の支払が行われていないことに

気が付くことができるのは経理担当者さんだけです。

しかし、回収されていない事実、支払っていない事実を

知ることができてもそこから会社としてどういった行動を

行うのかというと、経理担当者さんだけで動いて良い

ということではないはずです。

そこで自社の営業さんと協力して行うことになります。

経理と営業で協力して行う

一般的な解決方法と流れ

経理担当者さんと営業社員さんとで協力して

売上債権の回収を行っていきます。

流れとしては次のようになると考えます。

①売上債権の入金がない事実を営業さんへ報告

②営業さんから得意先へ入金がないことの事実を伝える

③②のときにすぐ入金してもらうよう督促する

④入金した後に連絡をしてもらう様に伝える

⑤②～④について営業さんが経理さんへ報告

⑥入金の電話が営業さんにある

⑦⑥の事実を営業さんが経理さんへ報告

⑧経理さんが銀行口座を確認し入金の事実を確認する

⑨⑧のことを経理さんが営業さんへ報告

というように流れれば良いかなあと思います。

中小企業ではオーナー社長さんがトップでやっていて

オーナー社長さんの考え方によって上記ができる会社

できない会社が存在するかと思います。

いずれにしても経理担当者さんが入金がない事実を確認したうえで

それを誰に報告すれば回収するまでスムーズに行くのかを

考えて行動しなければなりません。

経理担当者さんのお仕事が試算表を作成して

経営陣へ報告するだけというような限定された

お仕事ではないことを理解することが重要です。

回収できないところへの対応方法を決めておく

実務上では上記のように入金がなかったお金は

概ね督促すると回収することができます。

理由は、業界は意外に狭いです。

おかしなうわさが広まると前金でしかお仕事を

してもらえないといったことが起こる可能性があるからです。

しかし、中にはつわもの・・・

というか、開き直った会社があります。

規模が大きくなってくると年に何件かは

回収遅延で売上債権が溜まってしまうことがあります。

このようなときのことを考えて

経理担当者さんは営業さんと協力して

どんな方策をとるのかを考えておきましょう。

督促しても入金してもらえないケースであれば

社長さんへ報告のうえ、取引中止にしてもらい

内容証明郵便を送ることを検討する。

内容証明郵便を送ってもだめなら

債務名義の確定手続を行って相手先の銀行口座などを

差し押さえるということが考えられます。

このように会社としての段取りを決めておくことが

必要になるかと思います。

最悪なのは、経理担当者さんが未回収の事実を認識できない

営業社員さんも未回収の事実を認識できない

社長さんも未回収の事実を認識できない

といった会社が未回収事実を知らないことです。

ほったらかしで、その後も未回収先からお仕事を得て

未回収の取引先との事業を継続してしまうことです。

相手はお金を払わなくてもあの会社は仕事してくれるぞ！！

と思ってしまいます。

未回収が出てくることを前提に回収の方法や

督促の方法を色々行うことで強度を増していくことが

実務上では必要であると思います。

資金繰りを見据えたアドバイスを行う

資金繰りが改善しないと思っている社長さんが

中小企業では多いと感じています。

理由は金融機関からの融資の返済が会社の利益以上で

行っているからが多いのですが・・・

それ以外にも会社の資金繰りが良くないことがあります。

つまり、運転資金のまわり方がうまく行っていないことです。

例えば、次のようなケースだとどう考えますか？

売上債権の回収サイト３ヵ月、営業債務の支払サイト１ヵ月

このような場合には、支払は請求があってから1ヵ月以内に

支払うことになります。

対して売上債権の回収は請求してから３か月後になりますので

この３か月のうちに２回目の仕入をした場合には入金されてくるまでに

もう一度支払が来ることになります。

中小企業ではこのようなことが頻繁に起こっており

運転資金が枯渇することになります。

結果として金融機関から運転資金名目で

長期の返済計画を前提とした融資が提案されて

実行されることになります。

ですから運転資金の改善をして差し上げると

融資に依存しない事業を行うことができます。

こうしたことを自社の回収と支払を分析して

オーナー社長さんへ報告して改善策を提示して

営業さんに伝えてもらうことが考えられます。

経理担当者さんにとってこうしたアドバイスで

どんなメリットがあるのかというと

社長さんからの評価が上がり結果として給料が上がります。

社長さんは資金繰りに不安を覚えながら事業を遂行していますので

不安なところを少しでも取り除くことができると基本的には

評価をしてくれると考えます。

会社員はお給料をもらってなんぼの世界です。

せっかく経理という専門職に就いたのであれば

どういったお仕事が評価されるのかを知っておいて

損はないかと思います。

編集後記

スポットのお仕事が今月まで続いていまして

なかなか時間が空かないの７月となっています。

お仕事があるのでありがたいのですが

もうちょっと効率的にできることがあるのでは？と

思っていますね。

このようなことを考えているうちに関与先から

月次の資料が届く時期となってしまって

なかなか事業ことを考えることができなくなっています。

８月からはちょっとゆっくりすることができるで

今後の事業についても考えていきたいと思います。

では税理士・行政書士の齋藤幸生でした！！

それでは、また！

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この記事は、その時の状況、心情で書いています。
また、法令に関しては、その後改正された場合には、
異なる取り扱いになる可能性があります。