【クラウド会計の導入】クラウド会計を導入しても良い会社、ダメな会社がある！

ぜひ、中小零細企業の社長に読んでほしい！

そもそもクラウド会計は何が便利？

AIという言葉の普及に合わせて、

クラウド会計の認知度も高まって

来ていると思われます。

今年の東京国税局の確定申告無料相談では、

クラウド会計を使って記帳している納税者の

ご質問も数えるくらいでしたがありました。

そもそもクラウド会計は何が便利なのか

ここが分かっていない人が多いです。

税理士から見て一般論で便利なのは、

・銀行取引などの自動取込、

・レシートをカメラ撮影による仕訳起こし

この2つの機能が便利であるかなと

思っています。

まあ、一般的には効率的であると

言えなくもないです。

後は、無料、有料はあるにせよ、

クラウド上での会計、給与計算、請求書発行

マイナンバー管理といったことも

することができます。

この辺もインストール型のソフトと

比べると値段が安く、プラウザを

新しく開くだけなので便利だとは思います。

また、経費精算システムとの連動も

便利だと思います。

各役員従業員から上がってきた

経費のデータを会計ソフトに連動、

仕訳が自動でできる機能です。

しかし、これらには落とし穴もあります。

これからその落とし穴を導入して良い会社

ダメな会社別に紹介します。

導入して良い会社、ダメな会社

なぜクラウド会計で導入して良い会社と

ダメな会社があるのか？というと、

一番の理由が、経理の仕事が分かっていない

経理がいないといった会社は導入してはダメです。

例えば、経費精算システムです。

先ほども申し上げた通り、レシートを

取り込んでシステム上で処理、

会計ソフトに連動して処理終了です。

この流れで、一つ忘れていることが

ありませんか？

経理をやる上で重要なのは確認です。

経費の中身のチェックがない

というのが上記の流れでない点です。

つまり、私用なのか会社としてなのか

それを確認していないのです。

経理がいない会社はそこが弱点です。

従業員から提出された経費が私用なのか

といったことをチェックする人が経理以外に

いませんので、いくら便利とは言え、

導入してはいけません。

他の関連するソフトも同様です。

特にマイナンバー管理です。

法令上、管理者を定めないといけません。

中小零細企業だと経理が総務も兼任する

ことは珍しくありません。

また、それをチェックする人物を

おいていない場合が散見されます。

こうしたことから、不正な情報流出が

行われる可能性は十分あります。

ですから、社長がこの部分を補う

必要性が出てきます。

基本的に、バックヤード業務は確認が

全てといっても言い過ぎではありません。

その確認をする機能が存在しない会社は

クラウド会計などのAIを導入すべきではないと

私は思います。

どうしても導入したい場合には、

会計システムだけ、経理システムだけ、

勤怠管理だけなど使う用途を絞って

チェックできる範囲を狭くして

導入を少しずつすることが必要です。

AIやクラウド会計ですべては解決しない

巷の感覚ですと、AIやクラウド会計

こうしたものの導入ですべてが

解決すると思っている方がいます。

これは間違いです。

特に、クラウド会計は、何もしなくても

導入すれば効率化できるものではないです。

最初の設定をしないといけません。

その設定方法も業務フローが分かって

初めて設定が可能です。

自動仕訳も同様に、どこどこの会社は

消耗品費となる、水道は水道光熱費など、

設定が必要です。

取引取込でも、最初の取り込みは設定が必要で、

2度目以降からようやくAIが学習効果を

発揮してくれます。

給与計算も同様に社会保険、雇用保険、

住民税などいろいろな事項を設定しないと

うまく自動化して給与計算できません。

このように、最初の入り口の知識や

それを導入する経験も必要なのです。

AI人材が不足していると最近話題ですが、

開発する人の数だけでなく、

それを扱う人の数も少ないのです。

こうした知識や経験も会社の人材には

求められているのです。

経理が分かっていないと会社が潰れる

クラウド会計を導入したい会社は、

多く場合、経理がいない、

いたとしても片手間でやっている

ということが多いです。

経理が分かっていないと会社が潰れる

というのは、次の理由からです。

まず、なぜ黒字倒産があるのか？

これが根本的な原因です。

利益上がって銭足らずということです。

こういった分析や変化、報告をするのが

経理なのです。

何も、処理するだけのマシーンではないです。

それであれば、とっくの昔に、

excelで代用されていますので、

なくなっている職種です。

なぜいまだに経理という職業が

なくなっていないのかというと、

AIやITでは代替できない存在だからです。

分析は現在でもクラウド会計上で

行うことができます。

しかし、例えば事業計画は作れません。

excelで自社がやっていることが普通です。

また、過去データから数字を読み取って、

その会社に必要なところを説明する

といったこともまだAIではできません。

もちろん、資金繰りが危ないという

アナウンスもしてくれません。

加えて、売掛金が回収日時より

早く回収できた場合などの

設定外のことにはAIは対応できません。

いずれも経理がやらないといけない

業務となりますし、経理以外はできません。

この経理という職業がいないということが

いないと、以上のことをすべて社長が

やらないといけなくなります。

当然、ここまでやれる社長はいません。

ですから、ある程度の数字しかわかって

おらず、業績が右肩上がりだと黒字倒産

になる可能性が出てくるのです。

編集後記

今日は申告、記帳などの処理日に当てます。

独立して1年と2か月目ですが、業績は

右肩上がりで好調です！

独立当初なので当たり前ですが(笑)

何とか、年商1,000万円という目標は

達成したいと思っています。

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